Verzendlijst in word vanuit excel

Status
Niet open voor verdere reacties.

SafeConstruct

Gebruiker
Lid geworden
23 apr 2021
Berichten
84
Beste Experts,

Ik maak verzendlijsten in word met data vanuit xlsx (text) en hoe raar dit ook mag klinken : als ik de xlsx afsluit geeft hij de data correct weer in word. Als de xlsx actief staat, geeft hij de data niet correct weer.
Op Engelstalige forums vind ik dezelfde problematiek weer, maar tot nog toe geen oplossing. Het kan toch niet zijn dat ik telkens de xlsx moet afsluiten als ik een verzendlijst wil maken ?

De files in bijlage laten het verschil blijken, in de files 'niet correct' zijn de niet-correcte gegevens in het geel aangeduid.
 

Bijlagen

  • VGP verzendlijst correct.docx
    100,2 KB · Weergaven: 55
  • VGP verzendlijst niet correct.docx
    100,2 KB · Weergaven: 41
Het kan toch niet zijn dat ik telkens de xlsx moet afsluiten als ik een verzendlijst wil maken?
Ja dus. Vroeger was het geen probleem, en kon je ook vanuit Word het gegevensbestand openen en bewerken, maar in de nieuwe versies gaat dat niet lekker meer. Ik zou dus de Excel niet openen of open houden bij het samenvoegen. En wees eerlijk: wanneer heb je dat nou nodig? :).
 
Wanneer ik dat nodig heb ? Ik vind het nogal kort door de indruk te wekken dat ik ondoordacht te werk ga, tenzij mijn interpretatie verkeerd is ?
Ik werk in de database waar ik aanpassingen doe en na de update daarvan maak ik mijn rapportering in word, dossier per dossier. Ik vind het omslachtig telkens te moeten switchen tussen het afsluiten en activeren van mijn database.
"Efficiëntie" in mijn job een belangrijke factor welke ik hoog in het vaandel draag.
Toch bedankt voor je feedback.
 
Wanneer ik dat nodig heb ? Ik vind het nogal kort door de indruk te wekken dat ik ondoordacht te werk ga, tenzij mijn interpretatie verkeerd is ?
Ja, dat is een verkeerde interpretatie. Op het moment dat je gaat samenvoegen in Word, mag je er toch vanuit gaan dat je basisgegevens in orde zijn: de tekst van je brief, en je adressen. Dat is toch een logische gedachte? Ik vermoed dat ze daar bij Microsof net zo over denken :). Ik weet niet welke database je gebruikt (zou SQL server of Oracle database kunnen zijn) maar als je vanuit Access werkt, lijkt mij in jouw geval een Access rapport toch een stuk logischer. En in ieder geval sneller. Dus efficiënter. En dat kan uiteraard ook in combinatie met een SQL server of welke andere database dan ook.

Ik zou overigens in jouw geval ook niet de database sluiten, maar Word. En dus Word steeds opnieuw opstarten, als het echt niet anders kan. Al was het maar omdat de gegevensbron dan pas wordt ingelezen. Maar ik ken jouw systemen uiteraard niet, en verbaas me eigenlijk dat je het hebt over 'werk in de database' terwijl je met Excel bestanden samenvoegt? Dan is het al helemaal veel handiger om de hele samenvoeging vanuit Excel te sturen, dus ook Word.
 
Dank voor de info. Ik begrijp je visie en ga deels akkoord, ik maak dossiers aan in xlsx en deze worden behandeld dossier per dossier, en dan wordt dit dossier per dossier aangemaakt in word met data uit xlsx (noem het een database). Access is geen toegevoegde waarde in dit geval, want alle verdere documenten worden gegenereerd vanuit excel (een hele boekhouding en fakturatie nota bene). Met uitzondering van die ene word-mailing.
Dus we zitten ieder correct op onze eigen golflengte.
Maar wat ik niet begrijp is dat je schrijft "Dan is het al helemaal veel handiger om de hele samenvoeging vanuit Excel te sturen, dus ook Word."
Daar heb ik graag je feedback over : je kan toch niet hetzelfde effect hebben vanuit xlsx de samenvoeging te genereren naar word toe ? Ik volg hier niet en ben benieuwd of dit kan ?
 
Dat je het niet volgt betekent niet dat het niet kan :). Samenvoegen vanuit Word doe je door vanuit Word een samenvoeging op te starten. Dat doe je blijkbaar, want de vraag staat niet voor niks in het Word forum. Je kunt echter vanuit Excel simpel (ach, wat heet simpel...) een Word sessie openen, daarin het betreffende document of sjabloon openen, en de samenvoeging uitvoeren. En, en dat zou ik zelf doen, als het tóch maar om één document per keer gaat, de gegevens vanuit Excel overhevelen naar het Word document. En dan gebruik je dus géén samenvoeging, want dat voegt totaal niks toe. Dan is het genoeg om een Word document te hebben met op de juiste plekken velden (ik zou dan DocVariabelen gebruiken) die je dan vanuit het Excel bestand vult. Daarna kun je dat document opslaan, afdrukken, mailen.... wat zoal ter tafel komt.

Da's misschien iets meer werk om te maken, maar daarna vele malen sneller in het gebruik. En je kunt het Word document daarna gewoon open laten staan, want voor het volgende record vul je de velden met de nieuwe gegevens, en worden de stappen allemaal opnieuw uitgevoerd. En dat stuur je dus allemaal vanuit Excel aan, want daar heb je je brongegevens staan, die je vers van de lever hebt gemuteerd.
 
Ik twijfel er niet aan dat dit kan hoor, er zijn nog geheimen die ik moet ontdekken. Kan je even wegwijzen hoe ik hiervoor moet starten ? Ik heb al een hele tijd zitten zoeken en googlen maar vind de weg niet direct via excel ...
 
Dan moet je toch echt even wat representatieve documenten meesturen, want anders heb je er nog niks aan.
 
Hier is wat meer info en vind je de documenten in bijlage.
In xlsx sheet CT heb ik een button gemaakt 'VGP' waaraan ik uw oplossing zou koppelen (daarna dien ik dit ook nog in het frans aan te maken, die button noemt 'PSS'). De bedoeling zou dus zijn dat ik een word document krijg waarnaar ik variabelen aangeef. De word-file in bijlage bevat ter info reeds de velden die ik via een verzendlijst aanmaak, allemaal gegevens vanuit de sheet xlsx genoemd Database.
In sheet CT is belangrijk om weten :
- A1 is het dossiernr uit de sheet database zijnde kolom C
- B2 is de naam van het document word
- word is op te slaan als docx en pdf
- J2 + J1 is de rootfile waar de documenten docx en pdf zijn op te slaan
Graag zie ik je voorstel tegemoet om het word-document aan te maken vanuit xlsx.
Met oprechte dank.
 

Bijlagen

  • 0000 VGP - HM.docx
    106,6 KB · Weergaven: 31
  • SC Projecten voor macro HM.xlsm
    75,1 KB · Weergaven: 48
Beste , is er iemand die mij verder wegwijs kan maken aub ?
Met oprechte dank want ik zit sloop ...
Groetjes
 
Ben er nog mee bezig. Er zijn helaas dagen dat het ‘gewone dagelijkse leven’ je wel eens hinderlijk voor de voeten loopt :).
 
Beste,
Mag ik vragen of we nog enige feedback mogen verwachten naar aanleiding van uw voorstel ? Gezien de dringendheid voor onze werking hadden we dit graag geweten. Alvast dank voor uw feedback.
 
We doen dit allemaal vrijwillig in onze eigen vrije tijd. Het staat nog op mijn netvlies, en ik heb er van de week nog even naar gekeken. Dit weekend is er door omstandigheden nog niks van gekomen, maar ik zal proberen deze week nog wat uit te vogelen. Maar bedenk wel dat als je gegarandeerde oplossingen (qua tijd/oplossing), je een betaalde kracht in moet huren :). Wij (ik in ieder geval) heb hier niet zoveel boodschap aan deadlines :d.
 
Doe dan niet van die onzinnige toezeggingen @OctaFish. Je komt ze heel vaak niet na terwijl je wel op allerlei andere vragen kan reageren...
 
Los jij het dan op vena. Wël tijd om in het Excel forum van alles te doen, en hier te gaan zitten katten…. Lekkere gast….
 
De vraag staat al als opgelost.;)
Daarnaast is het doen van toezeggingen niet het meest sympathiek als je het zelf of niet weet (kan de beste overkomen) of als je er geen tijd voor hebt/wilt insteken. Dit heeft niets met katten te maken.
Eigenlijk blokkeer jij met opmerkingen als 'ik zal er vandaag naar kijken' de reacties van andere helpers. In sommige projectjes kan best wel wat tijd gaan zitten en dan is het natuurlijk vervelend dat jij er jouw kostbare tijd in steekt en een andere helper ook. 8 handen in eigen boezem zou je zieren :d
 
Eigenlijk blokkeer jij met opmerkingen als 'ik zal er vandaag naar kijken' de reacties van andere helpers.
Onzin. Kijk eens in het o zo vertrouwde Excel forum hoeveel mensen er eigen oplossingen maken voor een vraag. iedereen mag een oplossing posten. Hoef ik jou toch hopelijk niet uit te leggen? En ik hoef toch hopelijk aan jou niet uit te leggen welke omstandigheden er bij mij spelen? Meer zeg ik er niet over.
 
Ik vermoed dat ik hier geen passende wegwijzer zal vinden. Misschien is de realisatie van mijn wens wel onmogelijk (niet zoals initieel is verwoord) maar ik zal blijkbaar dan een een ander hulpmiddel moeten zoeken dan te starten vanuit excel.
Heeft iemand een hint, deze is altijd welkom.
 
Status
Niet open voor verdere reacties.
Steun Ons

Nieuwste berichten

Terug
Bovenaan Onderaan