Je hebt, neem ik aan, geen applicaties gemaakt, maar een paar databases in Access. Dat is namelijk de applicatie. En uit je verhaal maak ik op dat het om databases op het werk gaat. Dan heb ik goed nieuws voor je, en slecht nieuws. Je collega’s mogen deze databases niet mee naar huis nemen, want zij zijn niet de eigenaar van de databases. Dat is het goede nieuws. Het slechte nieuws: jij mag dat ook niet, want voor jou geldt hetzelfde. De databases zijn namelijk eigendom van het bedrijf. Tenzij je ze als ZZP-er hebt gemaakt, en een contract hebt voor het ontwikkelen van de databases.
Dat maakt ook het gebruik hopelijk duidelijk, want dat wordt ook bepaald door het bedrijf. Jij hebt, ook al heb jij de databases ontwikkeld en gemaakt, dus geen enkele zeggenschap over het gebruik van de databases, of zelfs de intellectuele rechten ervan.
Doorgaans maak je een database voor een bepaald doel, (ik in ieder geval wel) en een database zal dan ook zelden gelijk voor een ander doel gebruikt kunnen worden. Iemand anders zal dan ook niet gelijk wat kunnen doen met een database, zonder daar van alles aan te veranderen. Waarom je dat zou willen tegenhouden, is mij overigens een raadsel. In mijn situatie is het makkelijk, er zijn bij ons maar een paar mensen die een door mij gemaakte database snappen, laat staan dat ze hem kunnen aanpassen. Bij mij gebeurt dat dus niet.
Als jij collega’s hebt die dat wél kunnen, waarom zou je dat dan willen tegenhouden? Ik neem aan dat ze de (kopie van de) database willen gebruiken voor een ander bedrijfsdoelstellingen. In het kader van het zo optimaal mogelijk uitvoeren van de bedrijfsprocessen, zou je dat moeten aanmoedigen i.p.v. tegenhouden.
Een ander punt is dat je wilt voorkomen dat collega’s de database verkeerd gebruiken, al dan niet met opzet. Dat laatste lijkt mij een taak voor een manager (waarom zou je moedwillig een database om zeep willen helpen?) maar verkeerd gebruik van een database wil je natuurlijk voorkomen. Ik denk dan aan per ongeluk records verwijderen of gegevens muteren. Sowieso vind ik dat gebruikers niks in de tabellen te zoeken hebben, dus dat gooi ik altijd al dicht. Gebruikers dienen altijd van formulieren gebruik te maken. Doe je dat, dan kun je de meeste vormen van verkeerd gebruik prima afdichten.
Of je dat met een FE-BE constructie doet, maakt niet eens zoveel uit. Ik doe dat zelf wel, omdat ik het handiger vind als een gebruiker zijn eigen FE heeft. Die wordt dan centraal uitgerold als er een nieuwe versie is. Als een gebruiker dan iets vernaggelt aan de FE, dan weet je a) wie het gedaan heeft en b) heeft het geen gevolgen voor de overige gebruikers. Daarnaast werkt het het snelst.
Wat ook een optie kan zijn, maar dat is weer een stukje bedrijfspolicy, is dat maar een paar mensen de volledige Office versie hebben, dus met Access, en de gewone gebruikers niet. Die werken dan met een (gratis) runtime versie van Access. Grote voordeel: alles werkt (althans: zou moeten) en ze kunnen niets aanpassen in de database. Dat kan alleen met een volledige versie.
Overigens kom ik het niet tegen: gebruikers die zelf in een (ontwerp van een) database gaan wroeten. Een gebruiker wil maar één ding: optimaal zijn/haar werk doen. En met welk programma dat is, boeit niet. En zo hoort het natuurlijk ook. Neemt niet weg dat jij niet de eerste bent die gebruikers wilt ‘verbieden’ om zelf in het ontwerp te gaan knutselen. Ik denk dan: “zo de waard is, vertrouwt hij zijn gasten”. En ik ben dus nog nergens tegengekomen dat mensen moedwillig een van mijn databases heeft willen slopen.
