Access database converteren naar Excel tabellen met formulieren

Ons directie heeft het lumineuze idee opgevat om onze MS Access te schrappen (en dus tegelijk ook onze bewonersdossier, wachtlijstdossier, personeelsadministratie, kine, animatiedossiers, etc....) en we moeten maar onze plan trekken in bv Excel. Reden daarvoor is mij onbekend maar als het van hogerhand komt is er niets tegen te doen. Is het doenbaar om in Excel een min of meer gelijkaardige functionaliteit in te bouwen zoals in Access dwz een gedeelde databaseachtige structuur met gebruikersformulieren en achterliggende gerelateerde tabellen waarbij je dan enkele automatische functies kunt inbouwen zoals meerdere rapporten afdrukken met een-druk-op-de-knop? Mijn databases zijn redelijk complex met talrijke VBA functies die de gebruiker met relatief weinig clicks veel functionaliteit geven daarom de vraag of het überhaupt wel kan in Excel. Of een ander programma? Of ergens een voorbeeld van een Excel database?

Het is moeilijk in te schatten of je database kan worden overgezet naar Excel. Meer nog dan van de complexiteit hangt dat af van de omvang. In Excel moet je liever niet meer dan 50.000 records hebben terwijl Access makkelijk 500.000 aankan. Is de Access-runtime misschien een optie? Die's gratis maar vereist wel een database die helemaal 'af' is want je kunt het ontwerp dan niet meer wijzigen. Er is ongetwijfeld gespecialiseerde software beschikbaar voor wat jij doet maar daar is met wat je erover zegt geen zinnig advies te geven.

Dat er betere oplossingen zijn dan datgene wat er ons te wachten staat is ongetwijfeld zo, maar dat is niet aan de orde voor mijn vraag; er wordt gewoon geen gehoor gegeven; de directie heeft voor CEVI gekozen en denkt dat daarmee alles op te lossen is qua administratie maar dat is niet zo. Ze kunnen bv nog niet eens een EID uitlezen in CEVI (voor mij toch het minimale vertrekpunt qua basisgegevens van een persoon), dat komt nog zeggen ze bij de ICT afdeling maar dat hebben we met GERACC jaren geleden ook gehoord en het is er nooit van gekomen. Mijn vraag is gewoon of het op een redelijke manier te doen is om iets gelijkaardigs als een gedeeld databasesysteem op te bouwen in Excel. We geraken bijlange niet aan de record getallen die je daar opnoemt, dus dat is geen probleem. Verder heeft geen zin met de vergelijking te maken met de gratis runtimeversie van Access; ze betalen voor de volledige versie van de Office op hun Citrix omgeving. Er zijn blijkbaar in de RVB van onze VZW mensen die gewoon er niets moeten van weten; beetje zoals in de politiek hé. Ik heb even een PNG gemaakt en bijgevoegd van een van de beheerpagina's van ons bewonersdossier waarin je het aantal tabellen, queries, vba functies, rapporten, etc... ziet, misschien helpt dat verder? En mijn databases VBA modules zijn netjes gecompileerd en worden ook in verschillende huizen van onze groep als .accde Front End versie gekoppeld aan een Back End accdb op de Citrix server.

Hallo,

Binnen Excel geeft het, mijn inziens, meerder mogelijkheden zoals Power Pivot, Power Query, Power BI e.d.
Google daar eens op.

Mvg
Peter

Ik denk niet dat je er veel mee opschiet als iemand hier roept dat het kan (of niet). Kennelijk moet je roeien met de riemen die je hebt. Alle verandering is opnieuw beginnen en alle begin is moeilijk. Mogelijk wordt jullie administratie minder high-end.

Los van alle applicaties die je noemt, is het een kansloze missie om het in excel te proppen. Een Access database, met in het plaatje te zien aantal objecten, kost je een paar jaar om het in Excel na te bouwen.

Niet prettig om te lezen: Waarschijnlijk wil het management van jouw database af en zijn ze opzoek naar iets beters of met minder risico met maar 1 beheerder. Er is niet voor niets een vacature opgesteld voor een beleidsmedewerker ICT.

Mijn advies: Heel slecht idee om hier Excel voor te gebruiken. Van de honderden Excel projecten die ik in de afgelopen 25 jaar gedaan heb zijn de lastigste twee (en de mislukte!) beide projecten waar eigenlijk MSAccess of een andere database applicatie gebruikt had moeten worden (maar de klant wilde dat niet).
Een bestuur dat niet luistert naar de medewerkers heeft een probleem...

Loop even langs bij je plaatselijke gemeentehuis en vraag de dienst "burgerlijke stand" naar hun ervaringen met CEVI.
Ik geloof dat het nu eventjes weer beter loopt, maar bepaalde zaken zijn daar ook nog gewoon niet af.
Tja, soms heeft het ook te maken met de onwil om bepaalde zaken te gebruiken (boven vs onder de taalgrens, maar dat mag je niet luidop zeggen).
eID-lezers zijn normaliter wel geintegreerd, iedere gebruiker moet 's morgens en na een instelbare timeout inloggen anders kom je er niet in.