Brief invoegen

Hallo

Ik heb een benodigdhedenlijst per klas in Access. Kan ik nu een voorafgaande brief instellen in Access of Word waarna de benodighedenlijst komt ? Hetgeen ik al heb geprobeerd is via Wordmerge. Dan kan ik wel een brief maken per record, maar ik wil sommige gegevens samen voegen.

Dus in mijn tabel heb ik vb

Id KLAS_ID ITEM_ID
1 3BMK blauwe balpen
2 3BMK meetlat
3 3BMK LO T-shirt
4 5CVS blauwe balpen

Als ik dat via Word Merge doe dan krijg ik een brief per lijntje dus 4 brieven ipv 2 per klas 3BMK met de 3 items en 5CVS met 1 item. Ik zou graag vb een brief kunnen maken met het volgende

Beste klas 3BMK

blablabla... En op de achterkant vindt u de benodigdheden terug
blauwe balpen
meetlat
LO-Tshirt

Beste klas 5CVS
blablabla... En op de achterkant vindt u de benodigheden terug
blauwe balpen


Is dit mogelijk ? en zo ja hoe ? De lastigheid is ook dat er 5 verschillende brieven zijn voor 100 klassen en dus niet elke klas dezelfde brief krijgt.
Ik ben dit nog maar pas op mezelf aan het studeren en ken geen computertaal zoals coderingen in VBA. Dus aub in verstaanbare taal uitleggen.
Alvast bedankt !

HeidiVerh zei:

Is dit mogelijk ? en zo ja hoe ?

Klik om te vergroten...

Ja, dit is mogelijk, en zowel in Word als in Access. Het hangt er maar net van af wat je het handigst vindt om te gebruiken voor een brief. Daarbij zijn twee zaken van belang: gebruikersgemak en programmakennis. Om met het laatste te beginnen: Samenvoegen in Word gaat, zoals je al gemerkt hebt, in eerste instantie per record. Dat betekent dus dat een klas met 4 items 4 brieven krijgt, en een klas met 3 items drie brieven. Dat wil je uiteraard niet, en dat hoeft ook niet. Maar om dat te maken, heb je nogal wat kennis nodig van Word velden, en een gestructureerde manier van werken (de records moeten op een specifieke manier gesorteerd zijn, anders werkt het niet). Veel gebruikersgemak heb je er dus niet aan. Maar het maken van de brief is in Word natuurlijk een peulenschil.
Wat betreft het eerste: wil je de output gemakkelijk hebben (één druk op de knop) in Access, dan betekent dat dat je het rapport in Access prima kan maken, maar omdat Access geen tekstverwerker is, heb je nogal wat werk voordat je überhaupt op die knop kan drukken. Dus de output is heel makkelijk (ook de samenstelling van de brieven met de juiste regels), maar het maken van het document is een rotklus.

Kortom: welke variant heeft je voorkeur?

Kortom

Super dat het moet kunnen !
Ja, eigenlijk heb ik geen idee welke manier het beste is. Misschien opteren voor Access dan, eens de brieven klaar zijn, moet ik af en toe maar kleine dingetjes aanpassen denk ik.

Bedankt

Ok. De werkwijze is dan voor het aanmaken dus wat lastiger, maar je output is dan weer een stuk makkelijker te produceren, en beter in te richten. Je hebt daarvoor een rapport nodig. De stappen zijn dan als volgt:
1. maak een query die alle velden bevat die de informatie bevatten die je wilt terugzien in je rapport.
2. Maak een rapport op basis van deze query. Doe je dat voor het eerst, gebruik dan de wizard want die helpt je moet het op de juiste manier groeperen van de gegevens. Let er vooral goed op dat je voldoende groeperingen aanbrengt op de juiste velden!
3. Bekijk het rapport in de Voorbeeldweergave. Het zal er niet uitzien, want Access is bedroevend slecht in het maken van automatische rapporten. Maar daar gaat het nu even niet om.
3. Bekijk het ontwerp van het gemaakte rapport. Dat zal, als je groeperingen hebt aangemaakt, een aantal secties laten zien. In elke sectie kun je wijzigingen aanbrengen. Dat kan vaste tekst zijn, zoals je in een (samenvoeg)brief vaak doet. Hiervoor moet je dan losse tekstvakken gebruiken.

Bekijk steeds het resultaat in de Voorbeeldweergave; je zult zien dat er soms verrassende zaken naar voren komen, die je dan uiteraard nog kan aanpassen. In tekstvakken is het doorgaans niet mogelijk om verschillende opmaken toe te passen. Hiervoor gebruik ik dan vaak aparte tekstvakken die dan worden uitgelijnd op elkaar. Is dus een beetje lastig, maar wel te doen.

En vooral: post af en toe het resultaat als je vastloopt .

Hoi

Lang geleden. Ik heb nog een paar maanden nodig gehad om mijn boek van access verder te bekijken, want ik snapte er nog niet veel van.

Ondertussen heb ik er een brief kunnen laten uitdraaien, maar blijkbaar kwam er meer bij kijken, want per groepen moest ik de brief zelf ook nog aanpassen en zodoende dezelfde titels op verschillende plaatsen laten zetten. En omdat ik het uit 1 document wilde laten komen, ziet mijn ontwerppagina er niet uit . Er zijn veel iif functies in geslopen. (zie maar in bijlage)

De uitlijning kan ik niet toepassen, hoe bedroevend de tekstverwerking .

Kortom het is niet helemaal wat ik er van verwacht had, hoewel ik toch wel blij ben dat ik al zo ver ben geraakt. Dus alvast bedankt !!!
Indien je toch nog de tijd zou kunnen opbrengen om de andere methode in word uit te voeren dan kan ik eens zien of met dat lukt ?

groetjes

Ik heb zo'n vermoeden dat je je brief/rapport nog niet bepaald optimaal hebt opgesteld. Zo heb je nu bijvoorbeeld alle tekst in de Koptekst gezet, en dat is zeer onhandig. Het gros van je brief zou in de Details sectie moeten staan, waarbij je in de Koptekst dus alleen die informatie zet die daar thuishoort. Als je per koptekst (=KlasID) verschillende teksten hebt, dan kun je die tekst beter uit een tabel halen. Je zet dan in de koptekst dat veld neer, en je bent klaar. Is voor het onderhoud ook vele malen makkelijker. Access is inderdaad geen tekstverwerker, dus het is nogal lastig om teksten uit te lijnen, al kun je alle tekstvakken selecteren, en in één keer gelijk maken van grootte en uitlijnen. Dus daar is wel wat mogelijk. Maar zodra je variabele gegevens in een tekstveld wilt hebben, wordt het een stuk lastiger.

Kun je niet een voorbeeldje posten met wat dummy data en het rapport? Want zoals ik al zei: ik vermoed dat het een stuk simpeler kan .

Dat van die tekst in tabellen dat bedacht ik mij ook, maar het lukte mij niet om dit te koppelen aan de klassen en dan kreeg ik steeds de vraag om een parameter in te geven.

Ik zal je eventjes meer uitleg geven over de gehele brief.
Er zijn ongeveer 42 klassen/klasgroepen die verdeeld zijn in 6 groepen.
Elke groep heeft een brief nodig die begint met algemene info en daarop volgt dan de lijst van de benodigdheden per klas.
De algemene info is voor de 4 groepen soms met dezelfde stukken en soms niet.
vb groep 1 heeft lijnen: - waar je info kan terugvinden
- werkpak + info
- veiligheidsschoenen + info
- in orde zijn + groet

groep 2 : heeft dezelfde lijnen als hierboven, maar ook nog een lijn met rekenmachine + info
groep 3: heeft ipv werkpak info over labokledij nodig en ook over rekenmachine
groep 4: heeft alleen info over waar je info kan terugvinden + rekenmachine
enz...

Bedoel je met dummy data een klein access bestandje ? (Ik wilde het hele bestand uploaden, maar dat gaat blijkbaar niet. Er staan geen geheimen in dus ) Ik heb in bijlage een paar voorbeeldjes gezet.

Ik heb geen opleiding gevolgd, maar alles uit een boek geleerd dus nog echt een groentje. Het zou fijn zijn mocht er zoiets bestaan als een 1 op 1 consulent die echt fysiek zou kunnen helpen met wat ik in elkaar wil steken (heb nog projecten). Maar ik ben echt wel blij met dit forum hoor !!!!!

HeidiVerh zei:

Bedoel je met dummy data een klein access bestandje ? (Ik wilde het hele bestand uploaden, maar dat gaat blijkbaar niet. Er staan geen geheimen in dus )

Klik om te vergroten...

Ja, dat bedoelde ik inderdaad . Databases kun je niet als zodanig posten, maar wél als je ze eerst in een zipje zet. Worden ze gelijk kleiner ook, dus dat werkt nog positief ook .