Saven met verplichting nieuwe naam

Wij gebruiken een aantal templates voor artikelaanvragen. Deze worden door diverse users ingevuld/aangevuld.
De beheerder moet de stamgegevens van deze templates steeds kunnen aanpassen en onder dezelfde naam opslaan.
De eerste andere gebruiker moet zijn/haar gedeelte invullen en deze template dan saven onder een andere (tweede dus) naam zodat de originele template altijd leeg bewaard blijft. Hij/zij moet wel duidelijk de melding krijgen dat de naam veranderd moet worden want anders gaan ze dat vergeten. Vervolgens moeten de volgende gebruikers hun informatie aanvullen en dan kunnen opslaan onder de 2de gebruikte file-naam. Hoe moet ik de originele dan saven om dit voor elkaar te krijgen (liefst zonder VBA te gebruiken)

Bij voorbaat dank voor alle hulp,
Jeanine

Jeanine,

welkom op Helpmij.nl.

Volgens mij dien je het opgeslagen bestand in de verkenner het attribuut "alleen lezen" te geven.
Als het daarna geopend wordt kan het niet meer onder dezelfde naam opgeslagen worden.

Alternatief (beter in mijn ogen) is om de bestandsrechten van het bestand aan te passen dat (de groep) Iedereen (of Domeingebruikers etc.) lees-rechten heeft en de beheerder additioneel schrijfrechten heeft.
Uiteraard moet rechtenovererving (=rechten overerving vanuit de bestandsrechten van de map) dan zijn uitgezet op dat bestand, waarna expliciete rechtentoekenning moet volgen op dat bestand.

Tijs.

Quote:Haije : Volgens mij dien je het opgeslagen bestand in de verkenner het attribuut "alleen lezen" te geven.
Als het daarna geopend wordt kan het niet meer onder dezelfde naam opgeslagen worden.

Als ik het op deze manier doe kan de eerstvolgend gebruikers saven onder een andere naam maar de rest van de gebruikers die dan nog gegevens moeten invullen moeten ook steeds een nieuwe naam geven en dat is niet de bedoeling.
De eerste gebruiker geeft nl. de nieuwe naam van het artikel aan en die naam moet dan gehandhaafd blijven.

Het is dus zo dat alleen de beheerder (in dit geval ik dus) de originele stamdata mag aanpassen en onder de originele naam mag opslaan maar dat de 1ste volgende gebruiker een nieuwe naam geeft die dan door iedere volgende gebruiker gehandhaafd moet blijven.
Per afdeling moet er nl. in het workbook een sheet met verschillende gegevens ingevuld worden.

En die eerste die dan het bestand als "Alleen lezen" opent slaat op onder een andere naam, b.v. "oude_naam"_01.slsx
De volgende gebruikers dienen dan het bestand met de naam "oude_naam"_01.slsx te openen en op te slaan.

@Jeanine: Wat vraag je nu eigenlijk? Dat een volgende gebruiker/afdeling etc. het nieuwe bestand moet gebruiken als er zo'n nieuwe versie is opgeslagen door zo'n gebruiker/afdeling (onder een andere naam, dus) is toch een procedurele kwestie die gewoon naar de gebruikers/afdelingen gecommuniceerd moet worden?

Of wil je rolleyes dat het Excel bestand gaat kijken of zijn eigen bestandsnaamgeving overeenkomt met die van het template-bestand en tevens checkt of er al een alternatieve versie/Excel bestand in dezelfde map beschikbaar/opgeslagen is en (indien beide voorwaarden is voldaan) dan de gebruiker een melding geeft van: "Gebruik het andere Excel bestand" en zich dan afsluit? [Dit is trouwens zonder VBA niet realiseren.]

De technische oplossing om te voorkomen dat het templatebestand wordt overschreven kan zowel met mijn als met Haijje's oplossing, maar de mijne is bullet-proof omdat, afhankelijk van bestandsrechten, iedereen doorgaans dat vinkje van "alleen lezen" eraf kan halen en bovendien het kan zijn dat jij vergeet om (bij wijzigingen) het vinkje er tijdelijk af te halen of (na aanpassing) jij vergeet het vinkje er weer op te zetten.

Tijs.

De template die we gebruiken moet gehandhaafd blijven en zal alleen gewijzigd worden indien er nieuwe stam-gegevens moeten worden ingevuld.
Ik vul deze dan aan en save dan onder de bestaande naam "Artikeltemplate.xls".

Vervolgens moet iedere afdeling zijn gegevens op een andere sheet aanvullen (afdeling verkoop, logistiek, produktie enz. enz.)
Meestal is afdeling verkoop de aanvrager dus die openen de Artikeltemplate als eerste, vullen hun aanvraag in en moeten dan saven onder een andere naam (maar dit moeten ze duidelijk te zien krijgen) . Tot voor kort overschreef Excel het bestand niet maar kwam bij het saven automatisch op met de bestandslijsten en met de file-naam "Copy_of_Artikeltemplate" (ongeacht of de gebruiker save of save-as gebruikte). Zodoende zag hij/zij dat de naam gewijzigd moest worden, paste deze aan en iedere volgende gebruiker bleef diezelfde naam hanteren. Als ik het bestand als 'alleen lezen' opsla kan iedereen hier inderdaad 'nee' op zeggen en kunnen ze nog de bestandsnaam overschrijven. Ik heb de template als bijlage bijgevoegd dus hoop dat het nog een beetje duidelijk is.
Bekijk bijlage artikeltemplate Comm_eind nieuw silo-res.xls

Mij lijkt het dat je een template opslaat als jawel een template....... dan ben je van het eerste probleem af. Waarom de tabjes beveiligd zijn en je het ww niet even geeft maakt het er niet veel duidelijker op. 13 modules met in drie daarvan de verouderde PasswordBreaker overtuigt mij er niet van dat het een eigen bestand is.

De formules kunnen ook wel wat eenvoudiger. Bv

Ik sluit mij bij @dnties aan dat het aanvragen van nieuwe artikelen gewoon een simpel proces is dat je goed moet communiceren. Even een flowchart maken zodat het proces vastligt. Een gedeelde map maken waar de verantwoordelijken bij kunnen en klaar ben je.

Waarschijnlijk ben ik niet duidelijk genoeg.
Het gaat er niet om dat andere gebruikers geen rechten mogen hebben, het gaat erom dat de template in originele staat bewaard blijft.
De originele templates zijn in 2007 aangemaakt en worden af en toe met nieuwe stam-gegevens door mij aangevuld.
Het probleem is dat de users af en toe, na het invullen van hun variabelen, de template overschrijven i.p.v. een nieuwe naam te geven.
Om dit te vermijden kwam het bestand, als men ging saven, automatisch met de woorden "copy of" voor de file-name zodat men zag dat men de bestandsnaam veranderen moest. Dit doet excel echter nu niet meer.
Dat er verouderde formules inzitten kan kloppen omdat ik het kleinste voorbeeldbestand mee had gestuurd wat ook in 2007 aangemaakt is.
De templates staan in een gedeelde map waar alle users rechten toe hebben dus dat is ook het probleem niet.

Als je het bestand opslaat als Excel-sjabloon (conform tip van VenA) en gebruikers openen die en doen Opslaan (bijv. via Ctrl+S toetscombinatie) dan wordt automatisch een Excel werkboek-bestand voorgesteld met dezelfde naam, zodat het sjabloon niet wordt overschreven (tenzij de gebruiker specifiek aangeeft dat het type Excel-sjabloon zou moeten gaan worden). Dus dat de gebruiker per ongeluk een vergissing maakt is niet mogelijk.

Verhaal over automatisch "Kopie van" gebeurt als het attribuut "Alleen lezen" staat op het originele bestand (gaat dan natuurlijk over een Excel-werkmap bestand (.xls of .xlsb of .xlsx bestand), dus niet om een sjabloon-bestand zoals hier boven).
Zolang het attribuut "Alleen lezen" op het originele document staat is het niet mogelijk het te overschrijven (niet door jou en ook niet door de gebruikers), dus zal automatisch het aangepaste bestand onder een andere naam (moeten) worden opgeslagen (waarbij "Kopie van" als bestandsnaam wordt voorgesteld door Excel).
Precies hetzelfde geldt als de gebruiker alleen lees-rechten heeft (zoals in mijn verhaal over bestandsrechten aanpassen), ook dan wordt automatisch aan de gebruiker voorgesteld om "Kopie van" op te slaan (jij kunt wél het bestand opslaan, want jij hebt dan lees- én schrijfrechten).

Wat mij betreft heb je nu meer dan genoeg keuzemogelijkheden gekregen voor hoe je het zou willen aanpakken. Wat mijn voorkeur heeft weet je inmiddels.

Tijs.

Het probleem is opgelost, na diverse opties geprobeerd te hebben heb ik de files gesaved met het invullen van een password onder "General Options", modify. De volgende gebruiker moet de file dan openen als read-only en er een andere naam aan geven die vervolgens door alle andere gebruikers gehandhaafd kan blijven.

Iedereen bedankt voor de hulp en opties.