Inkomende email automatisch toevoegen als record

Hallo allemaal,

Ik heb voor mijn werk een database gemaakt voor het rapporteren van storingen. Ik krijg via een speciale afdeling de melding binnen via mail welke altijd in de zelfde indeling staat. Nu lukt het wel om deze mails te importeren in Acces alleen zou ik graag alleen de inhoud van de mail (waar alle gewenste gegevens in staan) in kolommen willen delen. De enige omslachtige manier die ik kan vinden is door het eerst te exporteren als Excel bestand, dan in Excel kun je kiezen voor tekst naar kolommen. En daarna weer terug importeren in Access. Er is vast een makkelijke manier waardoor dit in een keer vanaf de exchange server in de database kan worden toegevoegd.

Wie kan mij verder helpen?

Groet

Bas

Huh? Wat krijg je precies binnen dan? Als je in Excel TekstNaarKolommen kan doen, kan dat in Access ook. Maar je begint zo:

Bas1981 zei:

Nu lukt het wel om deze mails te importeren in Acces

Klik om te vergroten...

Dus lukt het importeren nu wel of niet?

Hoi octa,

Ja het importeren van de e-mails lukt wel alleen de inhoud van een email bericht waar bijvoorbeeld wagennummer en storingsdetails staan komt nu in 1 kolom te staan als ik een email importeer. Nu wil ik deze gegevens graag splitsen in verschillende kolommen. Dus wagen nummer in een aparte kolom, meldingsdatum in een aparte kolom en de storing in een aparte kolom. Dat lukt met excell wel alleen kan ik dat in access niet vinden.

Nu moet ik elke storing apart in acces invoeren en wil dat gaan automatiseren.

En hoe doe je dat in Excel dan? Mailtje voor mailtje? Ik neem aan dat je de veldkolom selecteert in Excel en dan uit elkaar trekt met TekstNaarKolommen. Die functie kent Access niet, en daar zul je dus wat anders voor moeten verzinnen. Is ook logisch, want Excel is in essentie een ongestructureerde bende, en deze functie is daar een mooi voorbeeld van. Je weet namelijk nooit hoeveel kolommen ermee worden aangemaakt. Kortom: dit kan alleen met een zelf gebouwde functie in Access.

Nu heb ik in de database een formulier waar ik elke storing kan invullen die de gegevens in de juiste tabellen opslaat en gebruik ik excell verder niet. Het gaat me in Excel inderdaad om die functie tekst naar kolommen om een kolom vol met tekst te splitsen en te verdelen over de juiste kolommen. Dat bestaat in access dus niet als zijnde functie. Het zou dus mooi zijn als bij elke inkomende email dit formulier automatisch wordt ingevuld en opgeslagen in de database.

Ok ik moet me dus gaan verdiepen macro's begrijp ik. Alleen heb ik geen idee waar ik moet beginnen. Er staat nu een tabel in de database waar de e-mails op binnen komen maar hoe ga ik er voor zorgen dat vanuit deze tabel de gegevens automatisch in de gewenste tabellen worden geplaatst.

Bas1981 zei:

Ok ik moet me dus gaan verdiepen macro's begrijp ik. Alleen heb ik geen idee waar ik moet beginnen.

Klik om te vergroten...

Da's jammer, want je moet dus iets gaan leren dat zo'n beetje op de laastste dag van de programmeeropleiding wordt uitgelegd aan de paar studenten die nog over zijn op de cursus en dus slim genoeg om het te snappen en te kunnen bouwen . Wat ik bedoel te zeggen: dit maak je niet als je niet kan programmeren. Het is bepaald geen 'basisstof'. En met macro's ga je dit al helemaal niet oplossen, daarvoor moet je echt naar VBA stappen.
Ik snap je proces nog niet helemaal, want hoe krijg je de mails nu in Access? Dat lijkt mij zonder programmeren nog een hele kunst, en je programmeert dat dus blijkbaar niet.
En wil je écht dat iemand je helpt, dan moet er op zijn minst een db mee worden gepost, want zonder database kunnen we er nauwelijks wat zinnigs van zeggen. En al helemaa niets oplossen.

Nee inderdaad ik kan helaas niet programmeren en vandaar dat ik ook hier ook de vraag stel. Ik had een stille hoop dat hier misschien iemand een kant en klaar pakketje zou hebben die ik met enige aanpassing op mijn database zou kunnen loslaten. Het is dus niet zo simpel als dat ik gehoopt had

De mails kun je vrij simpel importeren via Exchange alleen maakt ie daar een losse tabel van in de database waarvan de inhoud van het bericht in 1 cel komt te staan, en die moet nou juist verdeeld worden in de juiste kolommen van 1 tabel.

Ik wil gerust de database posten alleen denk ik niet dat mijn werkgever (overheidsinstantie) daar blij van wordt omdat er gevoelige informatie in staat. Nu kan ik wel de database posten zonder gegevens maar ik denk niet dat het dan duidelijk is wat mijn doel is. Ik kan natuurlijk wel nep records en mails erin zetten zodat de database wel werkt zoals ik hem nu heb gemaakt.

Ik heb overigens wel een e-book gevonden van VBA voor dummies maar als ik je verhaal zo lees moet je van goede huizen komen en veel tijd erin steken om het volledig te begrijpen.

Is het een idee om de database zonder de gevoelige informatie te posten?

Ik werk zelf ook voor de overheid dus ik ken je probleem. Een db met dummy gegevens werkt uiteraard net zo goed als een db met echte gegevens. Zolang de vaag maar reproduceerbaar is. Het hoeven er ook niet veel te zijn.

Oké ga ik dat doen, morgen ben ik weer op m'n werk en ga ik ermee aan de slag.

Bedankt voor je reacties zover

Ik heb de database leeg gehaald en er dummy records ingezet.

Als je de tabel "InkomendeMail" opent kun je zien hoe de meldingen via de email binnenkomen in de database. (heb ik gedaan via wizard externe gegevens importeren exchange/outlook) Aan de lay-out van de mails heb ik niets veranderd, alleen de tekst aangepast.

Kolom 3 (inhoud) is de kolom waarvan ik graag de gewenste gegevens verdeel in de tabel Storingen, hierbij is alleen van belang; het voertuignummer, de ABC code (zegt iets over de soort storing), de ABC tekst (de melding zelf), en de meldingsdatum.

Ben benieuwd of we verder komen :thumb:

Ik heb er nog niet naar gekeken, maar ik zal daar vanavond tijd voor proberen te maken.

Geen probleem hoor, ik ben al blij dat je überhaupt wilt kijken.

Ik zie de mapping niet helemaal; je vraagt meer velden uit dan ik in je tabel terug vind.

Bas1981 zei:

hierbij is alleen van belang; het voertuignummer, de ABC code (zegt iets over de soort storing), de ABC tekst (de melding zelf), en de meldingsdatum.

Klik om te vergroten...

An sich is het probleem makkelijk op te lossen met een functie. Dus daar zit het probleem niet. Overigens is met Excel ook geen kant-en-klare oplossing beschikbaar, omdat je veel meer kolommen krijgt dan je uiteindelijk nodig hebt. Dus in Excel zit er ook allerlei handwerk aan vast .

Hmm dat is gek want al deze gegevens staan in de kolom "inhoud"

Je krijgt ze overigens pas te zien als je de cellen naar beneden vergroot/uittrekt. Wellicht dat je het daarom niet kunt zien.

Ze staan er, dat is het probleem niet. Mijn vraag was: waar moeten ze naar toe?

Aaah zo, het is de bedoeling dat het naar tabel storingen verhuisd, hierbij is ABC tekst nog niet in opgenomen. Abc code geeft de soort storing aan.

Ik zal een memo veld aanmaken voor de melding in de Storingen tabel.

Helemaal goed! Ik zal dan zelf weer even puzzelen met een formulier om de actieve storingen weer te geven met de melding tekst uit de memo. Thanks!