Email (server) extern opslaan?

Beste,

Huidige situatie;
Kantoor met 3 computers (+ 2 in het buitenland) die allen gebruik maken van MS Outlook 2010, email type is POP3 en deze wordt beheerd bij onze externe ICT beheerders.

Ivm problemen met de email, deze heeft vaak last van traagheid.
Veiligheid, alleen wij moeten erbij kunnen (email etc.) + voor beheer (bv. email account toevoegen).

Gewenste situatie;
- Email op een Externe server (idee?), bij bv. providers huren???
- Snelle email is erg belangrijk
- Exchange ipv. POP3 (idee?)

Wat is jullie idee om dit het beste aan te pakken?

Bvd!

Allereerst het slechte nieuws. Technisch gezien mag een e-mail er 3 dagen over doen om z'n bestemming te bereiken en is er niets aan de hand. Helaas zijn we erg verwend geraakt op dit gebied en zou dit in de praktijk niet meer acceptabel zijn. Het is dus nog de vraag in hoeverre er iets te doen is aan e-mail snelheid.

Een exchange server (of een hosted exchange) is nogal prijzig voor een kleine organisatie. Mijn advies in deze zou zijn een Synology NAS aan te schaffen. Hiermee sla je een aantal vliegen in één klap. Bestanden delen, telefonie, VPN, je eigen cloud, backup en e-mail. Dit zou je kunnen doen met Zarafa dat je gewoon aan de Synology kunt toevoegen. Is een volwaardig alternatief voor Exchange en kan overweg met Outlook (inclusief de kalenders). Zet je op een tweede lokatie nog een SYnology dan kun je ze laten synchroniseren en ben je ook nog eens beveiligd tegen diefstal/brand en ander onheil.

Welke vorm van externe hosting je ook kiest, je blijft een risico lopen. Recent voorbeeld is Mega-Upload waar ook veel legitieme bedrijven hun data hadden opgeslagen.

RogerS dank voor de snelle reactie allereerst.

3 dagen poehé, wij raken al in paniek bij vertraging van 2 à 3 uur. Dat terzijde.
Hosted exchange server zal p/m 15€ max kosten? Dat heb ik er wel voor over.

Het gebruik van een NAS heb ik ook over nagedacht maar dan staat deze hier op kantoor en lijkt het me minder veilig als een server extern, waar meerdere servers staan in een ruimte speciaal daarvoor. Op die server zou ik dan eventueel ook gebruik kunnen maken van de mogelijkheden als op de NAS?

Kan wel maar dan is de snelheid van je internetverbinding de beperkende factor.

Technisch gezien zal een datacenter zaken als stroom en fysieke beveiliging beter in orde hebben dan een gemiddeld kantoor. Blijft echter dat het je zomaar kan gebeuren dat je server opeens niet meer te bereiken is en je informatie voor altijd verdwenen is. Als het echt kritisch wordt kun je 2 van deze apparaten koppelen en op verschillende lokaties plaatsen. De kans op problemen is dan minimaal en de kosten blijven laag. Een extra zekerheid kan dan nog worden toegevoegd door de data in de cloud te backuppen.

Welke keuze te maken hangt helemaal af van de kosten/baten analyse binnen je bedrijf en daar valt hier op afstand niks over te zeggen.

Hou er rekening mee dat een hosted exchange kosten per account zijn en niet voor het totaal.

RogerS heb het allemaal op een rijtje gezet en jou advies betreft een NAS lijkt toch een betere optie te zijn.

Ik ben dan van plan om net wat je zei; bestanden, mail, backup etc. erop te zetten.

Is dit uit te voeren door een leek, of heb je hier echt computer kennis voor nodig?

Je kunt een hoop zelf, maar dat zal ook wel de nodige moeite/tijd kosten. Hangt natuurlijk ook een beetje af van hoe "leek" je bent.

Een handige vakman kan je hier snel en zorgenvrij bij ondersteunen. En dat hoeft zeker niet de hoofdprijs te kosten. Voor zuid-nederland kan ik je eventueel wel een paar collega's aanbevelen.

Toch wat RogerS schrijft tav de internet verbinding blijft nog geldig.. als die echt slecht is... dan helpt een NAS ook niet om snel te worden.
De mail moet immers mbv dezelfde internet verbinding binnen gehaald worden.
Test eens met je eigen laptop of je thuis en op het werk verschillen zie in het ophalen van de mail... dan heb je een idee vd verschillen of het aan de verbinding ligt of aan jullie externe ict provider.

Andre@home; klopt idd maar dat zit hier wel goed.

Ik ben allereerst van plan om het zelf te proberen.

Ben wezen google naar een geschikte nas, eigenlijk lijkt alles wel geschikt te zijn .
Hebben jullie misschien een aanrader voor mijn situatie?
Moet sowieso snel zijn en stil mogelijk.

Voor inzet in een bedrijf adviseer ik altijd de Synology of QNAP. Dat zijn niet de goedkoopste merken, maar kunnen wel heel veel.

Om een voorbeeld te geven. Op mijn eigen Synology draait bedrijfsmatig momenteel het volgende:
-Opslag van bestanden
-Symform backup. Primaire backup
-Time backup. Loopt via een extra USB schijf en kan door de dag verschillende versies van bestanden terug halen. Handig als je weer eens een fout maakt in Word.
-Asterisk telefonie
-Surveillance station. Camerabeveiliging
-Zarafa. Volwaardig alternatief voor Exchange met Outlook integratie
-Cloud station
-MediaWiki

Misschien handig om eerst in kaart te brengen wat je allemaal denkt nodig te hebben in de komende tijd.

De mogelijkheden/opties van jou zie ik veel terug in mijn wensen.

- Opslag van bestanden
- Backup
- Zarafa

Het liefst erg stil zijn maar wel snel.

Stil is geen probleem. Vraag is alleen wat je bedoeld met snel. Dat is een relatief begrip en daar is op deze manier niks zinnigs over te zeggen.

Over het algemeen is de performance van Synology en QNap ruim voldoende. Blijft over te kijken naar je benodigde opslagruimte (hou rekening met backups).

Je zou naar de DS214+ kunnen kijken. Heeft ruimte voor 2 schijven van max. 5TB elk. Als je deze in RAID 1 zet heb je meer dan voldoende voor normaal gebruik.

Snel in de zin van mail verwerking voor naar de werkstations.
Wat bij ons het meeste geheugen zal innemen zal de mail zijn en dit is per account max 4gb (3 a 4 gebruikers).
Data zal niet zo heel veel zijn, met alles bij elkaar zal het max 1tb zijn. Dus zal dan genoeg moeten hebben met 2 schijven van 2TB?

RAID 1 is dus een mirror en dit lijkt mij ook een goed idee.

Ben op het punt DS214+ te bestellen met 2 schijven van 2TB.
Ik lees nu ook dat Zarafa POP3/IMAP ondersteund. En op de Syno kan ook niet MS Exchange worden geïnstalleerd, wat ik wel graag wilde hebben.

Waarom MS Exchange? Dit ivm de laatste paar weken merk ik dat 1 van mijn apparaten (pc/mob) mails wegtrekt waardoor deze niet zichtbaar meer zijn op de andere apparaten die ook gebruik maken van hetzelfde mail adres.
Dit is ook de reden dat ik wil stoppen met POP3 en MS Exchange wil gebruiken.

Iemand hiermee ervaring? Hoe gaat dit met Zarafa?

Exchange kan maar is een prijzige oplossing. Het verdwijnen van de e-mails is een verkeerde configuratie en daar is geen dure oplossing voor nodig.

Zarafa zou zeker voldoende kunnen zijn voor jouw toepassing.

Het vreemde is ook dat we niets hebben gewijzigd, er is ook niet een ander apparaat bijgekomen oid. Heel vreemd.

Welk zou jij advieseren POP3 of IMAP. Als je het mij vraagt eerder IMAP dit voorkomt het verdwijnen van de mails. Weet trouwens niet waarom onze externe beheerder heeft gekozen voor POP3.

Gewoon een eigen mailserver , SMTP dus. En dan Zarafa er achter. Nadeel van IMAP is dat de mail op de webserver blijft staan en dat dat wat betreft benodigde opslag (en dus prijs) nog wel eens duur zou kunnen worden.