Hoofddocument gegevens invullen die automatisch in andere documenten worden ingevuld

[MarjoRoumen]

Ik wil, voor mijn bedrijf, graag één document maken waarin ik steeds gegevens van een nieuwe klant kan invullen plus adresgegevens, kadastrale gegevens etc.
Waarna in diverse andere documenten, op aangegeven plekken, deze gegevens ook automatisch worden ingevuld.

Als ik een nieuwe klant krijg wil ik graag in het hoofddocument de gegevens veranderen zodat deze weer in diverse documenten worden veranderen.

Dit omdat ik niet steeds maar weer dezelfde gegevens in allerlei documenten wil invullen.

Een formulier, sjabloon of macro werkt hierbij niet. (tevens een hoofddocument met subdocumenten werkt ook alleen maar als het een groot document is en dus ook niet bruikbaar)

Iemand enige idee of en hoe dit mogelijk is??

Ik heb al van alles op internet opgezocht maar kom niet tot een uitkomst.

 

[OctaFish]

Allereerst welkom bij HelpMij! Dat je geen oplossing vindt op het internet, verbaast me eerlijk gezegd niet, want ik denk dat je aanpak verkeerd is. Word (en documenten daarvan) zijn een typisch eindproduct, en als zodanig het resultaat van bewerkingen die in een eerder stadium hebben plaatsgevonden. Het document is in essentie ook niet meer dan een verzameling letters, waar je niet zo bar veel mee kunt.

In jouw geval bestaan de initiële handelingen uit het vastleggen van klantgegevens, op een zodanige manier dat ze oproepbaar zijn. Het werkproces zou er dus op ingericht moeten zijn dat je die klantgegevens op een makkelijke manier kan invoeren, simpel kunt muteren, je er goed op kunt zoeken en op basis van die gegevens verschillende (soorten) documenten kunt genereren. Voor dit soort activiteiten is Word veruit het minst geschikt (ok, Powerpoint wint het hier nog met een paar lengtes voorsprong, maar dat zal je toch echt niet overwegen voor zo'n klus ). Je moet dus kijken naar een programma waarin je gemakkelijk gegevens kunt invoeren en ordenen, en dan kom je al heel gauw uit bij Excel of Access. Dat laatste is in mijn ogen de beste oplossing, omdat je dan een totaaloplossing kunt maken, maar de leercurve daarvan is gigantisch, zeker als je het vergelijkt met Excel.

Je zou dus je gegevensbestand in Excel moeten maken, eventueel nog met een formulier erbij als je het echt mooi wilt maken. Maar je kunt met een standaard tabel in Excel al een heel eind komen. En het is makkelijk te maken, en goed te onderhouden. Op basis van dat gegevensbestand maak je dan je Word documenten, die je dan koppelt aan het Excel bestand. En dan maakt het niets meer uit wat er verandert: zodra je de documenten opnieuw genereert, heb je altijd de juiste gegevens. En in alle documenten die aan het gegevensbestand gekoppeld zijn. Je kunt vanuit Word zelfs de gegevens muteren als je zou willen!

De keuze voor een specifieke aanpak (samenvoegbestand of alles per document genereren met macro's) mag je zelf bedenken. Hangt een beetje af van hoe geautomatiseerd je het wilt hebben. Maar jouw aanpak zou ik nooit overwegen. Laat staan googlen

 

[MarjoRoumen]

Hartelijk dank! Ik had alleen de basis kennis van Word. Toen ben ik me er iets meer in gaan verdiepen en hoorde ik van sjablonen macro's etc maar blijkbaar had ik toch iets meer van Word verwacht. Het leek mij niet zo'n bijzonder moeilijke opgave maar enfin.

Ik was inderdaad ook al aan het proberen excel aan Word te koppelen via plakken speciaal, koppeling plakken Excel werkblad object. Dat is toch DE manier? Echter stuit ik daar weer op het probleem dat het woord uit excel niet op dezelfde hoogte komt te staan achter het 'gewone' Word woord. Dan kan ik wel de indeling veranderen in 'voor tekst' dan staat die op de goede hoogte alleen werkt dan de koppeling niet meer. Plus daarbij kan je het Excel bestand niet verplaatsen want dan is die alle koppelingen ook kwijt. Ben ik nu te ingewikkeld bezig of is het gewoon niet mogelijk wat ik wil?

 

[OctaFish]

Ik was inderdaad ook al aan het proberen excel aan Word te koppelen via plakken speciaal, koppeling plakken Excel werkblad object. Dat is toch DE manier?

Gelukkig niet, zou ik bijna zeggen .
Eerst het eerste misverstand maar eens uit de weg geruimd: Word is een tekstverwerker. Dat betekent dat je in beginsel letters in een stramien (A4 bijvoorbeeld) kwakt en die opmaakt. Die woorden zijn verder niet of nauwelijks terug te vinden. Word kan woorden tellen, spaties, zinnen, alinea's etc. maar kan jou zonder trucs nooit zeggen waar een specifiek woord staat. En al helemaal niet zo'n woord als basis voor een ander document teruggeven. Word is wél weer goed in het opvragen van gegevens uit databeheerpakketten zoals databases of Excel lijsten. En, dat ook, uit tabellen die in Word zijn gemaakt. Maar die fungeren dan min of meer als een Excel lijst. Maar waar Excel formules kan maken op basis van een celverwijzing, is dat in Word een heel stuk lastiger. Zo niet onmogelijk. Wil je dus databeheer doen in Word, dan ben je ongelooflijk aan het prutsen met allerlei VBA procedures, en het resultaat daarvan is dan nog altijd slechter als dat je de gegevens in Access of Excel zou opslaan.
Vergelijk het met soep eten, of een biefstuk: het eerste zul je zelden met een mes doen, voor het snijden van een biefstuk pak je vermoedelijk een (liefst scherp) mes. Dat wil niet zeggen dat je geen soep kunt eten met een mes, of een biefstuk kunt snijden met een lepel, maar je bent heel wat meer tijd en energie kwijt dan als je het juiste gereedschap had gepakt . En zo moet je jouw vraagstuk ook zien.

Je moet in ieder geval beginnen met je werkproces goed in kaart te brengen. Want dat bepaalt uiteindelijk hoe je gaat werken, en hoe je dus de automatiseringskant moet inrichten. Werk je vanuit je gegevensbestand (Excel lijst) en wil je met één druk op de knop een standaardbrief voor de actieve klant maken? Of werk je vanuit een geopend document, en wil je gegevens versturen? Gebruik je een CRM pakket en wil je van daar uit je gegevens kunnen bewerken, en de documenten genereren? Het kan allemaal, en dat is dan gelijk het antwoord op je laatste vraag: je bent nu even te ingewikkeld aan het denken, maar wat je wilt is absoluut mogelijk!

 

[MarjoRoumen]

Ahaa, ahaaa. Dat is duidelijke uitleg alleen heb ik nu nog minder idee waar ik het dan wel moet zoeken haha. Ik (c.q. mijn baas, werk bij een makelaar) wil in eeen document (dit kan dus ook excel werkmap zijn) gegevens invoeren van een klant plus de woning die hij gaat kopen en bijbehorende kadastrale gegevens etc. Dan moet in verschillende documenten(circa 8) op verschillende plaatsen bv de naam van de klant komen te staan of het adres van de woning. Maar dit zou dus ook 'ergens' in het taxatierapport midden in een zin kunnen zijn.

Aangezien wij steeds voor nieuwe klanten dit op dezelfde plekken moeten invoeren willen wij graag alles invullen op een hoofddocument waarna in al die andere documenten dit automatisch wordt ingevuld. Maar dus netjes tussen de woorden in. Anders moeten wel alle documenten in Excel zetten (maar dit zijn soms 20pag) en deze automatisch laten invullen, dat begrijp ik wel, maar als je tekst moet toevoegen is dit echt niet handig.

Er worden duidelijk dingen verwacht die ik in ieder geval niet kan

 

[OctaFish]

Het is volgens mij allemaal niet zo moeilijk. Die documenten die er uit moeten rollen kun je allemaal van te voren maken, en koppelen aan het Excel adressenbestand. Van de documenten maak je samenvoegbestanden, die je dus koppelt aan het Excel document. Je kunt de gekoppelde velden nu overal in je tekst neerzetten, en opmaken. Elk Word document heeft dus zelf de koppeling naar het Excel bestand, en volgens mij heb je dan niet meer een hoofddocument nodig. Al mag dat uiteraard wel.
Voor de uitvoer van je documenten heb je nu een paar opties. De simpelste (want daar hoef je weinig voor te programmeren) is om elk samengevoegd bestand apart af te drukken. Maar dit heeft een groot nadeel: je brieven zijn gekoppeld aan het complete adressenbestand, dus als je de samenvoeging gaat uitvoeren, heb je in beginsel een export van alle klanten. En als je de uitvoer per ongeluk gelijk naar de printer stuurt, heb je een probleem! Dat kun je ondervangen door voordat je gaat samenvoegen eerst een filter toe te passen op het document, namelijk de door jou gewenste klant te selecteren, en de rest niet. Maar dat moet je voor elk document doen, en dat is dus best wel omslachting. Het werkt, en je hoeft er niks voor te programmeren. Dat is het enige voordeel hiervan.

Beter is dus om ervoor te zorgen dat je gaat samenvoegen met een Excel bestand waar maar 1 record in staat: het actuele record. En dat is ook wel te doen. Je moet dan in Excel een macro maken die het actieve record naar een apart bestand kopieert. Dat bestand is dus ook gekoppeld aan de Word documenten, dus je moet altijd dezelfde naam gebruiken. Maar dat doet de macro wel. Je hebt dus eigenlijk 2 bestanden: het hoofdbestand met alle adressen, en een dynamisch bestand met één record dat elke keer opnieuw gevuld wordt met het gewenste record. Als je toch een macro maakt, is het niet zo heel moeilijk om dan ook gelijk de samenvoeging vanuit Excel te starten, en de gewenste documenten te genereren. En als je toch bezig bent: waarom dan niet ook een formulier maken met alle beschikbare documenten, waarop je aangeeft welke documenten je wilt samenvoegen/printen? Ben je helemaal dynamisch bezig .
Dát bedoel ik dus met nadenken over de werkprocessen .