afwezig/aanwezig automatisch aanvullen

Geachte forumleden

Natuurlijk hebben wij bij ons op school een aangekocht softwarepakket voor cursistenadministratie.
In het kader van een nieuw pedagogisch experiment kunnen we dit vooralsnog niet gebruiken om de aan en afwezigheden te noteren. De software moet immers aangepast worden.
Vandaar dat we een beetje zijn beginnen bricoleren.

De cursisten moeten een aantal keer per week aanwezig zijn. Hoeveel is afhankelijk van hun specifiek traject.
De leerkrachten krijgen in hun tabblad te zien hoe vaak de cursisten aanwezig moeten zijn (kolom B) en vullen de juiste code in (X=aanwezig) op het moment dat de cursist opdaagt.
Op het einde van de week moet de cursist zijn aantal keer geweest zijn, anders is hij/zij ongewettigd afwezig.
Indien de cursist 4 keer moet komen en hij komt slechts 3 keer, is hij een keer ongewettigd afwezig (op de laatst mogelijke les van de week).

Om te vermijden dat de administratie op het einde van de week manueel A(van afwezig) moet gaan invullen bij alle cursisten, wilde ik dit automatiseren in een 2e tabblad 'Admin'.

Dit lukt, maar toch zit er een fout in.

Als de cursist de eerste helft van de week komt is alles OK.
Als hij echter pas op het laatste moment komt krijg ik niet het gewenste resultaat.

Wie helpt me.

Beste Michel

Ik zie eerlijk gezegd niet wat er fout gaat:

Bekijk bijlage Kopie van automatisch aanvullen A.xlsx

Sorry,

Nog eens goed gekeken: zie wel wat er fout gaat. Ga eens kijken hoe dat te fiksen.

Helpt dit je verder?

Bekijk bijlage Kopie van automatisch aanvullen A-2.xlsx

Bedankt voor je reactie Jan

Spijtig genoeg is dit niet de oplossing omdat je me wel laat zien hoeveel A er moeten worden ingevuld.
Maar dat aantal A's wordt dan niet automatisch ingevuld. En net dat is het werk dat we willen vermijden: Op het einde van de week moet een van de collega's afwezigheden invoeren en dat is geen probleem voor 10 cursisten. Voor enkel honderden cursisten neemt dit echter te veel tijd in beslag.
(Tenzij ik er slecht kijk natuurlijk)

Als cursist Kuppens 4 keer naar de les moet komen, heeft hij tien lesmomenten de kans om die vier lessen op te nemen.
Hij kan dus rustig thuis blijven tot woensdagavond (wo AV) en dan vier keer naar de les komen. (vier x'en, geen A's)
Als hij op ma AV, di AV en wo AV naar de les komt heeft hij nog 3 lesmomenten om de laatste keer te komen. Doet hij dat niet moet er één afwezigheid ingevuld worden en wel op de laatst mogelijke plaats (do AV): hij heeft immers steeds de kans om tot dan te komen.
Indien hij maar 2 keer komt, worden er 2 afwezigheden genoteerd op de 2 laatst mogelijke momenten (do, NM en AV). Enz

Dit had ik voor elkaar gekregen maar er zat een 'bug' in.
Als Kuppens de drie eerste lessen komt (heel maandag) is er geen probleem: er wordt een A ingevuld op do AV.
Indien Kuppens pas voor het eerst naar de les komt op do NM en aansluitend de les op do AV bijwoont, loopt er van alles mis. De 2 A's zouden dan moeten ingevuld worden op do VM en wo AV, maar dat lukt niet.

In a Nutshell: als de X'en voor de A's blijven is er geen probleem, als de X'en de A's voorbijsteken loopt het mis.

Michiel, is zie dat als je meer dan het aantal verplichte aanwezigheden per week invult dat er dan ook meer X'en in de admin ingevuld worden.
is dat ook de bedoeling?

Dit kan an sich geen kwaad: een cursist kan/mag meer komen dan hij verplicht is.

Zoiets?
Ik ben er hierbij vanuit gegaan dat de volgorde van de leerlingen op het tabblad leerkrachten gelijk is aan de volgorde op het tabblad admin.

Dat ziet bangelijk uit!!!!!!

Ik was ondertussen zelf tot een oplossing gekomen maar die was hopeloos ingewikkeld. Dit is overzichtelijk eenvoudig!

Merci! Merci! Merci!

Nog een ding:

kan je mij AANTAL.ALS($M4:M4;"A") eens uitleggen in mensentaal?

die AANTAL.ALS formule geeft steeds aan, hoeveel keer "A" rechts van de Locatie van de formule t/m $M4 voorkomt.
in $M4 mag dus geen "A" staan.
er is voor $M4 gekozen om kringverwijzingen te voorkomen.

ps
=ALS(leerkrachten!C3="X";"X";ALS($B3-leerkrachten!$M3-AANTAL.ALS(D3:$L3;"A")>0;"A";"")) doet het ook