Documenten in Tabellen invoegen

Hoi,

Wij hebben een boekhoud access database.
Facturen, offertes, documenten ed kunnen via een link geopend worden in de database.
Nu vraagt men of het mogelijk is om de facturen, offertes, documenten ed te importeren in tabellen.
Maw ingesloten in de database.
Omdat de facturen, offertes, documenten ed nu in bepaalde folders worden bewaard maar niet iedereen heeft toegang tot deze info.
Folder rechten zijn strenger ingesteld.
Ook het feit dat personen folders hernoemen of documenten verplaatsen doet deze vraag rijzen.


Iemand ervaring met dergelijk probleem en een natuurlijk ook een oplossing

Thx

test1000 zei:

Ook het feit dat personen folders hernoemen of documenten verplaatsen doet deze vraag rijzen.

Klik om te vergroten...

Elk systeem staat of valt met het juiste gebruik ervan. Gebruikers die dit soort onzinacties uitvoeren, vinden ook wel een manier om een document uit een tabel te verwijderen, en dan ben je net zo ver van huis. Mij lijkt het dus eerder een kwestie van de gebruikers correct instrueren, en zorgen dat ze de bestanden dus niet kunnen verplaatsen. Bijvoorbeeld door ze in een kopie van een geopend document te laten klooien.
Documenten in een database opslaan heeft alleen maar tot gevolg dat je db heel snel heel groot wordt, en je voor je het weet tegen de maximale grootte aan komt te zitten. En áls er een keer een document door een gebruiker wordt verwijderd, en je moet later een oudere kopie terugzetten, ben je alle latere mutaties ook kwijt. OF kost het een hoop werk om de db weer te synchroniseren.

Ik zal dat dus nooit doen, documenten opslaan binnen de database. Bij mij gaan de documenten altijd op een netwerkschijf waar de gebruikers gewoon bij kunnen. Die schijf loopt elke dag mee met de backup, dus als er onverhoopt iets fout gaat met een document, is het zo hersteld. En dan is een kort 'praatje' met de dader doorgaans voldoende om de betreffende persoon weer in het gelid te krijgen. Systemen omgooien om gebruikersmisbruik te voorkomen? No way!
Ik heb zelf dus geen ervaring met het importeren van documenten, en sta ook niet te popelen om die op te doen. Zal vast kunnen hoor, en ik hoop voor je dat iemand er net zo als jij over denkt, en daar dus een procedure voor heeft. Mijn advies: hou het lekker zoals het is, en pak het echte probleem aan: de gebruikers.

Nee, nee.
Uw mening is goed gefundeerd dus het zal blijven zoals het is.
Dus 'no structure' wijziging in de database maar 'mental' wijziging bij de gebruikers.

Lijkt mij de verstandigste weg . Ik kom het zelf ook wel tegen hoor, dat bepaalde zaken fout kunnen gaan, en dat er dan op voorhand beslist wordt om dat mogelijke 'lek' dan helemaal dicht te spijkeren. Terwijl het dan eigenlijk gaat om een verkeerd gebruik van het systeem, dat met simpele werkinstructies is op te lossen. Het tekent (vind ik) vaak ook de (werk)mentaliteit binnen een afdeling/bedrijf: de leiding vertrouwt het personeel niet en gaat er zonder meer van uit dat het personeel de intentie heeft om systemen onderuit te halen. Terwijl die gebruiker doorgaans alleen maar op een makkelijke, snelle en correcte manier zijn/haar werk wil kunnen doen. En als je dan gaat kijken wat er daadwerkelijk fout gaat/is gegaan, dan blijkt dat maar zó'n klein percentage te zijn, dat je je kunt afvragen of de noodzakelijke investeringen (financieel, werkuren) wel gerechtvaardigd is.