Access database converteren naar Excel tabellen met formulieren

Mij lijkt het hele proces iets dat bepaald geen schoonheidsprijs verdient. Een nieuw systeem implementeren kan natuurlijk altijd wel een keer (de tijd staat immers nooit stil) maar bij elke organisatie zou het borgen van informatie voorop moeten staan; ik heb het gelukkig nog nooit meegemaakt dat er een nieuws systeem werd geïntroduceerd zonder dat de 'oude' noodzakelijke data kon worden meegenomen. Lijkt mij essentieel . Maar goed, daar ga jij niet over, en jij zit nu met de consequenties.

Ik krijg nu de indruk dat de functionaliteit van de Access database nog niet in het nieuwe systeem zit, maar wel gaat komen. En dat er nu dus sprake is van een overgangssituatie. In dat geval is het helemaal een bizarre gedachte van 'de leiding' om nu alles om te zetten naar Excel, tegen alle moeite en kosten afgezet die daar mee gemoeid gaan. En die dan altijd een situatie gaat opleveren die stukken minder goed is dan wat er nu gebruikt wordt. Ik zou pertinent weigeren om daar aan mee te werken, omdat het a) jouw werkterrein niet is en b) omdat je de benodigde kennis zelf niet in huis hebt.
Daarnaast moet je de baas maar even laten bellen, dan zal ik hem/haar wel even vertellen wat een onzalig plan hij/zij heeft bedacht . (En dan druk ik het heel netjes uit )

Hallo, in mijn ervaring is het weghalen van Access niet in de eerste plaats een bezuinigingsactie, maar eerder een data beschermings maatregel, zeker na het invoeren van de GDPR. Als er her en der Access bestanden bestaan moeten deze ook door de audit kunnen gekontroleerd worden, en bij het niet naleven van de GDPR regels kan het bedrijf tegen een boete aankijken. Verder wil men ook vermijden dat dezelfde gegevens op verschillende plaatsen worden bijgehouden. Een groot minpunt is ook dat de Access databases niet altijd de volledige bedrijfsregels implementeren. Als de ontwerper de firma verlaat kan er ook een probleem ontstaan. Dit zijn volgens mijn ervaring de voornaamste redenen om geen Access databases meet te dulden in een bedrijf.

Interessant verhaal van Noella, maar het bevat geen enkele gangbare verklaring/reden om de hele handel dan maar om te zetten naar Excel. Want daar gelden de genoemde bezwaren nog 10 keer harder! Dus of Johan hier wat aan heeft? Ik heb zo mijn twijfels...

En anders moeten ze het gewoon goed uitleggen waarom....

Michel, de omzetting naar Excel was maar een idee van mij als optie omdat wij onze plan moeten trekken. Vandaar ook deze vraag of het wel de moeite loont of uberhaupt mogelijk is. Bezint eer ge begint hé?
Wat GDPR betreft en audit zie ik niet echt in wat het probleem is; onze Databases staan op een intern bedrijfsnetwerk van de CITRIX (welliswaar verloopt het over internet en niet over een intranet) maar dat geldt ook voor CEVI. Dan moet ze Word, Excel en zo meer ook maar weghalen of ieder document met een paswoord van meer dan 28 karakters beveiligen zeker? We hebben naast onze gewone rapportering ook GDPR conforme rapportering, leuke aan Access is dat je dat in een handomdraai ogenblikkelijk kunt aanpassen zoals de audit of inspecteurs dat willen .
Het nieuws dat Access verdwijnt vanaf 1-1-2020 komt eigenlijk van één persoon van de ICT die dat vernomen had op een cursus gegeven door een firma van databases of zo maar ze had beter even gechecked op internet om te zien dat het enige nieuws daaromtrent is dat Microsoft hun gewone ondersteuning op 23-10-2019 vervangt door een uitgebreide ondersteuning op 24-10-2019. M.a.w. met verkoopspraatjes hebben die lui paniekvoetbal bij onze mensen veroorzaakt in de hoop hun softwarepakketten te kunnen slijten.
Wel is het zo dat we ondertussen de tablets zien uitgerold worden met daarop de Feline software die CEVI al enige tijd ontwikkelt en dat het heel mooi en gebruiksvriendelijk oogt én werkt. (Als het draadloos netwerk mee wilt natuurlijk). Ik vind dat dit project zeker de volle steun moet krijgen van iedereen want er zit enorm potentieel in om de kwaliteit van de ouderenzorg te verbeteren. Maar dat mag niet tenkoste gaan van andere zaken zoals de administratie ook al is het maar tijdelijk. En dat we straks geen zorg meer gaan kunnen bieden als internet niet werkt baart mij persoonlijk ook zorgen maar dat is niet voor deze thread.

Dus als ik het goed begrijp een storm(pje) in een nog bewegend glas water? Kwestie van even de juiste persoon van het belang van de huidige situatie duidelijk maken en nog even doorgaan met de huidige processen? Lijkt mij nog steeds verre te prefereren . Ik heb nog nergens gelezen dat Acccess gaat verdwijnen; lijkt mij ook niet logisch. Hooguit een aanpassing van het licentiemodel. En dat is dan een financieel verhaal, geen technisch.

Werken met een tablet (en WiFi) mag geen probleem zijn, als de tabletten ook zonder connectie kunnen werken. Dan is het alleen een kwestie van de synchronisatie die af en toe uit de pas kan lopen. Ik weet niet of dat in de zorg een probleem kan zijn; bij ons in ieder geval niet. Levert hooguit wat ongemak op. En in het ergste geval: minder bonnen. Maar daar hoor je het publiek nooit over klagen .

1-1-2020 is nog ver maar toch ook weer niet als je iets nieuws moet maken, testen, etc...
In elk geval krijgen we toch geen gehoor van bovenaf.
Als er geen connectie is met de server van CEVI kan je niks doen, je ziet een of ander wieltje draaien met daaronder loading of connecteren.
Er zijn al patiënten van mij hun operatie uitgesteld omdat ze bij de opname in het ZH 's morgens hun Identiteitskaart niet konden inlezen aan de defecte aanmeldingszuilen.

Mooi dat je betrokken bent Johan maar.... het is niet jouw probleem.
Laat gebeuren wat gebeuren gaat en steek je neus niet (goedbedoeld) in een wespennest.

Tardis, ouwe rot en ervaringsdeskundige

Ik zou een Worst Case scenario schrijven zodat de ogen open gaan wat er werkelijk gaat gebeuren als dit niet rond komt.

1-1-2020 is nog ver maar toch ook weer niet als je iets nieuws moet maken, testen, etc...
In elk geval krijgen we toch geen gehoor van bovenaf.

Klik om te vergroten...

De termijn is duidelijk en aardig krap..... de complexiteit is best groot en het afbreukrisico ook.

Is het eigenlijk wel jouw case?
Ben jij deel projectleider hiervan of een van de teamleden die wat moet gaan leveren? Hoe zit het dus met de verantwoordelijkheden. Iets op iemands bord leggen is niet hetzelfde als verantwoordelijk zijn hiervoor.
In beide gevallen kun je het best maar zo een worst case rapportage maken, hoeft niet lang te zijn.

Ik vind dat dit project zeker de volle steun moet krijgen van iedereen want er zit enorm potentieel in om de kwaliteit van de ouderenzorg te verbeteren.

Klik om te vergroten...

Tuurlijk als het niet gedragen wordt... dan wordt het niks.
Maar als een essentieel onderdeel niet er is of goed genoeg werkt?

OctaFish zei:

Ik krijg nu de indruk dat de functionaliteit van de Access database nog niet in het nieuwe systeem zit, maar wel gaat komen. En dat er nu dus sprake is van een overgangssituatie. In dat geval is het helemaal een bizarre gedachte van 'de leiding' om nu alles om te zetten naar Excel, tegen alle moeite en kosten afgezet die daar mee gemoeid gaan. En die dan altijd een situatie gaat opleveren die stukken minder goed is dan wat er nu gebruikt wordt. Ik zou pertinent weigeren om daar aan mee te werken, omdat het a) jouw werkterrein niet is en b) omdat je de benodigde kennis zelf niet in huis hebt.
Daarnaast moet je de baas maar even laten bellen, dan zal ik hem/haar wel even vertellen wat een onzalig plan hij/zij heeft bedacht . (En dan druk ik het heel netjes uit )

Klik om te vergroten...

Het verdient idd geen schoonheidsprijs, maar daarmee ben je er nog niet.
Ik denk dat de TS zsm moet aangeven dat er dus blijkbaar niet geleverd kan worden, het worst case scenario.
Zo doormodderen wordt er alleen maar kostbare tijd verloren.

Tardis maakt een punt, daarom dat wij hier onze plan trekken waar mogelijk en niet teveel aan de boom gaan schudden bij de directie of ICT; niet iedereen daar apprecieert opmerkingen van niet-ICT mensen. En een Worst Case scenario is nog niet aan de orde dacht ik.

Volgens mij maakte iedereen hetzelfde punt: het is niet jouw probleem .

Bedankt aan iedereen voor de brainstorming; het is inderdaad niet mijn probleem en ik laat de zaak betijen tot eind dit jaar en dan zien we wel.