Formulier gegevens verwerken in maand/jaaroverzicht

Status
Niet open voor verdere reacties.
R

RudmerWillemsma

Gebruiker
Lid geworden
23 mei 2014
Berichten
9
Goedemorgen allemaal,

Op het bedrijf waar ik werk maken wij gebruik van een Afwijking&Verbeterformulier(A&V) hierin worden de gegevens die worden ingevoerd door de werknemers verdeeld onder een aantal categorieën. Deze worden dan verwerkt in een maand/jaaroverzicht en zo kan worden bekeken waar de meeste fouten zitten en of er eventueel verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.

Nou heb ik hier een aantal vragen over en hoop dat jullie mij hierbij kunnen helpen.

1. Is het mogelijk om gegevens van een formulier (word of excel) automatisch te verwerken in (excel) en hoe doen we dit?

2. Hoe kan ik een formulier zoveel mogelijk automatisch in laten vullen?

3. Hoe voorzie je elk document van een opvolgend docnr?

Om het allemaal wat duidelijker te maken wat nou precies de bedoeling is zal ik nog wat extra uitleg geven.

Toelichting vraag 1!
Om een overzicht te krijgen van alle A&V's worden deze met de hand nog verwerkt in een excel bestand. Dit willen wij graag automatiseren zodat het alleen nog maar op het formulier hoeft te worden ingevuld. Hiervoor zal moeten worden gekeken naar de datum van invoer gegevens en naar de geselecteerde catogorie.

Toelichting vraag 2!
Om te beginnen hebben wij 2 behandelaars van de formulieren bijv. Piet en Klaas.
Onder Piet vallen bijvoorbeeld Kees, Mees enz. onder de groep van Klaas vallen bijvoorbeeld Bauke, Sietze enz.
Nu is het de bedoeling dat automatisch de correcte behandelaar word aangegeven bijvoorbeeld als Sietze het formulier invult moet Klaas de behandelaar zijn en als Kees hem in vult moet Piet de behandelaar zijn.

Verder is het de bedoeling dat datums zoveel mogelijk automatisch worden ingevoerd. In totaal zal het formulier minimaal 3 keer worden geopend.
De opmaak mag niet worden aangepast.
Het formulier is nu in word gemaakt, het hangt er van af wat het makkelijkst en handigst is om deze gegevens te kunnen verwerken.

Toelichting vraag 3!
Het is de bedoeling dat elke A&V van een nummer word voorzien die verhoogt word met 1 deze zou binnen het document moeten komen te staan met achter Docnr.

Een hele lap tekst en ik hoop dan ook dat jullie mij kunnen helpen.
Heb veel gezocht maar nog geen antwoord op kunnen vinden en aangezien ik nog niet heer en meester ben in het werken met VBA/macro's hoop ik hier het juiste antwoord te kunnen vinden.

Alvast bedankt.

Met vriendelijke groeten
 

Bijlagen

  • A&V 2015.xlsm
    34,6 KB · Weergaven: 31
  • Concept A&V 2015.docx
    38,2 KB · Weergaven: 18
Laatst bewerkt:
In algemene zin: ja, dat is wel te automatiseren. Maar het wordt een hele klus... Om te beginnen: ik vraag me af of je het excel bestand wel logisch hebt opgebouwd, en hetzelfde geldt voor je Word document. Zo heb je een aantal categorieën ('Produceren' bijvoorbeeld) waarvoor je 10 selectievakjes hebt gemaakt, die je alle 10 kunt aanklikken. Zonder dat je in je Word document aangeeft wat de verschillende opties betekenen. Nou is dat laatste niet belangrijk, zolang de gebruiker dat maar weet. Maar ik vraag mij dus af of het wenselijk is dat de gebruiker alle 10 rondjes aan mag klikken. Of dat je eigenlijk maar wilt dat er één optie gekozen wordt, en niet meer. In het laatste geval is het voldoende als je in je Excel bestand voor 'Produceren' één cel reserveert, waarin je de gekozen waarde neerzet.

Content controls vullen met VBA is een hele klus; sowieso is het heel lastig om acties te koppelen aan een content control. Ze hebben niet, zoals de 'oude' keuzelijsten, de mogelijkheid om een macro actie aan de control te hangen. Dus je hebt het wel erg fraai gemaakt, maar praktisch is het niet. Wat dat betreft is het wel typisch Microsoft ;).

En vraag 3 heb je verder niet toegelicht. Maar in zijn algemeenheid: een document nummer kun je prima automatiseren. Vraag is alleen: hoe wil je dat nummer hebben? Nummeren binnen het document? Nummeren per gebruiker? Algemene nummering?
 
Allereerst bedankt voor het meedenken OctaFish.

Ik heb deze bestanden toegevoegd om te laten zien wat ik op het moment had gedaan en wat eigenlijk de bedoeling is hoe het er uit zou moeten komen te zien.
Voor het gebruik van VBA weet ik dat ik gebruik zou moeten maken van Active-X besturingselementen om hier een macro aan te kunnen koppelen.
Qua opbouw van het Excel bestand zou ik graag willen weten hoe dit dan beter zou kunnen, natuurlijk ook met Active-X besturingselementen, natuurlijk wil ik zoveel mogelijk zelf proberen om hier meer ervaring in op te kunnen doen. De bedoeling is natuurlijk bij Excel wel dat van elke maand een apart blad komt. maar hier wil ik pas aan beginnen als ik zeker weet dat ik van 1 maand hem volledig correct heb opgebouwd.

Over de selectievlakjes gesproken dit is inderdaad de bedoeling dat hier maar 1 per keer kan worden geselecteerd. Dit moet ook worden gedaan met VBA. Het zou mogen dat er wel verduidelijk word om welke categorie het dan gaat alleen word het dan al snel een bende.

Toch willen wij het hier gaan proberen om dit voor elkaar te krijgen en hoop dit met een beetje hulp van jullie op het forum tot een goed einde te kunnen brengen.

Het klopt dat ik vraag 3 niet heb toegelicht omdat ik dacht dat de vraag zo duidelijk genoeg was. Het is hierbij de bedoeling dat het nummer binnen het document komt en deze elke keer met 1 omhoog word gebracht op de locatie van Docnr. inmiddels aangepast in de beginpost!

Het is ook de bedoeling dat het word document uiteindelijk een sjabloon word zodat er geen aanpassingen kunnen worden gemaakt in de opmaak/opbouw.

Alvast bedankt
 
Laatst bewerkt:
RudmerWillemsma zei:
Voor het gebruik van VBA weet ik dat ik gebruik zou moeten maken van Active-X besturingselementen om hier een macro aan te kunnen koppelen.
Klik om te vergroten...
Juist niet!
RudmerWillemsma zei:
Over de selectievlakjes gesproken dit is inderdaad de bedoeling dat hier maar 1 per keer kan worden geselecteerd. Dit moet ook worden gedaan met VBA.
Klik om te vergroten...
Dan zou ik toch 'normale' radiobuttons gebruiken die je in een groep bij elkaar zet. Ik zal je een voorbeeldje geven van een inschrijfformulier dat ik zelf gebruik, heb je een beetje een idee.
Wat betreft het ophogen snap ik het nog niet helemaal, hoe duidelijk het ook (voor jou ;) ) is. Het nummer moet dus binnen het document zelf worden opgehoogd, maar op grond waarvan? Toch niet elke keer als je het document opent?
 
Hoezo niet met active besturingselementen. Ben nu echt even de kluts kwijt.

Het is de bedoeling dat het document word opgehoogd vanaf nr. 1 bij elk opvolgende document wat word geopend zal er een ophoging plaats vinden in het nieuwe bestand en niet weer in de vorige. Nou heb ik deze al eens gemaakt alleen kan ik op 1 of andere manieren geen sjabloon toevoegen als bijlage hier. Het was voor mij meer om te kijken of er ook nog andere ideeën hier over waren.

Dit is de gebruikte code hiervoor:

Code: 
Sub AutoNew()

Docnr = System.PrivateProfileString("J:\Rudmer\KwaliteitManagmentSystem\Settings\Settings.Txt", _
        "MacroSettings", "Docnr")

If Docnr = "" Then
    Docnr = 1
Else
    Docnr = Docnr + 1
End If

System.PrivateProfileString("J:\Rudmer\KwaliteitManagmentSystem\Settings\Settings.txt", "MacroSettings", _
        "Docnr") = Docnr

ActiveDocument.Bookmarks("Docnr").Range.InsertBefore Format(Docnr, "#")
ChangeFileOpenDirectory "J:\Rudmer\KwaliteitManagmentSystem\"
ActiveDocument.SaveAs FileName:="DOC_410 A&V" & Format(Docnr, " #")

End Sub
 

Bijlagen

  • Settings.txt
    27 bytes · Weergaven: 28
Laatst bewerkt:
Ik bedoelde eigenlijk dat je aan de oude keuzelijsten makkelijker macro's kon hangen; het woord ActiveX was dus niet helemaal juist :).
Zelf gebruik ik ook PrivateProfileString om variabelen op te slaan, al ben ik afgestapt van het werken met Bookmarks en vul ik nu (Doc)Variables die ik in het document zet. Kun je net wat meer mee.
Een documentnummer kun je ook in de Regedit opslaan; ben je als het goed is niet afhankelijk van een schijf waar een bestandje (per abuis) verwijderd kan worden. Maar dit werkt natuurlijk ook.
 
Docnr is een DocVariable deze is geplaatst achter Document nr:
Als ik het documentnummer op sla in Regedit (Register als ik mij niet vergis) word het documentnummer toch alleen maar opgeslagen op mijn pc en kan het niet vanaf elke locatie benaderd worden of heb ik dit fout?

Dat met die keuzelijsten snap ik nu even niet. Je hebt de oude formulier keuzelijsten, je hebt de nieuwe vorm zoals ik geplaatst had en je hebt de ActiveX keuzelijsten.
 
Laatst bewerkt:
Jij gebruikt Docnr als Variabele (niet gedeclareerd, maar dit terzijde) en niet als DocVariable. Daar zit verschil tussen :)
 
Ik stel het zeer op prijs dat je hier over mee denkt OctaFish.

Volgens mij wat ik toen heb gedaan in Word is naar Invoegen>Snelonderdelen>Veld>DocVariable en daar moet je dan naam invullen daar heb ik dan Docnr in gezet. Deze gebruikt hij dan ook in de macro en zo vult hij op de plek van Docnr (DocVariable) de document nr. in. Dit nr. word ook verwerkt in de bestandsnaam.

Op het moment ben ik nog weer wat aan het knoeien om te kijken of ik het uiteindelijk toch voor elkaar kan krijgen wat mijn bedoeling is.

Nu vroeg ik mij alleen af of ik er nou verstandiger aan doe om het formulier te maken in Excel of gewoon door te gaan in Word?
 
Laatst bewerkt:
Eigenlijk zou ik dit om moeten zetten in een code
Als datum B9 gelijk is aan datum A&V en catogerie E8 gelijk is aan categorie A&V dan +1 anders geen handeling.
 
Voor het plaatsen in een cel heb ik nu gebruik gemaakt van:

Code: 
=ALS(EN(ALS(GELIJK(B9;'[A&V.xlsm]A&V'!$J$3);WAAR;ONWAAR);ALS('[A&V.xlsm]A&V'!$B$31=1;WAAR;ONWAAR))=WAAR;1;"")

Dit is geplaatst in de cel van het maandoverzicht.
Nu zou dit eigenlijk omgezet moeten worden in een macro/VBA code zodat als er een nieuw formulier, omdat het standaard formulier een sjabloon word, automatisch de gegevens in een cel plaats al krijgt het document een opvolgend nummer in de naam.

Beetje lastig om dit uit te leggen.
 
Status
Niet open voor verdere reacties.
Steun Ons

Nieuwste berichten

Terug
Bovenaan Onderaan