Goede opbouw database

Hallo forum leden,

Ik ben onbekend met access, maar ben er wel naar gaan kijken omdat me excel een beetje op zijn max begint te raken.
het werkt onhandig en door veel schema's op te slaan begint het ook wat aan de grote onpraktische kant te raken.

nu wil ik kijken of ik het goed in access gemaakt krijg.
Maar ik ben eigenlijk redelijk onbekend ermee. Maar wil het wel leren. alleen dit doe ik het liefste in een praktische manier.

Zouden jullie mij tips willen geven zodat me eerste opbouw/basis goed komt te staan. Want als ik als fout begin.

Ik begeleid klanten in revalidatie, verschillende sporten en fitness.
Hiervan hou ik schema's bij. Deze schema's kunnen dus heel breed zijn want er zijn voor de verschillende veldsporten, zaalsporten, bootcamps, revalidatie en fitness heel veel denkbare oefeningen en van elke oefening ook veel variabelen. zoals bij de loopband speeds bij 1 oefeneing de variabelen tijd, duur, snelheid, helleing en hartslag een rol.

zo wordt het best omvangrijk.


Mijn belangrijkste uitkomst is dat ik in een formulier van een een klant heel duidelijk en snel de trainings history kan zien en de huidige training kan noteren.

ik voeg een excel toe. Onder tabblad besturing heb ik al een opzet gemaakt van oefeningen en hun variablelen.
IN de acces ben ik begonnen met de eerste opzet.



Ik hoor graag jullie adviezen.

met vriendelijke Groet

Sven

ik krijg de database niet geupload.

Het magische woord is:
Databasenormalisatie

Verdiep je hier eens in:
https://nl.wikipedia.org/wiki/Databasenormalisatie
https://docs.microsoft.com/nl-nl/office/troubleshoot/access/database-normalization-description
https://www.jeroenmoonen.nl/blog/how-to/database-normaliseren-basisregels/

Het eerste is om de zelfstandige naamwoorden uit je plan te vissen en dit te groeperen. Zo zijn veldsporten, zaalsporten, bootcamps diverse soorten sporten dus horen deze in een centrale tabel. Loopband is een oefening, dus dat past prima in een tabel oefeningen.

De rest ga ik niet voorkauwen, maar daar kom je ongetwijfeld achter als je je eens inleest in het genoemde begrip databasenormalisatie.

De database kun je uploaden door hem eerst te comprimeren en dan te zippen. Ik zal zo eens naar je Excel kijken. En ik stuur je niet gelijk door naar externe links, al was het maar omdat we in de Handleidingensectie een prima cursus Access hebben staan, met (uiteraard) óók een belangrijk deel Normalisatie. Een cursus die php4u, gezien zijn linkjes, nog niet gevonden lijkt te hebben .

Ik vraag me overigens af of je zelf het wiel moet willen uitvinden; heb je al gekeken of er niet ergens software is die aansluit bij wat jij wilt? Ik zit niet in die wereld, dus aan mij heb je niet zoveel wat dat betreft, maar een minuutje googlen en ik kwam hier uit: VirtuaGym. Ziet er best handig uit. Het leuke van een online registratie systeem is natuurlijk ook dat je klanten zélf kunnen inloggen en hun data kunnen zien. Dat lijkt mij als gebruiker best wel gaaf. Maak je een Access database, dan is dat uiteindelijk wel te doen, maar dan ben je zó druk bezig met het ontwikkelen van het systeem, dat je de komende twee jaar niet meer open hoeft om klanten te helpen .

Dank voor de snelle reacties.
de links ga ik bekijken.

@OctaFish, dank voor de tip. Ik zie na wat zoeken dat je handleidingen hebt gemaakt, 26 stuks maar liefst.
Die ga ik wel door nemen voordat ik het forum verder lastig val.
van jou krijg ik wel de indruk dat z'n data base een hoop werk is en dat had ik niet verwacht.

Het nadeel van de software die op de markt is is dat het vrij basic blijft qua schema's en met name voor revalidatie.
hierin kom ik dan zaken tekort. Opzich logisch want zij richten zich op een brede markt dan zijn basis schema's prima en daarnaast proppen ze het vol met Fancy functionaliteiten die ik niet dan wel niet mag gebruiken. Maar ook specifiekere software blijft erg zijn beperkingen houden. Jammer maar misschien wel logisch omdat de afzetmarkt ervoor zeer klein is denk ik.

En ik dacht dat als ik nu een basis neer zet dan kan ik langzaam door blijven bouwen.
Heb ik dan weer een nieuwe klant met specifieke trainingen en/of revalidatie dan vul ik de database aan en bouw zo verder aan een optimaal systeem voor mij.

Maar aangezien je nu al de tweede bent die deels aangeeft dat het veel tijd gaat kosten is het misschien goed om even met iemand te gaan zitten en te kijken hoe omvang rijk het is en wat het qua tijd gaat kosten.

hartelijk dank voor de info dusver en ik ha de handleidingen door nemen.

mvg Sven

Je hoeft van mij uiteraard niet eerst alle handleidingen door te lezen, voordat je weer een vraag kan/mag stellen. Probeer in ieder geval voor je zelf een Functioneel Ontwerp te maken; deze stap komt ruim voordat je überhaupt maar over normalisatie gaat denken. Een FO bevat de uitwerking van al je processen, en is dus de basis waarop je het programma (ik spreek bewust niet van Access of Excel) gaat baseren. Zo'n FO is weer gebaseerd op een Programma van Eisen: een lijst met alle gegevens die je uit het systeem wilt kunnen halen, en die er dus in moeten worden opgeslagen. Als je daarmee begint, dan rolt uit het PvE en FO vanzelf een richting waarin je moet gaan ontwikkelen. Het is een foute gedachte om te denken: 'mijn Excel doet niet helemaal wat ik wil, dus heb ik een database nodig'. Dat hoeft namelijk helemaal niet zo te zijn: misschien is je Excel verkeerd opgezet, en mist het daardoor functies die het programma wél geschikt hadden gemaakt.

Een ontwerper kijkt dus éérst wat de eisen zijn aan het pakket, en kijkt dan pas welke software je nodig hebt om e.e.a. te realiseren. Veel te vaak zie je dat mensen andersom denken en redeneren, met als gevolg dat er verkeerde keuzes worden gemaakt, en er dus een verkeerde applicatie wordt gebouwd. In jou geval is het dus zaak om goed te omschrijven wat je precies wilt kunnen zien. Tegenwoordig worden daar vaak 'Userstories' voor gebruikt, die de verschillende taken omschrijven die worden uitgevoerd door de verschillende mensen/werknemers. Dat kunnen hele basale userstories zijn ("de baliemedewerker moet een nieuwe klant kunnen inschrijven en hem/haar facturen kunnen sturen. De behandelende therapeut moet deze gegevens kunnen inzien." Maar achter zo'n simpele story zit al een heel technisch deel: feitelijk zeg ik hier al: 'baliemedewerkers moeten personen kunnen invoeren en muteren, maar therapeuten mogen deze gegevens alleen maar inzien'. En dat betekent dus: een stukje afscherming binnen het systeem, om te voorkomen dat therapeuten onbedoeld gegevens gaan muteren! Kortom: beschrijf zo volledig mogelijk welke eisen je hebt, wat de werkstromen zijn die je wilt ondersteunen met het pakket, en wat er uiteindelijk is op te vragen in het systeem (facturen, roosters van medewerkers, afspraken verzenden/mailen etc).

Als je dat ongeveer inzichtelijk hebt, wordt het tijd om te kijken welke software dat het beste ondersteunt. Access klinkt uiteraard als een hele logische applicatie voor dit werk, want je kunt daar een hele hoop mee doen. Voor je tabellen moet je vervolgens niet gaan denken in zelfstandige naamwoorden; we zijn niet bezig met een taalcursus of een cryptogram. Je moet gaan denken in entiteiten en attributen: objecten (entiteit) die gelijkwaardig zijn, en dezelfde eigenschappen (attribuut) hebben. Een sport zou bij mij nooit een centrale tabel worden, want dat is niks meer dan een attribuut (van een behandeling). Voor attributen die herhalend gebruikt worden, maak je stamtabellen aan. Die je dan gebruikt binnen andere tabellen. Maar het belangrijkste is dus: zorg dat je de objecten goed onderkent en beschrijft, want op basis daarvan ga je tabellen maken.

En dan ben ik uiteraard ook al heel benieuwd naar wat je al zelf hebt bedacht .

Een helder verhaal.
Fijn die betrokkenheid van forum leden.

Dat is best lastig, mijn idee op papier zetten.
Maar snap je punt. Of ik het zo netjes in een FO en PvE krijg weet ik niet. Maar ik zet het in ieder geval op papier.


Het programma moet trainingen van klanten bijhouden. In het systeem moet ik dus een klant (1) kunnen opnemen, met zijn fysieke eigenschappen. (2). Deze fysieke eigenschappen moet ik in latere stadia weer kunnen meten en noteren, zodat er uiteindelijk een rapport van gemaakt kan worden van de progressie (a)

Dan moet ik een training kunnen noteren voor in de Toekomst en/of op de dag zelf.
Deze trainingen moeten snel kunnen worden kunnen worden ingevoerd, terwijl er veel variabelen zijn. (Een zoekfunctie zou hierin misschien handig zijn. Maar dropdowns mogelijk ook.)
Ik gaf aan dat er veel variabelen zijn. Zo heb je oefeningsgroepen (3), met daar onder oefeningen (4) en daar onder de uitvoeringsmogelijkheden (5) van een specifieke oefening.
Deze wil ik snel kunnen noteren.

Dan heb ik één oefening staan, maar dan hangt daar nog een systeem aan vast. Je kan oefeningen op allerlei manieren uitvoeren. Even om niet te technisch te worden je kan een oefening doen op bijvoorbeeld stabiliteit, coördinatie maar ook op pure kracht. Daar hangt ook een bepaald gewicht bij, een bepaald aantal sets, een bepaald aantal herhalingen, een bepaald tempo, een bepaalde pauze etc etc. al deze mogelijkheden dien ik per oefening kunnen noteren. Dit lijstje noem ik vanaf nu: trainingseigenschappen (6) Daarnaast moet er een mogelijkheid zijn om per oefening notities te maken in een vrij veld. Deze moeten ook in de oefeningen history terug keren.
Dit moet voor elke oefening apart geregistreerd kunnen worden met hun trainingseigenschappen en ik wil meerdere oefeningen op 1 dag in een schema kunnen uitvoeren. Zodat er een trainingsschema (7) ontstaat.

Dan is het handig als je bij het training invul formulier waar je je trainingsschema in invoert, ook de geschiedenis van de trainingen van die klant kan zien. Zodat je weet bij welke oefening je een welke trainingseigenschappen hebt gebruikt. (hopelijk volg je me nog)
Daarnaast is het ook handig als er een PDF gegenereerd kan worden die ik naar de klant kan zenden of printen.

Daarnaast wil ik dat het systeem het volgende ook kan.
• Makkelijk apparaten, oefeningen en uitvoeringen toe kunnen voegen voor steeds omvangrijker en gedetailleerdere oefenschema’s.
• Shortcuts binnen trainingseigenschappen.
• Shortcuts oefeningen of veel gebruikte oefeningen
• Voorgeprogrammeerde revalidatie schema’s

Dit is tot heden wat ik wil. Uiteraard wil in de toekomst meer, maar dat heeft voor mij nu geen prioriteit. Maar zoals aangegeven is het wel belangrijk voor het bepalen van het juiste platform.
Daarom noteer ik summier nog wat punten voor de toekomst, wanneer dat ook is.

• Misschien….. weet het nog niet zeker zie pros en cons, maar te gebruiken met meerdere trainers/personal trainers.
• Makkelijk te publiceren schema’s voor: Het weekschema……
•


Tabellen:
1. Klant
a. Voornaam
b. Achternaam
c. Gsm +31
d. Mail
e. BookNo (boekhoudnummer wat bij 2 andere systemen per klant unique is)
f. Geboortedatum
g. Lengte
h. Geslacht m/v
2. Fysieke eigenschappen.
a. Datum
b. Gewicht 0-200KG
c. BMI image van schaal onderaan document
d. lichaamsVet 0-100%
e. Lichaamsvocht 0-100%
f. Lichaamspiermassa 0-100%
g. Bot massa kg
h. Viseraal vet 1-59
3. Oefeningsgroepen
a. Cardiovasculair zie excel
b. Upperbody exersice zie excel
c. Thorso zie excel
d. Lowerbody exercise zie excel
e. Corestability exersice zie excel
f. Therabal excersise. zie excel
g. overige
4. Oefeningen
a. Zie excel uitwerking.
5. Uitvoering
a. Zie excel uitwerking
6. Trainingseigenschappen
a. PRT system Zie Excel besturing Trainingseigenschappen en hier wil ik shortcuts
b. Trainingssysteem Zie Excel Trainingseigenschappen
c. Sets Zie Excel Trainingseigenschappen
d. Reps Zie Excel Trainingseigenschappen
e. Speed reps Zie Excel Trainingseigenschappen
f. Serie pauze Zie Excel Trainingseigenschappen
7. Trainingsschema
a. Samenvatting van alles wat een klant heeft gedaan aan oefeningen, gesorteerd op alle trainingen per client per trainingsdatum.
b. Overzicht van alle oefeningen van 1 client op 1 dan met alle oefeningen, uitvoeringen, trainingseigenschappen en eventuele notities.
8. zoekfunctie


Formulieren:
• De formulieren moeten snel in te vullen zijn.
• Bij training invulformulier wil ik dus de trainings geschiedenis zien.


Rapporten:

Progressie:
a) Fysieke eigenschappen.
b) Trainings schema.



Ik hoop dat dit iets meer info verschaft.
ik heb ook wat documenten bijgevoegd.

Fijn dat je zo uitgebreid reageert OctaFish, dat waardeer ik enorm.
Ik hoop dat mijn response hierop ook inziet dat ik er serieus mee bezig ben en dat je tijd niet zomaar wordt besteed.

dank

groet Sven

Nog geen tijd gehad om er uitgebreid naar te kijken, vanwege internet problemen, maar ik werp er morgen een blik op!

Dank,
ik ben door de nieuwe lockdown en andere zaken ook nog niet heel veel verder.
maar puzzel wel langzaam door.
dus topic heeft zeker nog mijn aandacht

Geldt hier ook .