Excel niet deelbaar met anderen door link naar Access

Beste leden,

Ik weet niet zeker of mijn vraag beter past bij het Excel of Access gedeelte, maar ik probeer het hier maar. Het gaat om het volgende:

Ik heb een Excel database gekoppeld aan een Access-database (accdb). Wanneer ik iets update in de Excel-file, wordt dit ook geupdate in de Access-file.
Nu wil ik dat de Access-file geopend kan worden door meerdere personen. Dit is echter niet mogelijk, de 2e persoon krijgt de melding dat er al iemand in de file zit.
Is dit een bekend probleem van acccdb Access files? Ik heb het volgende al geprobeerd:
- Ouderwets de werkmap gedeeld in Excel
- De Excel file op Sharepoint gezet. Helaas krijg ik de melding dat alleen XML bestanden kunnen worden geïmporteerd vanuit een webadres
- De Excel file op mijn OneDrive gezet en gedeeld met een ander. Wanneer de ander de Excel file opent geeft dit geen probleem. Wanneer de Access wordt geopend, krijgt de ander een foutmelding dat de koppeling niet juist is
- Access Database gesplit in een front-end en back-end. Aangezien onze basis database al een accdb file is, kan deze niet worden gesplitst

Wie heeft er een oplossing voor mij, of is er geen oplossing?

Lennard

Lennard01 zei:

...Aangezien onze basis database al een accdb file is, kan deze niet worden gesplitst

Klik om te vergroten...

Deze snap ik niet: een gesplitste database bestaat doorgaans uit twee databases, die allebei een accdb kunnen zijn. Geen probleem. Al kun je ook een accde als Frontend gebruiken. Dus wat daar het probleem is?

Ik heb in het verleden regelmatig excel bestanden gekoppeld in een (FE+BE) database, nooit problemen mee gehad. Sterker nog: ik zou niet weten hoe ik jouw probleem zou moeten reproduceren. Kun je laten zien hoe de deling en beveiliging in je db is geregeld?

Als ik de database probeer te splitsen, geeft hij een melding dat hij geen tabellen kan vinden. Ik ga er vanuit dat dat komt omdat het een Access database (accdb) is die eigenlijk op de achtergrond een Excel db is door de directe koppeling met Excel. Ik zal zsm een printscreen posten.

Zoals ik het begrijp is je Access een front-end voor je excel bestand. Heb je al geprobeerd om iedereen zijn eigen Access front-end te geven gelinkt naar dezelfde shared excel file?

Een Excel file koppelen in Access is sowieso eenrichtingsverkeer; je kunt niet in Access het Excel bestand bewerken. Dus als Noella gelijk heeft, en je dus géén FE-BE gebruikt maar rechtstreeks in je Access database de Excel gegevens bekijkt, dan is de makkelijkste oplossing een kopie van de db uitzetten bij de gebruikers.

Je spreekt in dit geval ook niet over een Frontend, omdat je de gegevens niet kunt muteren in Access. Je hebt gewoon een database met een koppeling. Je zou nog kunnen overwegen om alles te automatiseren; dus vanuit Access een tabel maken waarbij je steeds op het moment dat het nodig is de Excel gegevens inleest. Je zou dan eventuele mutaties ook weer terug kunnen schrijven.

NoellaG zei:

Zoals ik het begrijp is je Access een front-end voor je excel bestand. Heb je al geprobeerd om iedereen zijn eigen Access front-end te geven gelinkt naar dezelfde shared excel file?

Klik om te vergroten...

Dat klopt helemaal. Ik heb inderdaad ook al geprobeerd iedereen zijn eigen Access Front-end te geven. Helaas krijgt een ieder dan ook de melding dat de file reeds in gebruik is. Dat doet mij vermoeden dat het ligt aan Excel, en niet aan Access.

OctaFish zei:

Een Excel file koppelen in Access is sowieso eenrichtingsverkeer; je kunt niet in Access het Excel bestand bewerken. Dus als Noella gelijk heeft, en je dus géén FE-BE gebruikt maar rechtstreeks in je Access database de Excel gegevens bekijkt, dan is de makkelijkste oplossing een kopie van de db uitzetten bij de gebruikers.

Klik om te vergroten...

Klopt helemaal. Het is tevens juist fijn dat alleen mijn afdeling de Excel file kan bewerken, anderen hoeven (mogen) daar niet in. Daarnaast is het dus juist goed dat het eenrichtingsverkeer is. Ik gebruik geen FE-BE in Access maar ik kijk inderdaad rechtstreeks naar Excel gegevens in de Access database. Ik wilde een FE-BE in Access maken om te kijken of dat mijn probleem op zou lossen. Ik zou graag je suggestie over het uitzetten van een kopie van de db bij gebruikers uitproberen, maar lost dat het probleem op dat er momenteel maar 1 gebruiker tegelijk in kan? Zo ja, waar doe ik dat?

OctaFish zei:

Je spreekt in dit geval ook niet over een Frontend, omdat je de gegevens niet kunt muteren in Access. Je hebt gewoon een database met een koppeling. Je zou nog kunnen overwegen om alles te automatiseren; dus vanuit Access een tabel maken waarbij je steeds op het moment dat het nodig is de Excel gegevens inleest. Je zou dan eventuele mutaties ook weer terug kunnen schrijven.

Klik om te vergroten...

Ok clear. Het terugschrijven is niet wenselijk, maar geen showstopper als het mijn probleem oplost. Ik moet alleen dan even uitzoeken hoe dat in zijn werk gaat.

OctaFish zei:

Fijn dat je één helper antwoord geeft, dan kan ik met een gerust hart afhaken...

Klik om te vergroten...

Ik was net bezig met een reactie Hoop dat je toch nog kunt helpen want je begrijpt het probleem in ieder geval en komt wat mij betreft met goede suggesties.

Lennard01 zei:

Het terugschrijven is niet wenselijk, maar geen showstopper als het mijn probleem oplost.

Klik om te vergroten...

Dat is niet mogelijk, tenzij je het programmeert. Dus van een showstopper kan geen sprake zijn

OctaFish zei:

Een Excel file koppelen in Access is sowieso eenrichtingsverkeer; je kunt niet in Access het Excel bestand bewerken. Dus als Noella gelijk heeft, en je dus géén FE-BE gebruikt maar rechtstreeks in je Access database de Excel gegevens bekijkt, dan is de makkelijkste oplossing een kopie van de db uitzetten bij de gebruikers.

Klik om te vergroten...

Blijkbaar heb ik deze oplossing niet juist begrepen. Je doelt op een eigen kopie van de db per gebruiker aanmaken? Als je dat bedoelt...…...ook dat lukt niet. Als ik een kopie maak van mijn accdb-database, geeft hij dezelfde foutmelding aangezien deze ook gebruik maakt van dezelfde Excel-file.

Misschien geen slecht idee dan om deze vraag naar het excel forum te verplaatsen, misschien hebben ze daar een betere oplossing. Het is trouwens ook handig om te weten welke versies van Excel en Access je gebruikt.

Lijkt mij niet handig, want er zitten geheid meer Access specialisten in het Access forum dan in het Excel forum. Ik wil er wel naar kijken, maar ik vrees dat het reproduceren best lastig gaat worden.

Lennard01 zei:

Nu wil ik dat de Access-file geopend kan worden door meerdere personen. Dit is echter niet mogelijk, de 2e persoon krijgt de melding dat er al iemand in de file zit.

Klik om te vergroten...

Dit verschijnsel heb ik namelijk nog nooit meegemaakt: dat een database niet meer te openen is door een tweede persoon als er een gekoppelde Excel tabel in zit. Maar ik wil het wel proberen.

Dag Lennard,

na een move naar Onecloud en moeilijkheden met Access daar: officieel bericht van Microsoft: Access kan niet gedeeld worden op de cloud.

https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/all/using-ms-access-on-onedrive/880e752f-9d66-41d9-838e-d80e45ba5a17

NoellaG zei:

na een move naar Onecloud en moeilijkheden met Access daar: officieel bericht van Microsoft: Access kan niet gedeeld worden op de cloud.

Klik om te vergroten...

Daar was TS al achter .

Misschien moet deze topic dan als afgesloten gemarkeerd worden.

Volgens mij heeft TS nog geen oplossing

De oplossing waarvoor we gekozen hebben op het werk: meer complexe databewerkingen worden op SQL server uitgevoerd met SQL reporting als output. Simpeler bewerkingen doen we nu 100% in Excel. Er is echt wel veel mogelijk in de laatste excel versies.