Excel bestand met macro's op netwerkschijf

[TempoWillem]

Hallo experts,

Dit is wellicht een vraag die eerder aan een IT-specialist gesteld moet worden dan aan de excel kenner. Maar aangezien de IT-helpdesk geen zinnig antwoord kon formuleren (geen zin?) stel ik de vraag hier maar, wie weet kent iemand het probleem en weet een oplossing...

Ik heb een werkmap gebouwd waarin diverse teamleiders die in ploegen werken een overdracht invullen. Dat bestand staat op een centrale "schijf", die vanuit alle netwerk-PC's van het bedrijf te bereiken is voor degene die met zijn/haar account inlogt en gemachtigd is voor die schijf. Uiteraard heeft de schijf weer een substructuur met mappen waardoor het bestand zo'n 6 lagen diep staat. Mag op zich niets uitmaken lijkt me, maar wil volledige info geven.

Iedereen die er mee moet werken heeft toegang tot deze schijf en dus het bestand. Iedereen opent het zelfde bestand en vult zijn/haar formulier in. Daarna wordt dit formulier op een eigen werkblad in het bestand opgeslagen, zodat er een bestand ontstaat waarin keurig alle overdrachten teruggehaald kunnen worden. Bovendien wordt het formulier in een mail geplakt zodat iedereen de info daarin direct meekrijgt.

Nu komt het probleem: Alhoewel in de mail een ingevuld formulier verschijnt, worden in het bestand lege formulieren als werkblad opgeslagen. Daarnaast zijn niet alle opgeslagen werkbladen bij iedereen zichtbaar. Ik heb bij meerdere gebruikers meegekeken en dan blijken bladen bij hen wel zichtbaar/opgeslagen, maar bij mij en anderen weer niet. Zo heeft iedereen dus een soort "unieke" versie van dat bestand, terwijl het om exact hetzelfde bestand zou moeten gaan... Bovendien is het ook niet zo dat steeds dezelfde gebruikers "onzichtbaar" zijn, soms lukt het wel, soms lukt het niet...

Kan dit worden veroorzaakt door VBA in de macro's of andere eigenschappen van een excel bestand?

De suggestie van de helpdesk was "de gegevens even in een ander bestand opslaan en kijken of het probleem blijft" maar dan moet ik in feite het hele ding opnieuw bouwen. De rechten van de verschillende gebruikers wilden ze pas gaan nakijken als ik had zekergesteld als het niet aan het bestand lag...

Kan me bijna niet voorstellen dat ik hier geen beter antwoord krijg dan bij de "expert" van de helpdesk...

 

[wampier]

precies waarom MS access gemaakt heeft om een brug tussen excel en een echte database te vormen. Bedoel ik niet kwaad, maar excel is nu eenmaal niet gebouwd als een multi-user-object.

Meerdere mensen kunnen het bestand open hebben, de computer ziet een lokale versie van dezelfde file en gebruikt de locale versie ipv de ontvangen versie, verschillen in rechten in andere onderdelen, andere excel versies, andere windows versies, geheugenproblemen, 32-bit computers vs 64-bit computers, etc. etc. Er kunnen letterlijk 20 oorzaken zijn (en waarschijnlijk meer)

Rechten zijn zeer waarschijnlijk (afgezien van file-locking op de directory) niet je eerste probleem. Indien je nog geen filelocking op de directory hebt kun je dat aanzetten en kan er echt maar 1 persoon tegelijk zijn werk doen en krijgen alle andere een error. Wil je dat niet kan je eventueel eerst het bestand lokaal "clonen" en alleen de clone verder bewerken en opsturen.

 

[TempoWillem]

Dat klinkt niet echt hoopgevend, wampier....

Zou in ieder geval dat filelocking eens moeten proberen. In principe lossen de teamleiders elkaar af waardoor er nooit 2 tegelijk met het bestand bezig zouden kunnen zijn. Hooguit kan een leidinggevende dan door de week overdag een keer een blik willen werpen, maar dat zal redelijk zeldzaam zijn. Ik hoop maar dat dat wat oplost... Ook werken eigenlijk alle teamleiders vanaf dezelfde PC dus verschillende windows versies etc zou ook geen probleem mogen zijn. Het enige verschil is het account waarmee zij zich op de PC aanmelden.

Nooit geweten dat excel hier niet geschikt voor is. Weet wel dat als het groter en uitgebreider moet je beter met access kan werken, maar dit is op zich niet groot...

In ieder geval bedankt, ik ga eens kijken wat ik met deze info kan.

Uiteraard sta ik nog steeds open voor andere tips....

 

[wampier]

Als het puur serieel gebruikt wordt zonder macro's is er geen probleem. Helaas heeft (of deels had) microsoft geen goed gescheiden netwerkoplossingen. 99.9% zeker dat als je ditzelfde in een linux/unix omgeving zou doen het goed zou werken.

Je kunt hopen dat het misschien een makkelijk foutje is in een macro, maar een IT probleem is het na aanzien van je verhaal hoogst waarschijnlijk niet.