Asset verdwijnt uit asset list na updaten datum

Hallo,

Allereerst zal ik me voorstellen, Nodri, 40 jaar oud en werkzaam in de maritieme/ offshore industrie en een absolute newbie op Access gebied (*Kuch, cursus aangevraagd bij werkgever) Ben nu al 2 weken bezig met het opbouwen van een database op basis van een template die ik gekregen heb van mijn oud-collega. Dit behelst een asset database waar ik eerst een hele hoop items uit heb moeten verwijderen. Nadat ik erachter kan dat je dit wel kan doen met een batch job ging het een stuk sneller .
De template is op basis van de "bibliotheek template" in Access. Probleem is dat als ik in de asset list een asset update en de retired date aanpas aan de eind datum van het asset (certificaat) deze dan verdwijnt uit de asset list. Bij supporting objects staat de asset wel maar ik krijg hem met geen enkele mogelijkheid terug. Het gaat nu om assets 689 en 725. De oplossing die ik hiervoor had was om de asset opnieuw aan te maken, toen kwam ik achter de supporting objects functie en zag dat ik heel veel dubbele had, deze heb ik verwijderd.
Wat ik graag wil: de bedoeling is dat ik de assets zo kan beheren dat ik weet welk blok waar is in ons bedrijf, of het hangt in een kraan, of het ligt op stock in 1 van onze warehouses of het ligt ter revisie bij een bedrijf. Daarbij geldt dat we kunnen zien wanneer een blok uit de certificering gaat lopen.
De hijsblokken worden eens in de zoveel tijd gecertificeerd en krijgen dan een nieuwe certificering datum, ook wisselen de blokken regelmatig van kraan.
Wie kan me helpen om te laten zien wat ik fout doe zodat ik deze retired date wel kan aanpassen maar dat deze niet verdwijnt uit de asset list.

Ik krijg het bestand niet geupload, het is ingepakt zo'n 17,5Mb groot. Wat kan ik doen om dit wat kleiner te krijgen.

Allereerst welkom bij HelppMij! Zonder de database wordt het lastig om je verhaal goed te interpreteren, want ik snap eerlijk gezegd nog niet veel van a) je inrichting en b) je probleem. Dus ik ga nu dan ook nog geen poging wagen om een antwoord te geven. Een database toevoegen is dus eigenlijk wel een beetje noodzakelijk. Daarvoor hebben we een paar richtlijnen:

1. Maak een kopie van de database en vervang de privacy gevoelige informatie door dummy gegevens
2. Comprimeer de database in Access
3. Maak van het bestand een zip-file
4. Als het zipbestand boven de 2Mb blijft, gooi dan alle tabellen/formulieren/rapporten weg die voor de vraag niet relevant zijn, en herhaal vanaf stap 1.
5. Blijft het bestand te groot, gooi dan een aantal records weg en herhaal vanaf stap 1

Helpt dat allemaal ook niet, zet de database dan op een Fileshare, en post de link. Dan kunnen we hem alsnog ophalen.

Gedaan!! bedankt voor de tips. Alle foto's en certificaten verwijderd en nog wat meer uitgekleed.

Als ik in de asset list een asset selecteer dan krijg ik "kaart" van de asset te zien met alle relevante informatie. Ik had in mijn onmetelijke domheid gedacht dat als ik de datum waarop het certificaat verloopt als "retired date" in typte dat ik dat dan kan zien in de lijst. Helaas verdwijnt dan de asset van de asset list. Ik kan deze asset dan wel vinden in de "supporting objects - assets" lijst maar kan deze niet meer terug krijgen.
Mijn oplossing was om dan het asset opnieuw in te voeren maar dan komt deze wel in de asset list maar dubbel in de supporting opbjects assets lijst. Dat is volgens mij niet helemaal de bedoeling.

Mijn bedoeling is om een "kaartenbak" te hebben met al deze assets zodat ik ze kan beheren. Zodoende weet ik dan welke asset zich waar bevindt. Later wil ik kijken of het mogelijk is om een soort van waarschuwing te krijgen zodat het programma mij erop attendeert dat er een blok over bijvoorbeeld 3 maanden over zijn keuring heen loopt. Ook is het prettig dat ik kan zien welk certificaat bij welke asset hoort, hier wordt wel eens naar gevraagd en met deze database kan ik dat zo oproepen. Dat gedeelte heb ik al wel voor elkaar (al moest ik het er nu uitslopen ivm de grootte van het bestand)

Nu zijn er ook meerdere assets die in meerdere locaties te gebruiken zijn. Dit staat wel in mijn excel sheet maar nog niet in access, ik geloof dat ik daar iets mee kan doen met relaties. Maar goed, zo ver ben ik nog lang niet. Heb nooit geweten dat access zo'n krachtige tool is!

Als bijlage het uitgeklede access bestand en excel sheet.

Soms krijg je een db voor ogen waar je helemaal niets van snapt, en dit is er zo een . Ik heb toch al heel wat databases voor ogen gehad, maar van deze snap ik dus niet zoveel. En jouw beschrijving helpt eerlijk gezegd ook nog niet veel:

Nodri zei:

Als ik in de asset list een asset selecteer dan krijg ik "kaart" van de asset te zien met alle relevante informatie.

Klik om te vergroten...

Wat bedoel je daarmee? Ik heb zo'n beetje elk veld in de Asset List, maar noppes; geen enkele 'kaart' kreeg ik te zien. Wat bedoel je hier dus mee?
En hier mee?

Nodri zei:

Ik had in mijn onmetelijke domheid gedacht dat als ik de datum waarop het certificaat verloopt als "retired date" in typte dat ik dat dan kan zien in de lijst.

Klik om te vergroten...

Bedenk dat een db opzet voor jou en jouw collega's best helder als glas zal zijn, maar voor buitenstaanders het equivalent van een Oud-Mesopotamisch handschrift.
Maar je hebt het over het veld [Retired Date], en dat vind ik dan wel terug in de bron onder je formulier. Sterker nog: je filtert op dat veld met de voorwaarde Is Null. Ergo: zodra je dat veld invult is het veld niet meer leeg (Not Is NULL dus) en zie je het inderdaad niet meer terug in je lijst. Dat kun je alleen maar weer zien als je het veld weer leeg maakt. Lijkt mij overigens niet de bedoeling van een certificaat; dat heeft een einddatum en als die bereikt is, komt die datum nooit meer terug. Hooguit kun je dan een nieuw certificaat uitgeven met een nieuwe begin- en dus ook einddatum.
Een attentiedatum lijkt mij gebaseerd op de startdatum, want die bepaalt wanneer je moet worden gewaarschuwd. Lijkt mij dat de functie DateAdd dat wel kan oplossen. Parameter "m" gebruiken voor maand, en 9 voor optelwaarde.

Je hebt trouwens gelijk dat Access een prachtig, krachtig programma is. Eenmaal een db in Access gemaakt, en je grijpt nooit meer naar Excel

Octa, bedankt dat je wilde kijken naar mijn "database"

Excuus dat het voor jou niet te volgen is. Voor mij is het ook allemaal nieuw. Ben begonnen met je cursus door te lezen. Wel veel leesvoer maar goed.
De bedoeling van dit alles is eigenlijk om een overzicht te krijgen van wat waar is.

OctaFish zei:

Soms krijg je een db voor ogen waar je helemaal niets van snapt, en dit is er zo een . Ik heb toch al heel wat databases voor ogen gehad, maar van deze snap ik dus niet zoveel. En jouw beschrijving helpt eerlijk gezegd ook nog niet veel:

Wat bedoel je daarmee? Ik heb zo'n beetje elk veld in de Asset List, maar noppes; geen enkele 'kaart' kreeg ik te zien. Wat bedoel je hier dus mee?
En hier mee?

Origineel gepost door Nodri
Als ik in de asset list een asset selecteer dan krijg ik "kaart" van de asset te zien met alle relevante informatie.

Klik om te vergroten...

Wat ik bedoel met de "kaarten" dat als ik dubbelklik op een item in de asset list deze een "kaart" opent van dat item. Dit zijn dan de asset details. Dit werkt alleen in de kolom "item", in de rest van de kolommen niet.

Je hebt het over een bron in het document als je over de retired date spreekt. Ik heb geen idee waar ik dat kan vinden. Ook zeg je dat ik erop filter. Waar kan ik dat filter aan of uit zetten?
Ook de termen dateadd, parameter M enz. is mij onduidelijk.

Waar moet ik deze invullen?

Mvg,
Nodri

Je formulier is gebaseerd op een query, waarin de velden zitten die je op het formulier terugziet, die je terugvindt in de Eigenschappen van het formulier op het tabblad Gegevens bij de optie Besturingselementbron. Eén van die velden is het veld [Retired date]. Daar heb je een criterium op staan: Is Null. Oftewel: laat alleen records zien waarvan het veld [Retired date] leeg is. Zodra je een datum invult op je formulier, is van dat record de [Retired date] uiteraard niet meer leeg, en zie je dat record dan ook niet meer. Wat jou er dan blijkbaar toe aanspoort om hem dan maar weer opnieuw aan te maken, waardoor je dubbelingen krijgt.

Octafish,

Bedankt voor de uitleg. Wordt alweer een stuk duidelijker.
Nu kan ik alleen dat blad gegevens niet vinden. Zo ziet het er bij mij uit, nadat ik hem in het nederlands heb gezet. (wordt nog lacen met meerdere engelse collega's)
Moet ik naar expert functie schakelen?

Nodri zei:

Moet ik naar expert functie schakelen?

Klik om te vergroten...

Ik zie dat het navigatievenster nog steeds in het Engels staat. En wat is de "Expert functie"? Ik ken 'm niet... Ik heb ondertussen wél gezien dat je met een dubbelklik op het veld [Item] een popup formulier opent, dus dat werkt dan in ieder geval prima .
OK, laten we het probleem weer eens ter hand nemen: te beginnen met het proces. Je hebt dus artikelen (assets) die worden geplaatst op een specifiek bedrijfsonderdeel voor een bepaalde periode. Je legt dus vast wáár het object is, wanneer de startdatum is, wanneer het object terug moet zijn ([Due Date]) en bij terugkomst leg je de retourdatum vast. Met een formule bepaal je de status van het object.
Tot zover zie ik geen problemen, en de waarschuwingsfunctie werkt zo te zien ook prima (was ook in je eerste bericht een deel van de vraag). Dus wat is nu het probleem?

Dat klopt helemaal.
Het probleem is dat ik die formule voor de retired date niet kan vinden. Ondanks je uitleg. "Eigenschappen van het formulier op het tabblad Gegevens bij de optie Besturingselementbron."
Ik kan dat echt nergens vinden, dan kan ik die null eruit halen.

Ook de due date zou moeten veranderen in rood als deze datum gepasseerd is.
Dit is een formule die bovenaan de kolom moet staan. Welke formule moet dat zijn?

Eigenschappen = Properties
Gegevens = Data
Besturingselementbron = Row source

Als je het formulier opent en Design View, en gelijk op de Properties knop klikt, zie je het staan.

Ja gevonden! Ik kan nu de dingen die retired zijn "terug" halen in de lijst.

Wat is de formule voor het rood worden van zo'n vakje als die binnen drie maanden komt van de expiry date?

Dan krijg je iets als: Date() > DateAdd("m";-3;[Expire Date]). Je kijkt dus of de huidige datum groter is als de [Expire Date] - 3 maanden. In dat geval ben je voorbij de waarschuwingstermijn, en moet het veld rood worden.