Prive administratie digitaliseren

[MKK]

Hallo,

Ik ben nu al geruime tijd opzoek naar een overzichtelijke manier om mijn prive administratie te digitaliseren,veel dingen komen nu al per mail binnen in pdf vorm,maar heb ook nog veel op papier in mappen zitten.
Nu wil ik dit overzichtelijk en in de cloud/Nas zetten.

Zelf ben ik al bezig met een opzet, zo wil ik de bestanden yyyymmdd_product_winkel geven wanneer het gaat om garantiebewijzen, deze wil ik dan op datum van aankoop ordenen.
Nu heb ik zelf een PDF-scanner, maar lees ook dat het mogelijk is om met OCR te scannen, zouden jullie dit aanbevelen?

Digitaliseren van
Loonstrookjes
Facturen: gas/water/licht deze in aparte map
Aankoop/garantiebewijzen

Hoe doen jullie dit,en wat zouden jullie mij kunnen aanbevelen m.b.t. inscannen van documenten/opslaan/vernoemen van bestanden.


Alvast bedankt!

 

[Senso]

Volgens mij is met OCR scannen aan te bevelen. Dan kan de tekst herkent worden en kun je teksten zoeken in die documenten.
Mapnamen moet je natuurlijk zelf bedenken en dat moet 'groeien'.
Factuur
Brief
Loonstrook
Bestelling
etc.
Dus je scant een factuur in en dat wordt:
2020-12-16_Factuur Jansen_FD_00-00-0000_FN_00.00.00.00_Aanvulling
kan ook
Factuur Jansen_FD_2020-12-16_FN_00.00.00.00_Aanvulling
Kan ook met brief
2020-12-16_Brief Jansen_Onderwerp_

Zoeken kun je supersnel althans binnen de PC met de zoekmachine Everthing van Voidtools.
Typ brief ja en alle brieven beginnende met brief Ja staan op een rij en op datum.

Facturen:
Factuur Essent
Factuur Engie
Factuur Univé
kun je een aparte map voor maken maar hoeft niet, immers er staat in de filenaam al Factuur Essent

 

[femke98]

Ik heb 1 map gemaakt met het jaar. In die map zitten mappen met de namen van de maanden.
Als ik dan een brief krijg in mijn mailbox, zet ik deze in de map van de datum met daarbij de naam.
Dus: Vitens fatuur.pdf in de map oktober (ik noem maar iets)

Eigenlijk krijg ik niets meer per post dus dan is het super makkelijk. Maar een brief in je brievenbus kan je gewoon scannen en opslaan met een zelf gekozen naam en dan in de map zetten van het jaar en maand.

Als ik bijv. iets koop dan zet ik niet het bedrijf in de naam maar het artikel wat ik gekocht hebt. Vind ik veel makkelijker zoeken want vaak weet ik niet meer waar ik het gekocht heb, maar wel wat ik gekocht heb.

Zo doe ik mijn hele administratie van mijn eigen bedrijf, het is simpel en alles is terug te vinden omdat je er zelf een naam aanhangt.

 

[Senso]

dan in de map zetten van het jaar en maand.

Alles kan, maar het is voor het zoeken en sorteren gemakkelijker als je de datum en wat het is (factuur/brief/een e-mail is een brief) in de filename hebt staan.
Dus Factuur Vitens_2020-12-20_FN_00-00-0000_Omschrijving_Bedrag
of
2020-12-20_Factuur Vitens

Als je mappen maakt met een jaar of maand dan weet je vier jaar later niet waar die factuur zit. Heb je een goede filename dat heb je binnen één seconde het bestand. Als je beide doet is er natuurlijk niets aan de hand. Maar het is meer werk.
Een map waar alle facturen van Vitens in staan vind ik makkelijker. > Factuur Vitens

 

[femke98]

Het is maar wat je gewend bent. Ik vind het makkelijker per jaar en maand. Vitens komt niet veel vaak in het jaar, KPN elke maand. Als je dan op Vitens zoekt krijg je ook alle Vitens te zien, of alle KPNers.
Maar goed, wie ben ik. Ik geef alleen mijn optie en mijn manier van werken.

 

[Senso]

Volgens mij heeft MKK de hele digitalisering van zijn administratie al afgerond.

 

[MKK]

@Senso ,nog niet hoor! Staat op de planning voor in de kerstvakantie! Dan mooi de tijd voor.
Heb inmiddels de meeste formulieren digitaal in PDF formaat. Nu nog sorteren en een naam geven.

Garantiebewijzen
Facturen en energie-contracten deze heb ik inmiddels digitaal.

Als bestandsnaam ga ik waarschijnlijk voor
Yyyymmdd.

M.b.t de bestandsnamen van garantjebewijzen ga ik voor yyyymmdd_product_winkel

@senso of zie ik nog dingen over het hoofd ?

 

[Senso]

Naamgeving is een kwestie van ervaring. Heb je voor de pc gekeken naar:
Zoeken kun je supersnel althans binnen de PC met de zoekmachine Everthing van Voidtools.

 

[MKK]

Nee,ken het programma niet. Werkt dit heel anders dan de verkenner van windows!?

 

[Senso]

Je kunt het niet vergelijken met de zoekfunctie in Verkenner. Het is honderd maal beter en duizend maal sneller. Je moet wel even eerst het menu helemaal doorlopen dan weet je waar "wat" zit. Regex en niet Regex kan een groot verschil in resultaat geven. Als je een klein beetje weet hoe het werkt dan kun je niet meer zonder. Everything maakt de eerste keer even een database van de schijven aan, en werkt met die database. Neem even de tijd om het te bekijken, je krijgt er geen spijt van. Onder Hulpmiddelen > Opties zitten de instellingen en onder Help de opdrachtregels en syntaxis (iets ingewikkelder). Maar met onder Zoeken > Uitgebreid zoeken en filters kun je alle zoekfuncties instellen. Maar ik werk vaak via het adres in het grote openingsvenster. Wil je naar de locatie dubbelklik je op de padnaam. Je kunt mappen en bestanden kopiëren etc. en naar Excel exporteren.

Heel vaak heb je telefoon en dan vragen ze klantnummers/polisnummers e.d. Dan typ ik kn a/b/c/ en ik heb het klantnummer. Dat soort trucjes kun je allemaal gebruiken.

 

[MKK]

@senso klinkt als een welkome aanvulling.
Ga het installeren en mocht ik vragen hebben laat ik het horen.

Gebruiken jullie ook naast de filename ok nog iets van GB2 dat refereert aan het originele blad dat zich dan in de map Garantiebewijs bevindt onder tabblad 2!?

Of is dit wel heel erg ver gezocht ?

 

[Senso]

Gebruiken jullie ook naast de filename ok nog iets van GB2 dat refereert aan het originele blad dat zich dan in de map Garantiebewijs bevindt onder tabblad 2!?

Helaas kan ik dat niet volgen. Met zoeken in documenten heb ik vrijwel geen ervaring.

 

[MKK]

Oké,mijn insteek daarmee was dat ik dan bv. Bij belangrijke documenten ook in de filename staat in welke map het originele document zit.

Deze mappen heb ik op zolder staan. Wanneer ik iets moet vinden kan ik dit aan de hand van de digitale versie terugvinden in de map.

 

[femke98]

M.b.t de bestandsnamen van garantjebewijzen ga ik voor yyyymmdd_product_winkel

of zie ik nog dingen over het hoofd ?

Een naam aan een document hangen is een kwestie van hoe jij het wilt. Wat vind jij makkelijk? Niet wat een ander makkelijk vind, want dat is geen garantie dat dat voor jou werkt.
Maar goed, mijn antwoorden doen er denk ik niet toe.

Succes ermee.

 

[Senso]

Deze mappen heb ik op zolder staan. Wanneer ik iets moet vinden kan ik dit aan de hand van de digitale versie terugvinden in de map.

Je hebt gelijk daar had ik niet aan gedacht en een dergelijke opzet heb ik niet. Maar die mappen op zolder hebben die dan een codering? Dan koppel je die toch gewoon aan de filename. Dus je hebt als naam op zolder:
mapA
mapB
mapC
of verzin maar wat en dan zet je achter de filename waar die in thuis hoort ;mapA
dat is een variant op een "tag"
als je dus wilt weten in welke map het document zich op zolder bevind typ je in de zoekmachine Everything ;mapA
en je krijgt alles wat ;mapA gecodeerd is.