Verzendlijsten|enveloppen|samenvoegen

Al jaren erger ik me aan het probleem dat als ik enveloppen wil afdrukken dat het samenvoeg resultaat niet alle instellingen meeneemt in het samenvoegbestand.

Ik begin met Verzendlijsten en kies Enveloppen met paperformaat (bijv.) A5 liggend met font Cambria, cursief, 11, donkergrijs
Daarna geadresseerden selecteren uit een Excel-bestand, Samenvoegvelden kiezen en op de goede plek zetten - tot zover gaat het goed.
Dan 'Afzonderlijke documenten bewerken'

Er verschijnt een nieuw document met alle Enveloppen. Tot mijn verbazing is (vaak) alleen het cursief niet verwerkt. M.a.w. alles klopt, behalve het cursief.
In dat geval moet ik alle afzonderlijke voorbeeldjes selecteren (Ctrl-A selecteert alles, maar helaas niet de afdrukvelden: dus voor elke envelop op de tekst klikken, CMD ingedrukt houden eb stuk-voor-stuk alle adresvelden selecteren en op Italic zetten). Een echte K-klus

Hoe los ik dat op? of: wat doe ik niet goed? Het probleem heb ik op de MAC maar ook op de Windows 10 PC, beide met Office 365

Als dat met een VBA scriptje kan, dan is dat wat mij betreft goed, of zelfs beter

Je pakt het m.i. veel te ingewikkeld aan. Maak je samenvoegdocument op basis van de standaardinstellingen en pas daarna het opmaak profiel aan. Niks selecteren .

OctaFish zei:

Je pakt het m.i. veel te ingewikkeld aan. Maak je samenvoegdocument op basis van de standaardinstellingen en pas daarna het opmaak profiel aan. Niks selecteren .

Klik om te vergroten...

Leg eens uit hoe dat gaat.
De volgorde van het aanmaken van enveloppen is min-of-meer vast:
- Afdruk samenvoegen-> envelop-> afmeting + lettertypekenmerken
- Geadresseerden selecteren -> excel bestand
- Samenvoegvelden plaatsen in tekstvak
- Afdruk samenvoegen -> afzonderlijke documenten bewerken

Vaak komen niet alle font settings door in de afzonderlijke documenten en moet ik handmatig elk tekstveld Shift+aanklikken om ze op Italic te zetten. Bij 50+ enveloppen is dat niet lekker te doen; 1x misklikken en je mag weer opnieuw beginnen. In het voorbeeld (daar staat het lettertype nu al wel goed) heb ik even 2 tekstvelden aangeklikt. Nu nog een oplossing om ze allemaal tegelijk te selecteren

Vraag:
1. Is er een toetscombinatie om alle tekstvelden te selecteren? Let op: Ctrl-A slecteert alle documenten, maar NIET de individuele tekstvelden
2. Is er een menuoptie (bijvoorbeeld in Vormopmaak) om voor ALLE tekstvelden een wijziging door te voeren?
3. Kan dit met een Macro of VBA script?

Ik wil het wel uitleggen, als je niet meer de QUOTE knop gebruikt om te antwoorden. Wellicht kun je, als nieuwe gebruiker, eens uitleggen waarom je denkt dat je dáár mee moet antwoorden, in plaats van het grote tekstvak <Snel reageren> te gebruiken, of de superduidelijke knop <Reageer op bericht.

Het klopt dat je, als je de wizard gebruikt, de vaste stappen doorloopt en dat je dan een keurig model krijgt van je envelop met één pagina met de velden. Dat is dus als je stopt na stap drie. Ga je door met samenvoegen naar Afzonderlijke documenten, dan is het kwaad al geschied en moet je dus achteraf de opmaak aanpassen. Dat kun je voor zijn door dus eerst de opmaak van het model goed te krijgen, voordat je het samenvoegen uitvoert. Dan is er niks aan de hand.

Marelli7 zei:

Vraag:
1. Is er een toetscombinatie om alle tekstvelden te selecteren? Let op: Ctrl-A slecteert alle documenten, maar NIET de individuele tekstvelden
2. Is er een menuoptie (bijvoorbeeld in Vormopmaak) om voor ALLE tekstvelden een wijziging door te voeren?
3. Kan dit met een Macro of VBA script?

Klik om te vergroten...

Vraag 1: Volgens mij zit je er naast; met <Ctrl>+<a> selecteer je wel degelijk ook (wat bedoel je met 'individuele' velden trouwens? Een veld is altijd individueel ) alle velden in een document. Daarnaast héb je geen velden meer in een samengevoegd document; die zijn gebruikt om het document te genereren en je ziet dus alleen het resultaat: de brieven/etiketten/enveloppen.
Vraag 2: Dat heb ik je uitgelegd: in je hoofddocument (dus vóór het samenvoegen) kun je in één keer de stijl van de tekst aanpassen. Dan ben je in één keer klaar. Open dan eerst het stijlen paneel, en pas dan de stijl "Adres envelop" aan en je bent klaar.
Je document is overigens niet het hoofddocument, maar het eindresultaat. En dan ben je dus al te laat met het opmaken. Daarnaast heb je de velden in een tekstkader gezet, en laat dát nu net de enige plek zijn waarin je géén velden kunt selecteren met <Ctrl>+<a>? Kortom: het kan allemaal wat simpeler.

Vraag 3: Waarom zou je? Het kan zoveel simpeler! Maar ja, het kan.

Met Ctrl-A selecteer je NIET de tekstvelden. Probeer het maar in het voorbeeldbestand. Je zult zien dat het Lettertype Calibri, 10, normaal, zwart is. De tekstvelden (dat zijn die omlijnde vakken in het voorgaand bijgevoegde plaatje) hebben Cambria, 11, Italic, grijs. Ctrl-A werkt helaas niet.

Als de velden in het tekstveld staat - voordat ik samenvoeg - controleer ik, uiteraard, of het lettertype goed staat op Cambria, 11, Italic, grijs. En toch gaat het geregeld fout en staat er op elke envelop Cambria, 11, Normaal, grijs.
Rara, hoe kan dat ??

Ik leg je net uit dat in je voorbeeldbestand geen tekstvelden meer zitten, maar alleen tekst in tekstkaders. En ja, die kun je niet selecteren met <Ctrl>+<a>. Zoals dus eerder vermeld .

OK, dan is mijn vraag: Hoe selecteer ik alle tekst in de tekstkaders zonder deze stuk voor stuk te moeten aanklikken?

Er zit ergens een klein bugje in Word 365. Ik ervaar het overigens zowel op mijn Mac als op mijn Windows 10 versie

Tegenvraag: waarom gebruik je tekstkaders op een envelop?

Euhh, in die tekstkaders staan in elk document (=envelop) ná het samenvoegen (zie bijgevoegd plaatje 'enveloppen') en bevatten de adresgegevens in dit geval

als je een andere oplossing hebt...graag

Ik ga er van uit dat ik mijn samenvoegvelden moet plaatsen ín het kader (geen idee hoe dat heet; tekstvak ??) van mijn opmaakdocument (zie plaatje 'samenvoegvelden').

Maar nogmaals de vraag: hoe selecteer ik deze tekstvelden/tekstkaders/dingen met een sneltoetscombinatie

De Wizzard is het probleem

Leer jezelf aan om MailMerge te doen zonder de Wizzard.
Maak gewoon een Verzendlijst enveloppe aan met de juiste grootte en marges.
Keis bij Verzendlijsten / Adressen selecteren je databestand.
Tik links boven in een klein lettertype (naar wens) het retouradres.
Ga met een aantal enters of liever met Alinea ruimte voor naar de plek waar vertikaal het adres moet komen.
Gebruik de inspring knop of versleep de marge naar de juiste horizontale plek.
Voeg (Verzendlijsten / Samenvoegvelden invoeren) de gewenste velden voor adressering.
Kies nu het lettertype enz. voor het adres.
KLAAR!

Als de keuze voor Cursief niet goed doorkomt (ook bij jouw methode) kan dat liggen aan de gekozen stijl voor het adres. Als die niet standaar cursief is, is het mogelijk dat in het resultaat het cursief wordt weggehaald door de stijl.
Mocht dat ook zonder tekstvakken gebeuren dan kun je wel met Ctrl + a alles selecteren. Dan wordt natuurlijk het retour adres ook cursief. Tenzij je DAT adres in een tekstvak zet, dan wordt die met Ctrl + a niet geselecteerd. MAAR... op bovenstaande manier gaat het vrijwel zeker goed.

Dit heeft als bijkomend voordeel dat je nu kunt werken met Als... dan formules.
{ IF MERGEFIELD{Land} = "U.S.A." "Per Luchtpost / Via Airmail" } in een tekstvak op de juiste plaats.
Als je adressen hebt met in het veld "Land" Duitsland of België, maar bij adressen in NL is dat veld leeg kun je onderaan je RETOUR adres "Nederland" laten plaatsen (niet nodig bij ontvangers in NL).
{ IF {Land} <> "" "Nederland" }
Zo kun je ook evalueren op het woord "en" in het veld Naam en daar "Fam." voor laten zetten, maar bij een Naam zonder "en" gewoon het veld Naam plaatsen.
Allerlei leuke dingen worden mogelijk wanneer je Mailmerge begrijpt in plaats van de wizzard te gebruiken.

David

work-around werkt

Ik werk nooit met de wizzard en doe het zo als jij beschrijft.
Ik heb een plaatje van beide methodes toegevoegd.
Blijkbaar gaat het mis als je de velden plaatst in het daarvoor bestemde kader. Je ziet dat de velden goed zijn ingesteld cursief, 11pnt, etc. Bij het samenvoegen gaat dat fout en is de opmaak 'vergeten'.
Ik gebruik nu de bovenst methode en geef de gewenste opmaak op vóór het samenvoegen. Dat gaat altijd goed.

DBoydNL zei:

Allerlei leuke dingen worden mogelijk wanneer je Mailmerge begrijpt in plaats van de wizzard te gebruiken.

Klik om te vergroten...

Oók als je de techniek begrijpt (en geloof me: dat doe ik) is er niks mis met werken met de wizard. Maar ik moet daarbij gelijk zeggen dat ik de Wizard gebruik, niet de Wizzard. Dat zal ongetwijfeld schelen . Overigens vind ik het een beetje aanmatigend om het gebruik van de wizard zo stellig af te raden, want die doet dus in mijn ogen helemaal niks verkeerd. En je kunt daarna altijd zelf nog de (gewenste/noodzakelijke) aanpassingen doen.