Tekst verstoppen en zichtbaar maken via knop in index

Beste helpers,

Als auditor moet vaak werken met hele lange tekstdocumenten soms wel 75 pagina's lang en waarin op sommige plaatsen stukken staan om in te vullen.

Ik zou dan ook heel graag willen dat ik bij de index knoppen kan toevoegen om delen van het document onzichtbaar te maken, ik geef even een voorbeeld.

In de index staat:
1. Heeft de klant een actuele KvK-uittreksel ....... pagina 10.
Opmerking: het uittreksel hoef ik alleen maar de eerste keer te controleren, dus volgend jaar en het jaar daarop, controleer ik het niet en mag het wat mij betreft dan onzichtbaar zijn.

Nu zou ik héél graag willen dat er knoppen in of voor de indexvraag opgenomen worden met 1. controleren 2. overslaan 3. niet van toepassing

Indien knop 1 (bv. kleur rood) actief is, de tekst en de vraag ook zichtbaar is;
Indien knop 2 (bv. kleur groen) actief is de tekst en de vraag verstopt wordt;
Indien knop 3 (bv. kleur grijs) actief is de tekst verstopt wordt omdat het niet van toepassing is bij deze klant.

Voordeel lijkt mij: ik hoef niet vooraf iedere keer 75 pagina's te doorlopen wat wel en niet van toepassing is en de tekst te verstoppen en weer zichtbaar te maken.
En het document blijft in z'n geheel bestaan.

PS: in excel lukt mij dat allemaal wel, echter ben ik verplicht met een Word document te werken.

Ik ben jullie bij voorbaat zeer erkentelijk

Groet,
Willem

Da's niet echt waar tekstverwerken voor is bedoeld, lijkt mij. In Excel (of Access) is dit een stuk makkelijker, omdat dit programma's zijn die gemaakt zijn om gestructureerd met gegevens om te gaan. Word is dat uiteraard niet, daar is elke letter precies dat: een object op een pagina. En die is, of is niet. Je kunt dus niet zomaar een knop neer pletteren en dan denken dat je met één klik op die knop tekst kunt verbergen of zichtbaar kunt maken. Als je al iets wilt automatiseren, dan moet je dus anders gaan denken. En niet zo:

WillemRegenton zei:

Voordeel lijkt mij: ik hoef niet vooraf iedere keer 75 pagina's te doorlopen wat wel en niet van toepassing is en de tekst te verstoppen en weer zichtbaar te maken. En het document blijft in z'n geheel bestaan.

Klik om te vergroten...

Want dat is niet een zinvolle oplossing. Je vertelt overigens niet wat je daarná doet met dat document: wordt dat gemaild naar een andere persoon? Da's niet handig, want die kan met een paar simpele handelingen alle tekst gewoon weer zichtbaar maken. En ik snap de functie van je knoppen ook al niet: op een knop kun je klikken, maar die is alleen actief zolang je niks anders doet in je document. Verplaats je de cursor, dan is de focus van je knop af. En heb je dus gewoon weer een setje knoppen die er allemaal hetzelfde uitzien. En wat dan?

Maar goed, wat jij wilt (teksten al dan niet tijdelijk 'verbergen') kun je prima bereiken als je in de Overzichtsweergave werkt.



Hierbij kun je de koppen inklappen op een bepaald niveau, en uitklappen op de plek waar je wilt werken. Ziet er niet heel geweldig uit, maar het is prima om op te navigeren en het documentoverzicht te houden. En je kunt dus heel makkelijk naar het stuk in je document springen dat je wilt bewerken. Ook kun je zo complete delen (hoofdstukken, paragrafen) verbergen of zichtbaar maken. Zonder extra knoppen dus. Dit is overigens niet de meest handige manier van werken, maar alleen even om aan te geven dat je je werkwijze nog eens tegen het licht moet houden. Een ander idee is om de verschillende stukken van het grote document op te splitsen in subdocumenten, en die naar believen weer samen te stellen in het hoofddocument. Dat doe je óók vanuit de overzichtsweergave. Voordeel van die werkwijze is, dat je alle subdocumenten los kunt bewerken zonder dat je het complete document hoeft te openen. Dat is dus een hele prettige manier van werken.

Sowieso moet je uiteraard gaan werken vanaf een sjabloon, en niet vanuit een document. In dat sjabloon bouw je alles in wat je nodig hebt, en daar vandaan maak je dan nieuwe documenten waarbij je per document kunt kiezen wat je nodig hebt. Ik zou daarbij niet werken met een sjabloon waarin alle tekst al zit, maar met een sjabloon waarin je alle vaste tekstblokken opslaat als Bouwstenen. Die je oproept op de plek waar je ze nodig hebt. Daarbij maak je dan gebruik van een startformulier waarin je aangeeft welke elementen je nodig hebt, en als je op die manier je document hebt opgebouwd, druk je op OK en word je document in elkaar gezet.

De vraag is natuurlijk of je bereid bent om die tijd en moeite er in te steken .