opzet voor schoolrapport

Ik ben bezig een schoolrapport te ontwerpen in Access. Ik kom er niet uit hoe ik het moet structuren: welke tabellen en vooral welke onderlinge relaties er aangelegd moeten worden. Kan iemand mij helpen?
Het rapport ziet er als volgt uit:
Er zijn vakgebieden, die bestaan uit vakken. De vakken bestaan uit vakonderdelen. Ieder vakonderdeel wordt afgesloten met één toets (of opdracht, of iets anders wat beoordeeld wordt). De beoordeling kan bestaan uit een cijfer, maar ook uit een o (onvoldoende) of v (voldoende).
Ieder vak krijgt een aantal studienpunten toegewezen. Leerlingen verdienen studiepunten door een voldoende te halen voor een toets.
Voorbeeld:
Het Vakgbied "Beroepsdeel" bestaat o.a. uit de vakken: Transportketen, Overslag, Planning.
Het vak Transportketen heeft 3 studiepunten. Deze moeten behaald worden met 6 toetsen (vakonderdelen) in dit geval geeft elke voldoende toets 0,5 studiepunt. De toets van het vakonderdeel De Cargadoor levert aldus 0,5 studiepunt op, de toets van vankonderdeel De Expediteur levert ook 0,5 studiepunt op en zo verder tot alle toetsen gedaan zijn en er totaal 3,5 studiepunten behaald kunnen zijn,
Het schoolrapport moet inzicht geven in de behaalde cijfers en de behaalde studiepunten.
Ik heb natuurlijk wel ideeen over welke tabellen ik nodig zou moeten hebben, maar ik twijfel sterk en vooral de relaties die er moeten komen vind ik erg moeilijk.
Als iemand me hierbij kan helpen, graag!
Gert Roovers

ERD maken

De keuze voor de tabellen is relatief simpel. Je maakt hier een keuze voor de entiteiten waar je gebruik van wilt maken.

De tabellen de je wilt waarschijnlijk wilt gaan gebruiken zijn:
- Vakgebieden
- Vakken (incl totaal studiepunten en aantal vakonderdelen)
- Vakonderdelen (inclusief toets)
- Leerling (naam etc)
- Leerlingcijfers (is relatie tussen leerling en vakonderdelen inclusief cijfer)

Ik heb een voorbeeld toegevoegd van een ERD (Entiteiten Relatie Diagram) dit geeft een simpel beeld van de gekozen entiteiten en de relaties hiertussen. Dit helpt mij altijd om een keuze te maken voor relaties tussen tabellen.
In het ERD worden de relaties weergegeven, in dit geval met behulp van een-op-veel relaties. Verdere info over ERD: Googlen!
In het voorbeeld staat:
1 vakgebied heeft meerdere vakken.
1 vak heeft meerdere vakonderdelen.
1 leerling heeft meerdere cijfers (op vakonderdelen).
1 vakonderdeel heeft meerdere cijfers (van leerlingen).

Let wel: dit is maar en voorbeeld, misschien wil je ook wel een tabel leraren, coordinatoren etc.

Beoogde resultaat:
In leerlingcijfers staan de cijfers van de leerlingen. Uit leerlingcijfers weet je welke vakken een leerling heeft behaald, kortom je kunt via leerlingcijfers -> vakonderdelen -> vakken bepalen hoeveel studiepunten een leerling heeft behaald. Ook kan je je via leerlingcijfers -> vakonderdelen -> vakken -> vakgebieden bepalen welke vakgebieden een leerling heeft gehaald (1 niveau hoger).

Ik hoop dat je hier iets aan hebt?!

Greenery80,
Bedankt voor je reactie. Ik denk dat ik hier wel wat aan heb. Voor een deel komt jouw opzet overeen met wat ik in gedachten had. Echter, ik had geen tabel leerlingcijfers. Dat zou weleens de sleutel tot een goede structuur kunnen zijn. Welke velden zou de tabel leerlingcijfers kunnen hebben? Ik had nl de cijfers willen zetten in de tabel vakonderdelen.
Gert.

inhoud cijfersleerlingen

Tussen vakonderdelen en leerlingen is sprake van een veel-op-veel relatie.
1 leerling heeft meerdere vakken.
1 vak heeft meerdere leerlingen.
Zodoende moet je kiezen voor een tussentabel.

De tussentabel leerlingcijfers moet in elk geval de sleutels van tabel leerling en vakonderdelen hebben. Hiermee moet je de relatie leggen tussen de tussentabel en de andere 2 tabellen.
Tevens moet in leerlingcijfers gegevens zetten die specifiek zijn voor deze entiteit. Je moet je de vraag stellen: "wat is datgene dat uniek is bij de relatie tussen leerlingen en toetsen". Bijvoorbeeld naam van de toets niet, deze is bijvoorbeeld hetzelfde voor alle leerlingen. Maar cijfers daarentegen verschillen wel per leerling en vak. Wat je precies verder in de tussentabel wilt hebben is mij verder onbekend.

Andere voorbeelden unieke waarden:
- Naam leerling moet in leerling.
- Omschrijving vak moet in tabel vakonderdelen.
- Sleutel vakgebied zit ook in tabel vakken (relatie tussen vakgebied en vakken).
- Sleutel vakken zit ook in vakonderdelen.

Tevens zou ik zelf ook gaan nadenken over meerdere jaargangen en groepen. Ieder jaar zal de klas anders zijn en/of meerdere groepen/klassen. Of je hebt veel zittenblijvers...

Greenery80,
Bedankt voor je meedenken. Ik begrijp ook wat je beweert (niet 100%, maar wel ongeveer...). Ik heb een opzet gemaakt die volgens mij moet werken. Ik voeg mijn database met enige gefingeerde namen bij. Ook heb ik alle vakgebieden met bijbehorende vakken gevuld. Ik wil nu de volgende stap zetten. Een docent heeft een toets afgenomen en wil de cijfers in de database zetten. Bijvoorbeeld de docent van het vak Transportketen. Dit staat in het beroepsdeel; het vak heeft dit schooljaar drie toetsen: Hoofdrolspelers_transport, De Expediteur en Wegtransport. Deze docent redeneert als volgt: ik heb de toetscijfers van de eerste klas voor het onderdeel De Expediteur, die wil ik nu gaan invoeren.
Ik slaag er niet in om een query of formulier te ontwerpen waarin hij dat kan doen. Hoe zou dat kunnen in deze structuur? (Op voorwaarde natuurlijk, dat die structuur goed is).

Database aangepast

Ik heb even snel naar je database gekeken en ik heb een aantal zaken gewijzigd:

-Ik heb de relatie Deelnemer en Vakonderdeel verwijderd.
De tabellen Deelnemer en vakonderdeel hebben een relatie via tabel leerlingcijfers!

-Het veld Studiepunten_behaald verwijderd uit vakonderdeel, deze staan nu in de tabel leerlingcijfers. Dit geldt ook voor de velden cijfer en beoordeling.
(Met studiepunten kun je eigenlijk 2 dingen doen: deze kun je invullen in leerlingcijfers (veld studiepunten_behaald) of je kunt deze "automatisch" ophalen uit tabel vakonderdelen (veld studiepunten), dit is een keuze die jij moet maken)

-Vakgebied_Id ook verwijderd uit vakonderdelen, deze volgt uit de relatie tussen tabellen vakonderdelen -> vakken -> vakgebied. Kortom je weet het vakgebied al omdat deze ook staat in de tabel vakken.

-LeerlingcijferId verwijderd uit tabel vakonderdeel. De tabellen zijn gekoppeld met veld vakonderdeel_id.

Tevens heb ik wat 'keuzelijsten met invoervak' aangemaakt in de formulieren om de mogelijkheden weer te geven. Hier heb ik bij de eigenschappen van deze keuzelijsten de volgende zaken ingesteld voorbeeld: veld vakonderdeelid van FormLeerlingcijfers:
- op tabblad (van eigenschappen venster) Gegevens: Rijbron = query aangemaakt (6 waarden ophalen)
- op tabblad Opmaak: Aantal kolommen = 6
- op tabblad Opmaak: kolombreedten = 6x ingesteld


Ik hoop dat je hier wat aan hebt?!

Query aanmaken?

Jazeker heb ik hier wat aan! Het is goed dat je de zaken even helder neerzet.Toch is me nog iets niet duidelijk. Het is al een tijd geleden dat ik iets in Access gedaan heb en ik ben de "Excel-denkwijze" nog niet helemaal kwijt.
1. Als ik een cijfer wil invoeren, dan doe ik dat met het formulier Formleerlingcijfers. Ik maak een nieuw record aan en kies uit de keuzelijst de leerling waarvan ik het cijfer wil invoeren. Vervolgens kies ik uit de andere keuzelijst het vakonderdeel. Vervolgens toets ik in veld Cijfer1 het behaalde cijfer. Moet ik dan een query maken om de resultaten duidelijk te tonen?
2 Je hebt voor het formulier Formleerlingcijfers een query aangemaakt. In de eigenschappen zie ik wat je gedaan hebt. Echter in de meubalk links die de Access-objecten toon zie ik geen query staan. Hoe kan dat?

Query, formulier, rapport maken

Ik ben blij dat je er iets aan hebt.
Ik zal nog even snel antwoord geven op je vraag:

1. Als je resultaten wilt weergeven na invoer van alle gegevens moet je een formulier of rapport hebben, waar bijvoorbeeld alle behaalde cijfers van alle leerlingen worden weergegeven. Hiervoor zul je dus idd een query, formulier of rapport moeten maken.

2 De query zit in het formulier Formleerlingcijfers. Het staat dan idd niet bij query's aan de linkerkant. Je kunt de query openen in het formulier en dan op opslaan klikken, dan staat deze wel bij de query's, misschien vind jij dit wel overzichtelijker?!? Er staat dan bij de Rijbron een verwijzing naar de opgeslagen query.

Bedankt voor de steun Greenery80. Je hebt me uitstekend op weg geholpen!