Access/Excel combinatie voorraad en rapportage

Beste forumleden,

Op dit moment ben ik bezig met het maken van een database in Access. Het idee is om gemakkelijker bewegingen van voorraad en dergelijke te kunnen volgen en hier rapporten van uit te draaien.
Na enig gepuzzel loop ik tegen een paar vragen aan, en hoop dat die hier opgelost kunnen worden (of eventuele tips).

Is het handig om gebruik te maken van een gekoppelde tabel van Excel naar Access? De meeste personen die profijt hebben bij de rapportage mogelijkheden werken zelden met Access en willen graag in Excel blijven werken, een kleine aanpassing in lay-out van Excel kan dit wel mogelijk maken. Bij het importeren kan men echter geen primaire key aanmaken, en ik weet niet als dat lastig is voor het maken van query's.

Verder loop ik tegen het probleem aan dat ik niet goed weet hoe ik de voorraad moet gaan bijhouden.
Het gaat namelijk om een (artikel)nummer die bestaat uit een bepaald aantal. Dit wordt vervolgens (vaak in meer dan 1 keer) geproduceerd, tot dat deze is opgebruikt. Daarna wordt deze verkocht. (zie excel bijlage voor hopelijk duidelijkere uitleg)
Ik ben op zoek naar de mogelijkheid om bij verkoop te achterhalen welk nummer is gebruikt voor de productie (FIFO methode). Hier hangt dan ook weer een voorraadsysteem aan om te achterhalen hoeveel er nog geproduceerd kan worden en hoeveel er nog op voorraad is.

Zelf zat ik te denken aan een tabel van artikelen, productie, sales en mutaties (zie excel/access bijlage). Ik hoop dat bij downloaden van beide bestanden het mogelijk is om de access database te openen(ik heb de tabellen reeds uit excel gehaald, het gaat hier niet om de daadwerkelijke database maar een voorbeeld).

Ik hoop dat dit duidelijk genoeg is, anders geef ik vanavond of morgen nog graag toelichting!

Alvast heel erg bedankt,

Groet Pieter

Allereerst welkom bij HelpMij! En gelijk een interessant probleem meegenomen .

PieterJan1 zei:

De meeste personen die profijt hebben bij de rapportage mogelijkheden werken zelden met Access en willen graag in Excel blijven werken

Klik om te vergroten...

Ontwikkelingen in automatiseringsprocessen kunnen voor gebruikers ingrijpende veranderingen met zich meebrengen, en verandering van applicatie kan er daar één van zijn. Als je gaat werken met databases, zul je merken dat Excel qua gegevensintegriteit en stabiliteit niet in de schaduw kan staan van Access, dus dat je wilt switchen van Excel naar Access is een logische stap. In mijn ogen houdt dat ook in dat de gebruikers die stap moeten gaan maken. Daarbij is het de taak van de ontwerper om een applicatie te maken waarbij het voor de gebruiker alleen maar makkelijker wordt, niet moeilijker. Hooguit anders. Maar om, zoals je nu doet, je gegevens uit Excel te blijven halen, is in mijn optiek dus een zeer korte en doodlopende weg. Ik zou zonder meer gaan voor een volledige Access database, die je dan, bijvoorbeeld via runtime versies, uitzet bij de gebruikers.

Verder snap ik je proces niet helemaal; je hebt het over artikelen die één keer worden geproduceerd, vervolgens opgebruikt en daarna verkocht? Ik zou als klant niet snel iets kopen dat door de fabrikant al is opgestookt . Wellicht dat wat extra uitleg op zijn plaats is!

Dankje OctaFish, interessant Forum ook kan ik wel wat dingetjes van leren.

Ik had al verwacht dat het wat verwarring zou opbrengen.

Er was al twijfel om een link met excel te houden, een volledige database in Access geeft denk ik ook meer mogelijkheden? Met een aantal goede formulieren en macros kan ik het wel makkelijker maken om over te stappen.

De artikelen zijn eigenlijk certificaten die garant staat voor een x aantal kg, dit verschilt per certificaat.
De certificaten worden ontvangen en in delen geproduceerd. 1 certificaat kan staan voor 250kg terwijl dit soms in 2/3 keer wordt geproduceerd tot eind product. Vervolgens wordt deze verkocht aan de klant, voor wie het van belang is om te weten welk certificaat is gebruikt (ivm grondstof verificatie). De verkoop kan dan vervolgens bestaan uit 300kg waardoor er 1 heel certificaat wordt gebruikt en van de ander een deel.

Is dat te achterhalen dmv een mutatie tabel, of gemakkelijker met een query?

Ik hoor graag meer,

Fijn weekend

Queries zijn altijd gebaseerd op tabellen; zonder tabel geen data en zonder data geen queries. Je moet je dus niet blindstaren op queries. Je informatiebehoefte bepaalt welke tabellen je nodig hebt, en dat werkt dus niet andersom.

Bedankt voor de tip, heb dit oude bericht over voorraadmutaties er nog even bij gehaald http://www.helpmij.nl/forum/showthread.php/717421-Te-gebruiken-tabellen-bij-voorraadbeheer-(Access-2003). Staat veel nuttige informatie in + een mooie voorbeeld database.

Ik heb de link met excel inmiddels weggehaald en een aantal tabellen gemaakt in Access. Als ik een mutatie overzicht in voeg is een productie en verkoop tabel wellicht overbodig? In een formulier voor mutaties kan ik dan de geproduceerde eenheden invoegen, en verkopen waardoor de voorraad uiteraard berekend wordt.

Waar ik dan alleen mee zit is het berekenen van het gebruikte certificaat. Een certificaat kan bij meerdere productie sessie en verkopen gebruikt worden en is niet bij voorbaat bekend. Graag zou ik de mogelijkheid hebben om dit wel automatisch te koppelen, enig idee hoe? Een certificaat kan namelijk "opgebruikt" worden om daarna naar het volgende certificaat te gaan. Of dien ik dit op te lossen door een Ja/nee vak bij het invoeren bij productie en handmatig het certificaat in te voeren?

Zal er zo naar kijken!

Heb je al tijd gehad om er naar te kijken?

Ik heb inmiddels een formuliertje gemaakt voor het invoeren van artikelen/certificaten, dit werkt nu prima.
Naast het bepalen van voorraden zit ik er nog mee dat een artikel/certificaat niet negatief in de voorraad kan zijn. Hoe kan ik voor een foutmelding in mijn mutatietabel zorgen? (oftewel een negatieve voorraad onmogelijk maken).
Deze foutmelding zal misschien van zelf wel komen als ik weet hoe ik mijn mutatietabel goed moet inrichten :d

Zal er vanavond een blik op werpen!

Dankzij de handige handleiding voor Access heb ik een aantal aanpassingen kunnen doen :thumb: eventuele dubbele velden heb ik nu verwijderd met wat andere aanpassingen.

Inmiddels heb ik een mutatietabel gemaakt waarin productie en verkoop worden genoteerd. Vervolgens kan ik dankzij een querry de voorraad berekenen.
Waar ik nu tegen aanloop is dat ik een negatieve voorraad kan hebben, iets wat absoluut niet kan.
Ook is het zo dat als ik een certificaat heb gebruikt voor productie, (en middels een certificaat gebruikt yes/no vakje aangeef als het certificaat is verbruikt(of op een andere manier?)) deze niet weer moet kunnen verschijnen in het formulier.

Bij het invoeren van een productie zou er een foutmelding moeten verschijnen als het ingevoerde productie aantal het aantal vermeld op het certificaat overschrijdt. Ik heb dit geprobeerd met een iif maar dat lukte helaas niet, ik denk dat dit het beste kan in VBA? Is daar een standaardcode voor te gebruiken?

Indien nodig kan ik nog een vernieuwde database posten (ik moet dan even een kopie versie maken). Maar misschien is een tip in de goede richting al voldoende voor mij om verder te komen

Mvg Pieter

PieterJan1 zei:

Waar ik nu tegen aanloop is dat ik een negatieve voorraad kan hebben, iets wat absoluut niet kan.

Klik om te vergroten...

Dat lijkt mij een juiste conclusie; je kunt nooit meer uitleveren/verkopen dan je in voorraad hebt. De berekening daarvan is in beginsel simpel:
[Productie]-[Verkoop]=[Voorraad]. In fysieke transacties gaat nog wel eens wat mis (breuk, verlies, diefstal) dus dan doe je op gezette tijden een inventarisatie en dan krijg je een correctie op de voorraad, die je apart inboekt. Maar dan nog zou je telling positief moeten zijn, want je kunt iets fysiek meetellen als dat voorwerp er iet is... Ik ben dus benieuwd naar hoe je die telling maakt .

PieterJan1 zei:

Ook is het zo dat als ik een certificaat heb gebruikt voor productie, (en middels een certificaat gebruikt yes/no vakje aangeef als het certificaat is verbruikt(of op een andere manier?)) deze niet weer moet kunnen verschijnen in het formulier.

Klik om te vergroten...

Dat is niet zo moeilijk, want je kunt de keuzelijst waarmee je de certificaten kiest filteren op het Ja/Nee veld. Dan zie je dus alleen de ongebruikte certificaten. Wel moet je, als je een certificaat op deze manier 'uitschakelt', de keuzelijst een Requery geven omdat die anders nog de oude lijst laat zien, waar dus ook het innmiddels gebruikte certificaat nog in staat.

PieterJan1 zei:

Bij het invoeren van een productie zou er een foutmelding moeten verschijnen als het ingevoerde productie aantal het aantal vermeld op het certificaat overschrijdt. Ik heb dit geprobeerd met een iif maar dat lukte helaas niet, ik denk dat dit het beste kan in VBA? Is daar een standaardcode voor te gebruiken?

Klik om te vergroten...

Dat toegestane aantal zou je als het goed is moeten weten, en dat kun je dus gebruiken in het tekstveld waarin je het nieuwe aantal invoert. Bij de gebeurtenis <Bij wijzigen> kun je dan controleren of de invoer correct is (alleen cijfers, geen tekst) en of de ingevoerde waarde <= aan de toegestane waarde.

Ik zal er morgen even naar kijken, bedankt!

Met je tips ben ik weer een stukje verder gekomen, dank!

Ik zit nu alleen nog met mijn verkoop. Kan ik Access laten berekenen welke certificaten gebruikt zijn? Zelf zat ik te denken aan een subformulier waarin de geproduceerde certificaten staan en waar deze evt aangevinkt oid kunnen worden. Echter geeft mijn subformulier nog niet alle mogelijke certificaten ondanks dat deze op continuous forms staat.
Enige tips waardoor ik weer verder kan?