Agent commissie berekenen >> paar vraagjes

Hallo allemaal, voor mijn bedrijf moet ik elke maand de door onze (freelance) agenten verdiende verkoopcommissie berekenen en hen hier een overzicht van sturen. De agenten 'halen' voor ons de orders op bij de klanten en wanneer de order is gefactureerd en betaald, heeft de agent recht op zijn verdiende commissie. Uiteraard over de netto facturen, dwz de factuur waarde ex betalingskorting, btw, verzendkosten, etc. Helaas kan dit niet via ons administratie systeem :s

Ons admin systeem levert uiteraard wel de data, echter zit dit verstopt in verschillende rapporten en dat moet er dus uitgefilterd worden. Tot zover op zich geen probleem, want de berekening is vrij eenvoudig, dus daar zit het probleem niet. Mijn vraag gaat om het goed administreren en bijhouden ervan.

Op dit moment importeer ik de gegevens uit de rapporten via een csv export en verwerk ik deze via google spreadsheets. Ondanks dat er hier een aantal hele makkelijke functies beschikbaar zijn (de functie unique en filter o.a.) wil ik toch terug naar excel. Vanwege privacy en ook omdat ik toch tegen wat beperkingen in kennis van spreadsheets aanloop. Ik heb daartoe bijgevoegde excelsheet gemaakt. Het is heel aardig op weg, maar er zijn nog wat zaken die niet functioneel zijn en waar ik nu graag jullie hulp bij zou hebben.

Er zijn nog een aantal zaken die aangepast moeten worden, maar voor nu gaat het mij om het correct weergeven van de facturen waarover wij nog commissie verschuldigd zijn. Deze dienen per agent getoond te worden zodat ik vervolgens een rapport kan genereren (pdf print). Zoals gezegd lukte me dat in google vrij simpel door dmv een selectie veld de agent te selecteren, vervolgens werden ( mbv deze formule =unique({filter(Invoices!A3:A; Invoices!C3:C=B1;Invoices!B3:B<>"Payed")}) ) alle facturen getoond voor die agent welke aan de voorwaarden voldeden.

De facturen die getoond moeten worden moeten uiteraard bij de betreffende agent behoren en moeten bij "commision status" de status onbetaald hebben. Ik krijg dit in excel niet voor elkaar (heb te weinig verstand van matrix formules e.d.) En daarvoor wil ik jullie hulp vragen!

Mijn tweede vraag heeft betrekking op het vastleggen van de facturen waarvoor commissie betaald is. Wanneer een factuur door de klant betaald is en dit in het commissie rapport naar de agent kenbaar is gemaakt, dient dit vast te worden gelegd zodat die specifieke factuur niet nog een keer in een commissie rapport voorkomt. Ik ben van plan om dit met een macro te doen. Dwz het kopieren van de factuurnummers en commissie status naar een apart tabblad, zodat dit daadwerkelijk vast ligt en niet afhankelijk. Met vert.zoeken wordt vervolgens in het invoice details blad (waar de factuurnummers met een matrix formule worden getoond) de commissie status opgehaald.

Mijn vraag is nu hoe ik ervoor kan zorgen dat ik het veranderen van de commissie status (unpayed > payed) niet meer handmatig hoef te doen, omdat dit op zich foutgevoelig is. Dit moet gebeuren nadat een rapport (pdf) geprint is (bv met een macro oid).

Als laatste krijg ik in het tabblad "Invoice details" met de matrix formule die de unieke factuurnummers toont altijd in de eerste cel een "0". Op zicht geen big deal, maar het staat wel slordig en ik snap niet waar hij vandaan komt.

Heel benieuwd naar jullie reacties!

Best een lang verhaal wat is de vraag?:d

Komt de data zo kreupel uit jullie systeem of verwerk je het op een verkeerde manier? Het lijken mij geen .csv exports maar meer een opgemaakt rapport die je op de 1 of andere manier in Excel zet. Nummers als nummer, nummers als tekst, Datums als datums, datums als tekst. Kan je de data niet als 'flat text' uit het systeem krijgen? Kan je zo'n google spreadsheets document waarin alles wel werkt eens plaatsen?

Voor die reactie was ik al bang Maar ik lees altijd die vragen van2 regels waarbij je daarna maar moet begrijpen wat er bedoelt wordt , dan leek me het wat onduidelijk
De data komt weldegelijk via een csv bestand, maar ik heb dat al omgezet naar een excel formaat (beter leesbaar) en ja het komt krom uit ons systeem. Dat krijg je met Amerikanen :s

Mijn concrete vragen zijn;

1. Hoe moet ik het commissie rapport zo inrichten dat ik bij het selecteren van agent a, alleen de facturen te zien krijg welke bij hem horen en waarvan de commissie nog niet is betaald.
2. Hoe zorg ik ervoor dat ik het veranderen van de commissie status (unpayed > payed) niet meer handmatig hoef te doen, omdat dit op zich foutgevoelig is. Dit moet gebeuren nadat een rapport (pdf) geprint is (bv met een macro oid).

Ik zal mijn best doen om het google bestand te plaatsen (daar werkt overigens alleen het weergeven van de juiste facturen per agent, niet het vastleggen van de status). Echter zit ik met privacy gevoelige info, dus dat kost me even wat tijd..

Edit:

Hierbij de link naar het google spreadsheet doc, dit is zonder BTW berekeningen, maar dat maakt voor de werking niets uit.

Google spreadsheet commissie berekening

Als ik het bestand opsla als 'gewoon' Excel bestand dan lijken alle formules te werken.

Haha, ik wist helemaal niet dat dat kon Ga ik ook eens proberen!

Wel het hele nieuwe bestand voor niets gebouwd :s

Blijft de 2e vraag over.

Edit toch niet helemaal, als ik in het agent commissie raport een agent selecteer. verandert er niets. De juiste facturen worden niet getoond. Dus ook de eerste vraag blijft nog staan

Daar hebben ze in Excel draaitabellen voor uitgevonden.

Aaah, ja daar heb ik weinig/geen ervaring mee! Maar dit lijkt er qua functionaliteit inderdaad al heel aardig op!

Bedankt! Hier ga ik mee rommelen!

In hoeverre is het mogelijk om draaitabellen te customizen zodat het ook als print er een beetje gelikt uit ziet?

Met een draaitabel moet je een beetje spelen om te begrijpen hoe het werkt. Er zitten wel wat beperkingen aan qua mogelijkheden. Je kan de draaitabel natuurlijk ook als bron gebruiken voor een gelikte lay-out.

Ik was er inmiddels inderdaad achter dat het wat beperkt is, maar tegelijkertijd een prima bron voor een gelikte layout. Heb er nog niet heel lang mee gespeeld, maar zie bijgaand bestand.

Super bedankt!

Blijft alleen mijn tweede vraag over, hoe kan ik het correct vastleggen van de facturen waarvoor commissie is betaald automatisch vastleggen?