MS Outlook 2016: mappen met contactpersonen ontdubbeld

Status
Niet open voor verdere reacties.

Betibu

Gebruiker
Lid geworden
5 mrt 2016
Berichten
43
Ik heb een heleboel mappen in mijn contactpersonen.
Vroeger zag ik gewoon de naam van de mappen, dat was het. Als ik een naam typte in het zoekvak, vond ik die naam, er werd ook vermeld in welk map ik hem kon vinden. En als ik wilde versturen aan een heleboel mensen tegelijk, toont het adresboek alle mappen met alle namen per map erin. Ik hoefde dus niet eens groepen of distributielijsten te hebben. Dat werkt al jaren zo en ging goed.

Toen plots... stond er achter iedere map: 'outlook-gegevensbestand' en 'persoonlijke mappen'. Die twee stonden naast iedere map vermeld. Niet mooi om te zien, maar nou ja.

En nu plots... staat er bovenaan 'contactpersonen, persoonlijke mappen' gevolgd door de map 'contactpersonen, outlook-gegevensbestand' en dan volgt een hele rij mappen met daarnaast 'outlook-gegevensbestand'. En verderop worden al die mappen nog een keer vermeld, en staat ernaast 'persoonlijke mappen'. Ze zijn dus ontdubbeld. Als ik iets wijzig in een map outlook-gegevensbestand, is het niet gewijzigd in dezelfde map persoonlijke bestanden, en omgekeerd, ook al hebben de mappen en de mensen dezelfde naam.
Dat maakt het allemaal behoorlijk moeilijk. Bij iedere wijziging is er dubbel werk nodig en ik kan verstrooid zijn. Het is ook erg onoverzichtelijk, die lange rij mappennamen. Want als ik een nieuwe map aanmaak, komt hij helemaal onderaan, achter alle persoonlijke mappen. Dan moet ik hem naar boven verslepen. (Ik zorg er wel voor dat ik hem als 'outlook-gegevensbestand' aanmaak. Dat lijkt me beter. Al mijn outlook-gegevensbestanden staan ook aangemerkt met 'tonen in het adresboek' en de persoonlijke mappen niet.)

Hoe kan ik die ontdubbelde mappen weer bij elkaar krijgen? (En ze zien in het adresboek. En dat de zoekfunctie de namen van de mensen terugvindt).
Of mag ik die persoonlijke mappen gewoon wissen? Of zijn het juist deze die ik moet bewaren, en zou ik best de outlook-gegevensbestanden wissen?
Ik heb ook al geprobeerd de persoonlijke mappen te slepen tot in de map 'contactpersonen - persoonlijke mappen', zodat ik ze gewoon niet meer zou zien en er geen last meer van zou hebben, maar ze willen er niet in, ze schuiven telkens terug naar een plekje buiten de map.
Liefst zou ik ze opnieuw samenvoegen, en dat Outlook mij het telkens vraagt als ze er in de ene map gegevens staan die niet in de andere map staan.

Het zijn mappen die ik gebruik voor mijn werk dus ik ben er wel voorzichtig mee.
 
Laatst bewerkt:
Hallo,

Ik begrijp jouw probleem niet, hier ook Outlook 2016 en heb géén mappen.
Als ik 'iemand' zoek klik ik met de rechtermuisknop op de driepuntjes en selecteer Personen, vervolgens klik ik gewoon op een letter.

59d904adb6bd0-ScreenShot474.jpg
 
Outlook1.JPGOutlook2.JPG

Dag iEscape,

Hierbij twee bijlagen. Ik kan ze niet héél gedetailleerd maken, want zodra ik een knipsel wil maken, sluiten ze zichzelf. Maar ik kan de structuur wel een beetje tonen.

Je ziet dat ik onder 'Mijn contactpersonen' iets heb staan wat 'contactpersonen' heet en een Outlook-gegevensbestand is (bijlage 1). En ik heb ook iets wat 'contactpersonen' heet maar dat krijgt dan de noemer 'persoonlijke mappen' mee (bijlage 2).
Binnen de Contactpersonen kan ik mappen aanmaken, ieder jaar maak ik een nieuwe map.
Binnen iedere aangemaakte map (binnen ieder jaar) kan ik ook weer verschillende mappen aanmaken, genoemd per onderwerp. En daarin plaats ik mijn contactpersonen, jaar per jaar en per onderwerp gestructureerd.

Vroeger waren dat allemaal gewoon mappen binnen contactpersonen, zonder gedoe over Outlook-gegevensbestand of persoonlijke map. Nu zijn ze opgesplitst in outlook-gegevensbestanden en persoonlijke mappen.

Personen vinden is geen probleem. Zolang in een map bij 'eigenschappen' -> 'adresboek' -> 'deze map weergeven als een adresboek' aangevinkt staat, vindt de zoekfunctie de persoon.
Het probleem vind ik die dubbele mappen want als ik iets wijzig in een outlook-gegevensbestand, wordt het niet veranderd in de persoonlijke map, en omgekeerd. Ik moet dus iedere keer dubbel werk doen, in iedere map aanpassen.
En het is best wel een lange lijst om tegenaan te kijken.

Toegegeven, ik ben Outlook beginnen gebruiken, 17 jaar geleden, als vrijwilligster toen we nog een heel kleine vereniging waren en ik niets van computers kende. Mogelijk gebruikte ik Outlook niet zoals het bedoeld was (ik maakte geen distributielijsten). Ik kende daar niets van, we hadden niet meer nodig voor onze kleine vereniging. We zijn ondertussen zeer gegroeid, maar het systeem dat geïnstalleerd is bij mij zeventien jaar geleden, deed het altijd erg goed.
En nu is het een raar kluwen geworden.
Alle adressen nu exporteren, een ander programma gebruiken enz.... ik weet dat het kan, maar we zijn net nu weer een kleinere vereniging aan het worden. Ik heb net nu weer minder tijd voor de vereniging en minder tijd om alles voor een andere manier om met adressenbestanden te werken, uit te zoeken. Maar net nu hebben we ook een heleboel adressen en mappen!
Dus doe ik liefst verder met Outlook, alleen zou ik graag verlost zijn van al die 'dubbele' (of 'ontdubbelde') mappen.

Veel groeten
 
Laatst bewerkt:
Laatst bewerkt:
Dank iEscape, ik zal het bekijken. De eerste link had ik ook gevonden maar irrelevant gevonden of niet begrepen... :confused:
De tweede link had ik nog niet gevonden.
Ik zal nu eens echt goed mijn best doen en ze allebei goed doornemen. Makkelijk vind ik het niet. Ik laat wat weten als mijn studie al dan niet resultaat oplevert, maar geef me wat tijd om die 'zware studie' goed te doen :eek:
Groetjes,
Betibu
 
Bij de eerste link wanner je klikt op Cursusoverzicht, wordt daar uitgelegd over .pst & .ost, dat heeft te maken met IMAP of POP3 e-mailaccounts.
Naar mijn weten (als ik goed begrijp) dat is de reden dat bij jou de gegevens van de Mijn contactpersonen en Contactpersonen - Persoonlijke mappen niet 'goed' worden gesynchroniseerd.

Doe rustig lezen op jou gemak lezen :d
 
@iEscape: ik werk altijd met POP3, ben benieuwd wat de cursus vertelt.
@route99: ik zal het ook bekijken, maar ik vond het al leuk om te zien dat ook anderen compleet maffe dingen meemaken met Outlook ;)
Tot ziens!
Betibu
 
Hallo mensen,
Sorry maar zelfs na studie, met inbegrip van jullie waardevolle pagina's, kom ik er niet uit. Ik ben niet onbeslagen in computers (geen held ook weer niet!) maar dit overstijgt mij. Het is afwegen, zelf blijven zwoegen en veel tijd verliezen, of externe hulp zoeken.
Ik heb een bedrijf gevonden in de omgeving van waar ik woon dat niet te dure hulp aan huis biedt en er goed uitziet (ik zal het ondervinden, en als ze mijn probleem niet aankunnen hoef ik niet te betalen).
Ik zal een beroep doen op hen, maar om professionele redenen zal ik wachten tot half november (nieuwsbrieven kunnen nog wachten tot dan, trouwens mijn Outlook en adresbestanden werken nog, hoewel oncomfortabel).
Eind november/begin december weet ik normaal gezien meer en als het opgelost is of niet, plaats ik een reactie met uitleg. Ik vergeet jullie niet, en topics mogen drie maanden open blijven, dus dat komt goed.
Tot later!
Veel groeten.
Betibu
 
Hallo mensen,
Helaas geen oplossing voor het probleem gevonden. Dat komt doordat wat ik eerder aanhaalde, onze vereniging kleiner aan het worden is. We gaan de werking omgooien, waardoor het adressenbestand helemaal anders kan beheerd worden. Zelf beginnen zwoegen om het helemaal goed te krijgen, of externe hulp vragen wat dan toch weer geld kost, ook al zijn ze niet duur, hoeft dan allemaal niet. Ik heb ondertussen door hoe ik comfortabel kan werken met het gekke adressenbestand dat ik nu heb. Dat kan, tenminste voor de nieuwe werking die we voor ogen hebben.
Geen oplossing dus, wel een gek adressenbestand maar waar ik me nu comfortabel bij voel ;).
Ik sluit persoonlijk het onderwerp niet af zodat wie wil, nog een post kan plaatsen. Maar het zal dan in de toekomst wel automatisch afgesloten worden, of de moderator sluit het af.
Veel groeten!
Betibu
 
Laatst bewerkt:
Jammer dat het niet gelukt is. Sterkte met de nieuwe aanpak, daar kun je dan hier gewoon weer verder over vragen als dat nodig is.

PS: Mijn ervaring is dat dit typisch zaken zijn waar je eigen heel rustig achter de bewuste pc wilt zitten waarbij dan plots een idee ontstaat ... oh zit het zo, daar had ik eerder nooit aan gedacht.
Heb zelf echt zoiets mee gemaakt met het adressen bestand van een oude Microsoft versie onder XP. Het was helemaal bekend hoe je met een excel csv file of andere opties exporteren dan wel importeren kon in het nieuwere programma. Een chaos werd dat adressen bestand. Alle help pagina's waar echt precies stond hoe het moest.. het werkte niet. Dat had ik nog nooit eerder mee gemaakt, sterker nog meestal had ik niet eens de Help nodig, vaak is het een kwestie van export in het menu en import in het nieuwe menu... Tja daar zit je dan ... rode oortjes naast mijn zwager...:eek:

Ineens kreeg ik een idee: selecteer in het oude adressenboek, die ik als bestand wel over kon zetten, alle adressen, en dan copy en vervolgens paste in het nieuwe adresboek van een ander programma..... Yes... werkte perfect... niks export-import "volgens de regels".
Ben er nooit achter gekomen waar dat laatste niet werkte.... het kon mijn zwager niet schelen....hij blij.:D
 
Beste Betibu,
Dat werkt al jaren zo en ging goed.
Toen plots... stond er achter iedere map:

Ik moet toch even iets kwijt. Er moet iets gewijzigd zijn. Ik lees dat jouw inzet meer dan 100% is en dit moet alles gelezen hebbende een hele teleurstelling zijn. Persoonlijk vind ik het te schandalig voor woorden en feit is dat blijkt wel uit jouw verhaal dat dit MS Outlook 2016 een waardeloos programma is. Hoe kan zoiets gebeuren! Waarom is dit niet eenvoudig op te lossen? Dit zijn toch zeer belangrijke zaken met name voor verenigingen, stichtingen e.d. Deze zaken mogen met dergelijke software nooit gebeuren! Gelukkig heb je een manier gevonden om door te werken. Mijn complimenten.
 
Dank je wel @route99. Het klopt, als je rustig achter de pc zit te werken komt het soms gewoon. Zoals ik nu een comforabele manier van werken heb gevonden met dat gekke adresboek :).
Maar je uitleg geeft me nu ook wel weer een idee: ik zou mijn adresboek eens kunnen exporteren naar excell en dan weer imorteren in Outlook (met back-up in voorraad he) en zien hoe dat werkt. Wie weet ziet het er dan helemaal goed uit ;). Maar of ik dat doe voordat de post gesloten is weet ik niet want zoals gezegd is het hier drukdruk. Als ik het doe én het lukt én de vraag is gesloten, dan vraag ik aan de moderator om hem even weer te openen.
Groetjes!
Betibu
 
Laatst bewerkt:
@Senso Ergens heb je wel gelijk, anderzijds zeggen de meesten aan wie ik vertel over mijn Outlook-adressenbestand dat dit programma niet echt gemaakt is voor 800 adressen die in heel veel mappen worden onderverdeeld. Net zoals gmail en Thunderbird daar ook niet echt op voorzien zouden zijn. Zeggen ze.
 
Betibu, het helpt je niets vooruit maar ik heb hier iets zeer gelijkaardig - het zal wel niuet identiek zijn zoals bij jou (dat zou weer veel te 'makkelijk' zijn natuurlijk ;-) ) maar hier is het ook een soort van ontdubbeld, een echte warboel :-( .
 
@inge o Hai Inge, wat je zegt steekt me toch al een hart onder de riem: ik ben niet de enige. Het is ook al interessant, we weten nu dat het misschien door een gekke update kan komen of anders door een knop waar een mens per ongeluk op kan klikken, en hup, 't is gebeurd... dan moeten we nog weten welke knop dat was natuurlijk.
Ik ben er natuurlijk niets mee in die zin dat je (nog) geen oplossing hebt.
Zelf werk ik nu altijd met alleen maar de Outlook-gegevensbestanden voor onbelangrijke dingen, en voor belangrijke dingen verander ik het geduldig in beide mappen (zucht). Opzoeken lukt netjes, de zoekmachine vindt de namen én zeg in welke mappen ze staan, in Outlook-gegevensbestand en/of persoonlijk gegevensbestand (bijna altijd in beide dus).
Beetje omslachtig is het wel: eerst zoeken in 'Personen zoeken', dan op de naam klikken en dan de drie puntjes (meer opties) en dan 'profiel weergeven' maar daar kan je dan vinden in welke map de persoon te vinden is.
En wat ook goed werkt is weergeven of je de map al dan niet wil zien wanneer je verstuurt door te klikken op 'Aan' 'CC' of 'BCC'. Om dat te kunnen doen, moet je bij iedere map rechtklikken, ga naar eigenschappen, kies dan Adresboek van Outlook. En dan kan je kiezen voor map wel of niet weergeven.

Misschien kende je die hulmpiddeltjes die ik gebruik al, of misschien heb je ze niet echt nodig, maar misschien kunnen ze helpen, ik zeg het maar.
En als jij die ontdubbelde mappen weer in elkaar kan krijgen, of je weet hoe het zo gekomen is, verneem ik het héééél graag.
Veel groeten!
Betibu
 
Laatst bewerkt:
Betibu, bij mij is het gebeurd na het herinstalleren van Windows op een nieuwe PC, geen idee waar het toen is fout gegaan - bij Microsoft ga ik van uit.

Ik heb er gelukkig weinig last van omdat ik alleen privéadressen heb en waar ze ook staan, hij biedt ze me aan van zodra ik de eerste letters van een geadresseerde intik dus tja, ik kan ermee leven. Wat wel heel vervelend is is dat mijn smartphone alleen maar synchroniseert met één van de twee.
 
Ok dat is interessant om te weten. Niet dat ik er iets mee kan maar ik vind het fijn om te weten.
Succes nog ermee,
Betibu
 
Toch nog nieuws bij dit item.
De computerman moest komen voor een ander probleem aan een andere computer :confused: en bekeek ondertussen ook even mijn adresboek in Outlook.
Hij zei dat het er wellicht mee te maken heeft dat mijn smartphone (ik heb inderdaad voor de eerste keer in mijn leven een smartphone gekocht) gesynchroniseerd heeft met mijn adressenbestand op de pc, en op dat moment heeft mijn pc die nieuwe mappen gemaakt, als geheugentje voor zichzelf of voor de smartphone of zoiets.
Hij zei dat ik een andere email-app gebruik op mijn smartphone dan op mijn pc, en dat kan interfereren, en dat je best altijd dezelfde app gebruikt op je pc en op je smartphone.
Hij zei ook (en dat leek hem de hoofdreden) dat ik voor mijn pc POP3 gebruik en op mijn smartphone IMAP en dat het daardoor kan komen.
Dat helpt me al goed op weg.

Nu is de computerman bezig met die andere pc, later komt hij mogelijk terug om mijn adresboek samen met mij in orde te brengen. Want zelf durf ik het niet met mijn 800 adressen, het is toch een tricky gebeuren, met al die POP3 en IMAP instellingen, adresboek misschien exporteren en importeren, weet ik veel wat er allemaal zou moeten gebeuren. En dan nog het feit dat we twee computers + smartphone hebben, en dat we hetzelfde emailadres gebruiken maar anders omgaan met die mails, dingen wissen, laten staan, nodig hebben, weg willen...

Als documentatie gaf hij me volgende link: https://www2.telenet.be/nl/business/klantenservice/verschil-imap-en-pop-3/ . Hij zei wel dat het niet helemaal juist is, het geeft alleen een begin van inzicht. En ach, die pops en imaps, en die servers en al die dingen... ik snap het wel maar zodra ik het in praktijk moet brengen met de meerdere computers hier in huis + mijn smartphone, gaan de poppen aan het dansen. Dan weet ik het toch niet meer.

Maar daar gaat het niet over. Voor het adresboek hebben we een concreet spoor. Mijn gemoedsrust is al verzekerd, wie weet binnenkort toch nog een goed adresboek ook ;).
Hopelijk hebben jullie hier ook wat aan.
Betibu
 
Laatst bewerkt:
Interessant, Betibu - klinkt als een goede computerman, hopelijk krijgt hij de 'kronkels' er weer uit :thumb: .
 
Status
Niet open voor verdere reacties.
Terug
Bovenaan Onderaan