ACCESS database voor eigen bedrijf

Status
Niet open voor verdere reacties.
S

sjansen17

Gebruiker
Lid geworden
14 jan 2010
Berichten
5
Hallo,

Ik ben bezig om een eigen database te bouwen voor mijn onderneming.
Nu wil ik alles zo duidelijk mogelijk registeren, maar mijn access kennis is nog niet zo groot.

Ik heb een aantal vragen:

-Hoe kan ik de verschillende tabellen aan elkaar linken? Ik ken de functie relaties, maar ik zou graag als ik een verkooporder ingeef, deze automatisch bij het betalingsverkeer willen zien en dan alleen het totale bedrag, niet per artikel.
-bij artikelinformatie heb ik mijn prijzen ingegeven. Nu zou ik mijn winstmarge in een raport willen zien. Hoe kan ik dit tegen elkaar berekenen zodat de uitkomt in een rapport komt?
-In the query voorraadwaarde zou ik het totaal aantal stuks willen zien maal de inkoop en verkoopprijs. Hoe kan ik dit het beste berekenen?
-Binnen de zaak zullen 2 personen met deze database werken, beide op een andere locatie. Wat is de beste oplossing om deze database inhoudelijk correct te houden?

Ik heb al een opzet gemaakt en mocht het makkelijker zijn om hiernaar te kijken om mij te helpen, geef mij dan je emailadres. Dan mail ik het naar je aangezien ik geen access bestanden kan uploaden.

Hopelijk kan iemand mij helpen!

Alvast bedankt!
 
Een database kun je uploaden, door hem eerst te comprimeren en herstellen. Daarna zippen of rarren en vervolgens uploaden.
 
Dat zijn gelijk een hoop vragen....
Eerst maar eens de basis. Dat zijn uiteraard de tabellen. Hierin sla je de gegevens op. Met behulp van Queries kun je vervolgens berekeningen maken. Hierbij maak je dan onderscheid tussen queries met berekeningen voor facturen, en totaaloverzichten. Voor de laatste variant maak je vaak rapporten.
Voor een query die je als basis voor facturen en bestellingen gebruikt, waarbij je dus ook prijzen berekent, maak je meestal een Formulier. Hierop vul je alle klantgegevens in, en laat je de query/formulier de overige kosten berekenen. Eventueel sla je de uitkomsten van die berekeningen op in de tabel BestelRegels, omdat je deze gegevens na invullen uiteraard wilt 'bevriezen'. Een betaalde prijs is gebaseerd op de prijs op het moment van bestellen, en mag niet meer veranderen als de prijs in de tabel Artikelen wordt aangepast.
Relaties gebruik je niet om automatisch gegevens op te halen in queries of rapporten; zij dienen in eerste instantie om de Gegevensintegriteit te bewaken. Hiermee bedoel ik dan: je mag geen artikelen die niet in de tabel Artikelen staan verkopen aan klanten die niet in de tabel Klanten staan. (of een variant op dit voorbeeld). Door de juiste relaties te leggen tussen de tabellen garandeer je dus dat je altijd correcte gegevens in de database hebt.
In queries, formulieren en rapporten kun je deze relaties gebruiken om op een eenvoudige manier gegevens uit verschillende bronnen te combineren tot één bron. Dit is zonder relaties dus ook mogelijk, maar niet altijd aan te raden.
Voor correct gebruik van het forum, is het overigens misschien toch wel handig om de db op het forum te zetten, want dan kan iedereen naar dezelfde db kijken. Je kunt hem, als hij te groot is geworden, strippen van de gegevens, en een paar testgegevens laten staan. Verder kun je hem met <Extra>, <Database hulpprogramma's>, <Database comprimeren en Herstellen> nog aanzienlijk verkleinen, en met Winzip of Winrar ook nog eens heel klein inpakken.
 
Bedankt voor de uitleg! In de bijlage vind je het bestand. Ik heb behoorlijk moeten deleten om het klein te krijgen.

Ik heb ook een aantal concrete vragen:
- Hoe kan ik artikel nrs laten doorlopen? bijvoorbeeld ik nr mijn artikelen WR1001 of een andere categorie als GR1001. Nu raakt ik de tel kwijt en wil ik een formule ingeven zodat ik een knop krijg waar al het volgende artikel nr voor deze categorie word opgegeven. Als ik simpelweg 1/2/3/4 zou nummeren zou de formule met max werken, maar dit is nu niet het geval.
-Ik zou de voorraad actueel willen maken. Dit als ik een verkooporder ingeef, het van de voorraad afgaat en inkoop bij de voorrraad komt. Hoe kan ik deze drie sheets aan elkaar linken?
 

Bijlagen

Voordat ik er naar kan kijken eerst de vraag of je de db als 2003 db kunt opslaan; ik kan namelijk nog even niet overweg met 2007.
Dan de vragen: je kunt met de functie DMax de hoogste waarde voor een bepaald veld opvragen. Bijvoorbeeld: DMax("Artikelnr";"Artikelen";"Left(Artikelnr;2)='GR'") om het hoogste artikelnr van de reeks GR op te zoeken.
Overigens kun je het nummer daarmee niet verhogen, dan zul je iets in VBA moeten maken waarmee je het nummer scheidt tussen de tekst en het getal. Het getal verhoog je dan met 1, waarna je tekst en nummer weer samenvoegt.

Bijvoorbeeld zoiets:

Code: 
Function VolgNummer(sNum As String) As String
Dim sTekst As String
Dim sGetal As Long
Dim i As Integer

    sTekst = ""
    i = 1
    Do Until IsNumeric(Mid(sNum, i, 1))
        sTekst = sTekst & Mid(sNum, i, 1)
        i = i + 1
    Loop
    sGetal = Mid(sNum, i, Len(sNum) - i + 1)
    sGetal = sGetal + 1
    VolgNummer = sTekst & sGetal

End Function

Dit roep je aan door =volgnummer(DMax("nieuwebon";"temp")) als opdracht bij de standaardwaarde van het nummerveld te zetten.
Overigens maakt deze functie gebruik van een bestaand veld, dus voor jou niet helemaal bruikbaar, maar het gaat om het idee.
 
Bedankt voor de uitleg van de formule. Ik ben echt nog heel junior in Access maar dit helpt mij echt een stuk verder!

In de bijlage vind je het bestand, alleen nu zijn de formulieren en raporten wel verdwenen...

Hopelijk kan je er nog wel iets mee.
 

Bijlagen

Laatst bewerkt:
Status
Niet open voor verdere reacties.
                    Steun ons                    

Nieuwste berichten

Terug
Bovenaan Onderaan