Access database converteren naar Excel tabellen met formulieren

Ons directie heeft het lumineuze idee opgevat om onze MS Access te schrappen (en dus tegelijk ook onze bewonersdossier, wachtlijstdossier, personeelsadministratie, kine, animatiedossiers, etc....) en we moeten maar onze plan trekken in bv Excel. Reden daarvoor is mij onbekend maar als het van hogerhand komt is er niets tegen te doen. Is het doenbaar om in Excel een min of meer gelijkaardige functionaliteit in te bouwen zoals in Access dwz een gedeelde databaseachtige structuur met gebruikersformulieren en achterliggende gerelateerde tabellen waarbij je dan enkele automatische functies kunt inbouwen zoals meerdere rapporten afdrukken met een-druk-op-de-knop? Mijn databases zijn redelijk complex met talrijke VBA functies die de gebruiker met relatief weinig clicks veel functionaliteit geven daarom de vraag of het überhaupt wel kan in Excel.Of een ander programma? Of ergens een voorbeeld van een Excel database?

LibreOffice (Open Source) heeft Base. Zouden ze dat wel goed vinden.
Alleen moet je dat de data importeren in Base.
De rest moet je wel opnieuw opztten.
Met Base zou je in principe veel functionalitieiten van MS Access ook kunnne bereiken.
Base kan best aardig wat VBA aan, maar je zult dat in de nieuwe database zelf moeten implementeren.

Oriënteer je eens via Google, het is mij bespaard gebleven dus ik heb er geen ervaring mee maar een hele korte Google search zag ik wel dat er veel opties zijn.
Of via het Libre Office forum/online FAQs.

route99 zei:

LibreOffice (Open Source) heeft Base. Zouden ze dat wel goed vinden.

Klik om te vergroten...

Ik vermoed dat je niet helemaal snapt hoe bedrijven werken . Binnen een organisatie werk je met één Office pakket, vaak Microsoft zoals je wel kunt bedenken. Nog nooit ben ik bij een organisatie tegengekomen dat ze met twee verschillende (edoch identiek functionerende) suites werken. Is ook uiterst improductief. Zal ook vast niet gaan gebeuren in de situatie van Johan.

Binnen de Office licenties wordt er onderscheid gemaakt tussen suites mét, en suites zónder Access. Daar zit namelijk een prijskaartje aan: voor Access moet je extra betalen. Ik vermoed dan ook dat het besluit om met Access te stoppen een financiële achtergrond heeft. In mijn ogen een heel slecht besluit, want jouw Access database (ik ken ’m ook een beetje) is echt niet om te zetten naar Excel. Dat kost jaren programmeren... Dat lijkt mij dus een bizar slecht idee, want voor de kosten die daarmee gepaard gaan, kun je heel wat jaren een Access licentie hebben.

Is er wel informatiebeleid bij jullie? Als iemand besluit om Access er uit te gooien, dan moet daar op zijn minst een vervangend pakket voor in de plaats komen dat hetzelfde kan (liefst meer natuurlijk) zodat de bedrijfsprocessen geborgd blijven. Bij ons worden regelmatig pakketten vervangen, maar altijd door vergelijkbare oplossingen! En Access vervangen door Excel, getuigt niet echt van inzicht en beleid. Alsof de directeur van Barcelona besluit om Messi te verkopen, en te vervangen door zijn buurvrouw...

Ik zie dat je aan het crossposten bent geslagen . Ben benieuwd wanneer de moderator ingrijpt. Bovendien krijg je nu in twee verschillende draadjes dezelfde antwoorden (kort samengevat: niet doen; is een krankzinnige en peperdure stap terug).

Om even aan te haken bij het antwoord van VenA: je kunt dat nauwelijks ombouwen naar Excel, daar is iedereen het wel over eens. Ik zou dan ook zeggen tegen de directie: prima als jullie dat willen, maar ik ga dat niet doen want ik kan dat niet, en ik heb daar geen tijd voor. Geen Access? Dan is er dus geen systeem meer.
Knappe directie die (gezien ook het feit dat het blijkbaar niet om de licentiekosten gaat (zie je nu hoe onhandig het is om twee draadjes open te zetten?)) dan nog vasthoudt aan dit onzalige plan. Ik snap überhaupt niet hoe iemand weg kan komen met het plan om een applicatie weg te gooien zonder dat er een alternatief is, maar wellicht dat de politiek in België anders werkt dan hier .

Dag Johan,

ik werk op een IT-afdeling en heb verschillende keren een dergelijke beslissing gezien met verschillende redenen als achtergrond. Die hoeven niet altijd negatief te zijn. Ik ga ook niet gissen om het waarom in jullie bedrijf.
Je hebt wel een paar mogelijkheden: de beste is om, samen met IT, te bekijken of er een bedrijfssoftware pakket bestaat waarin jullie de data en functionaliteiten van jullie access bestanden kunnen integreren. Dit is veruit de beste oplossing.
Is die er niet, dan kunnen jullie een SQL express database (gratis van Microsoft) installeren (of als jullie geen admin rechten hebben op je PC vragen om te installeren) en daarin de gegevens importeren die nu in jullie diverse acces bestanden staan. Eén SQL express server kan verschillende databases bevatten. Dan kunnen jullie één of meerdere Excel bestanden naar de SQL express koppelen. Misschien niet ideaal maar wel doenbaar.

Succes

De databases zullen het probleem niet zijn, denk ik al is een SQL Server (Express) backend altijd zinnig om te overwegen. Al maak je de constructie ingewikkelder, niet makkelijker omdat je nu ook nog een aparte server moet inrichten. Of de leiding daar op zit te wachten? Johan heeft een veel groter probleem: hoe krijg je alle automation uit de Access formulieren en rapporten in Excel? Dat blijft een simpel antwoord: niet, of tegen hele hoge kosten.
Als mij dit zou overkomen, zou ik de ‘downgrading’ in ieder geval niet op mijn bordje laten neerleggen. Leiding beslist, leiding lost op .

Een Excel front-end met een SQL backend is m.i. alleen zinnig als het om reporting gaat. Gaat het (ook) om data entry dan is Excel m.i. ongeschikt. Zoals al gezegd: Heel veel werk. En met een waarschijnlijk niet optimaal resultaat.

Excel is wel deelbaar, maar blijft ongeschikt voor een applicatie als deze.

We hebben het niet over een Cloud oplossing, maar over een databestand waar je met een Excel frontend op gaat werken. Daarvoor hoef je het Excel bestand niet te delen; elke gebruiker kan zijn eigen Excel bestand krijgen en koppelen met de database. Dat is echt geen probleem. Maar, zoals jk (en zo'n beetje iedereen die erop reageert) opmerkt: Excel is ongeschikt om op dezelfde manier te werken als het in Access kan. Is ook logisch; Microsoft zou niet beide programma's in de lucht houden als ze hetzelfde konden en deden .

Dat andere oplossingen ook een grote kostenpost gaat worden lijkt me logisch.

Goed punt:

Leiding beslist, leiding lost op .

Klik om te vergroten...

Maar uit de praktijk weet ik dat het dan soms toch moet bij weerbarstige directies. En vergeet vooral het cultuurverschil niet tussen Belgie en NL. Mijn ervaring is dat je in B echt niet zo van stapel kunt lopen als in NL bij dit soort zaken.

Dus dan helaas maar 2 office pakketten waarvan je voor de rest alles van MS Office gebruikt en alleen Base van LO.
Libre Office kan prima dienen front-end met een SQL DB, zag ik online. er zijn zelfs Youtube filmeje van hoe je dat kunt opzetten.

Tja... tis niet gratis/heel veel werk, mee eens, als je een flinke en goed werkende Access DB hebt... eer dat je in Base weer zover bent.
Excel benaderingen neem ik niet serieus.

En gewoon de access database in stand houden? En deze (inclusief formulieren) aanroepen vanuit Excel?

Ik dacht dat het net het punt was dat men Access niet meer kan gebruiken, dus dat valt weg. Ik denk dat de beste oplossing hier is: ga met de IT afdeling spreken en zoek samen een oplossing. Als Johan zelf tot de IT afdeling behoort heeft hij waarschijnlijk voldoende rechten om een SQL of andere oplossing te implementeren die strookt met de filosofie van het bedrijf.

Je hoeft access niet te hebben om gebruik te maken van een access database

Maar zonder Access heb je ook de functionaliteiten niet van Access, alleen de data. En daarmee is de vraag rond en ben je weer terug bij af .

@ octa OK, ik was in de veronderstelling dat je een access-form kunt openen vanuit excel en daarmee de functionaliteit..

Dat kan, mits je Access hebt draaien. Maar dan kun je net zo goed (wat zeg ik nou: vele malen beter) Access blijven gebruiken. En dat schijnt nu het probleem te zijn: Access moet weg . Besluit van een of andere doorgedraaide bestuurder daar .

Als het een bezuinigingsmaatregel is, zou ik voorstellen 1 Access-licentie voor de ontwerper, en de gratis runtime versie voor de gebruikers.

Johan heeft daar in de (inmiddels afgesloten) draad al antwoord op gegeven:

Verder heeft geen zin met de vergelijking te maken met de gratis runtimeversie van Access; ze betalen voor de volledige versie van de Office op hun Citrix omgeving. Er zijn blijkbaar in de RVB van onze VZW mensen die gewoon er niets moeten van weten; beetje zoals in de politiek hé.

Klik om te vergroten...

Hé beste mensen alvast bedankt voor de fijne, opbouwende info en brainstorming. Even verder duiden dat ik dus niet van de IT ben maar een gewone kine die mijn plan heb leren trekken (dankzij Octafish en andere behulpzame lieden) in MS Access en tot nu toe op iedere vraag van onze dames een antwoord kon bieden met een zogezegde druk-op-de-knop. Ik heb dus helemaal niets in te brengen bij de directie van de VZW.
Onze instellingen hebben enkele jaren GERACC gebruikt naast de access en wij zijn dus sinds dit jaar overgeschakeld naar CEVI Zorg+. Wat dat vooral niet leuk was bij het opstartten van beide paketten dat alles opnieuw moet ingevoerd worden en er dus geen bagage, historiek, etc... kon overgenomen worden. De rapportering die je oa. nodig hebt voor controle van de overheid en beleidvoering ontbrak grotendeels in GERACC en moet nog opgebouwd worden (weeral) in CEVI en dat mogen/kunnen we niet zelf doen.
We krijgen nu ook tablet PC's waarmee we dus alles als zorgkundigen, kine, verpleegsters, etc.... registreren wat we doen, observeren, etc..... Als je bewoner tegenwoordig een scheet laat moet dat geregistreerd worden.
Er lopen hier nu al enkele nieuwe IT'ers full-time rond om al die systemen en hardware uit te rollen, wat het kostenplaatje daarvan is .......
Grootste probleem is dat er voor onze administratie van het WZC voor de bewoners en wachtlijst (nog) niets is voorzien en dat ze dus in een gat vallen als de MS Access wegvalt. Een opnamedossier kan tot 34 verschillende formuliertjes bevatten per bewoner en je kan wel denken dat als je dat allemaal moet personaliseren met de hand geschreven dat dat veel werk vraagt laat staan dat het proper is. Vroeger deden ze dat gekoppeld via Excel in Word maar dat was hééél langdradig. MS Access maakte daar korte metten mee door alles in rapporten om te zetten, via een formulier konden ze kiezen welke rapporten ze wilden na elkaar afdrukken en dan hadden ze maar één knop te drukken. De printer was een paar minuten bezig maar de dames konden ondertussen iets anders doen.