Welke indeling/gegevenstype gebruik ik best voor deze situatie?

[stateofextasy]

Ik ben op mijn werk een database van alle adressen aan het opstarten.
Om een beetje een overzicht te geven: ik zit momenteel met ongeveer 40 verschillende Excel-lijsten met adressen, o.a. "activiteit 1", "activiteit 2", "dokters", "lidverenigingen"...
Daar komen geregeld lijsten bij, wanneer er nieuwe activiteiten zijn, bijvoorbeeld.

Het gebeurt vaker dat 1 persoon in meerdere lijsten voorkom, bijvoorbeeld een dokter die aanwezig was bij activiteit 1 & 2.

Ik dacht eerst simpelweg tabellen te maken, met telkens alle mensen in die categorie, maar...
dan zit ik met het probleem, dat als een adres verandert, ik dat op meerdere plaatsen moet gaan aanpassen.

Ik kreeg de tip om 1 grote tabel te maken, met dan 40 keer een ja/nee veld per categorie, maar dat lijkt me ook eerder omslachtig...
Er komen trouwens regelmatig nieuwe categoriën bij, na een activiteit en dergelijke.

Hebben jullie misschien goeie tips?

P.S.: ik heb eigenlijk totaal geen ervaring met Access, maar ik wil echt van het geklooi met Excel af.
Telkens we een verzending moeten doen naar X aantal groepen, is het kopiëren en plakken in 1 excelbestand en dan alfabetisch sorteren om de duplicaten eruit te halen..

 

[OctaFish]

De juiste oplossing is eigenlijk heel simpel: een tabel met de persoonsgegevens, een tabel met de activiteiten en een tabel met de koppelingen tussen die twee. In de koppeltabel sla je dus een PersoonID op en een ActiviteitID. Als iemand in 3 categorieën valt, maak je in die tabel dus 3 records. Op basis van de koppeltabel (of de persoonstabel) maak je een formulier, en in een subformulier (op basis van Personen in dit geval) zie je dan welke activiteiten bij die persoon horen. Met zo'n constructie kun je alle kanten uit, ook heel simpel categorieën toevoegen bijvoorbeeld.