Word documenten vullen vanuit Excel bestand

Goedemorgen,

Ik wil graag handmatig invulwerk wat makkelijker en minder foutgevoelig maken. Ik heb het gevoel dat ik iets over het hoofd zie bij onderstaande situatie, vandaar dat ik graag jullie input hierop ontvang.

Per klant wordt een (apart) Excel document met gegevens handmatig gevuld. Hier gaat het met name om financiële gegevens (getallen). Dit zijn omvangrijke bestanden met data op verschillende tabbladen. Voor elke klant, en dus voor elk Excel document bestaat daarnaast een apart Word document. In dit document worden periodiek en handmatig de getallen vanuit Excel overgenomen en in Word getypt. Dit zijn per klant ongeveer 30-40 getallen. Tijdrovend en risicovol. Dit moet veel makkelijker kunnen. Ik ben alleen nog even op zoek naar de beste methode. In grote lijnen is de opzet per klant gelijk, maar er zijn wel degelijk verschillen in de data die moet worden geïmporteerd. Per klant is er een Excel én een Word document die steeds bij aanpassing opnieuw, met een andere bestandsnaam, op een gedeelde schijf worden opgeslagen.

Ik ben bekend met mailmerge/ afdruk samenvoegen. Ik zou in elk Excel document een sheet kunnen maken waarbij de data voor het Word document wordt verzameld op één tabblad. Om vervolgens vanuit Word de mailmerge functie te gebruiken. Vervolgens kan vanuit Word het Excel bestand worden gekoppeld en de afdruk samenvoegen functie worden gebruikt. Dit vereist echter wel elke keer een aantal stappen en 'aantal kliks' in Word.

Is er een manier om dit makkelijker in te richten? Of is de mailmerge een mooie functie hiervoor? De data die in het Word document terecht komt kan wijzigen dus er moet enige flexibiliteit in zitten. De Word documenten zullen na het vullen sowieso nog handmatig bekeken, gecontroleerd en eventueel tekstueel aangevuld worden. De gebruikers die hiermee zullen gaan werken hebben basiskennis Excel zonder kennis van VBA en/ of functies als afdruk samenvoegen.

Alvast erg veel dank! :thumb:

TWDR zei:

Vervolgens kan vanuit Word het Excel bestand worden gekoppeld en de afdruk samenvoegen functie worden gebruikt. Dit vereist echter wel elke keer een aantal stappen en 'aantal kliks' in Word.

Klik om te vergroten...

Deze zinnen snap ik niet; een samenvoeging is doorgaans een koppeling met vaste gegevens die in het doeldocument (word) een plek krijgen. En vervolgens met één druk op de knop het document genereren.
Als je continue moet gaan sleutelen aan je document, isnAfdruk Samenvoegen niet geschikt.

Even los van het afdruk samenvoegen: de achterliggende gedachte is dat de data vanuit Excel automatisch gevuld wordt in het Word document.

Het betreft enorm veel getallen die handmatig worden overgetypt vanuit Excel naar Word. Bij het overtypen kunnen fouten worden gemaakt.

Ik ben op zoek naar een methode om deze getallen automatisch in het word document te zetten, vanuit het excel document.

En dan kom je (in beginsel) dus bij Afdruk Samenvoegen terecht. En dan herhaal ik dus mijn vorige opmerking: dat werkt alleen jofel als er vaste structuur in de data zit.
Zo niet, dan moet je het proces gaan automatiseren (Excel formulier en overhalen naar Word).

Ik heb even zitten prutsen met Afdruk samenvoegen maar dat werkt inderdaad niet optimaal. Ik zal toch verder moeten kijken naar andere oplossingen.

Zo niet, dan moet je het proces gaan automatiseren (Excel formulier en overhalen naar Word).

Klik om te vergroten...

Ik kan hier niet echt een beeld bij vormen. Hoe zou dit eruit moeten zien in grote lijnen?

Kijk, als je steeds wisselende gegevens hebt die naar je Word document moeten, en er zit geen structuur in, dan wordt het erg lastig om dat via Afdruk samenvoegen te doen. Dan is de enige optie een procedure maken die het Word document vult vanuit Excel. Dat is uiteraard veel meer werk, omdat je nog steeds moet weten welke gegevens je over wilt zetten. Vandaar een Excel formulier waar je de gegevens op verzamelt (via tekstvakken) en waarmee je Word opent met het gewenste document en Excel het formulier laat vullen.

Dat proces is zonder de bestanden uiteraard verder niet uit te leggen, omdat ik geen idee heb wat je nu precies allemaal wilt bereiken. Dus als je voorbeeldjes kan maken met dummy data, dan krijgen we hopelijk een beter beeld.