leek in access

Status
Niet open voor verdere reacties.
S

Steven196

Gebruiker
Lid geworden
22 mei 2022
Berichten
5
Hallo,

Ik ben een totale leek in Access maar, wil daar graag e.a. van leren. Op dit moment werk ik aan een database voor werkvergunningen voor mijn werkgever, die ze al hadden in Excel, maar, dat ziet er niet uit, en werkte niet, dus ben in met iets nieuws begonnen, in Excel.
Het gaat om werkvergunningen, die kunnen bestaan uit verschillende deel vergunningen, en bij elke deel vergunning kunnen meerdere contractors gekoppeld zijn die het werk uitvoeren.
Sleutel is dus WVG, daaraan een variabel aantal deel vergunningen, met meerdere contractors per deel vergunning.
Een werkvergunning heeft een geldigheidsduur van ...... tot...... en er kan een veiligheids document aan gekoppeld zijn die ook een geldigheidsduur heeft van .... tot ....
Ik verwacht niet dat iemand mijn werk gaat doen, maar me misschien even een hint kan geven hoe ik op weg kom.
Mij lijkt het, meerdere bestanden, WVG nummers, deelvergunningen, contractors, en veiligheids document nummers.
Maar dan ben ik door mijn latijn heen op gebied van Acces.
Ik heb het nu in Excel staan, met een invul en opzoekscherm wat er uit ziet als de afbeelding.
wvg scherm.png

Elke hint in de goede richting is welkom, alvast bedankt

Steven
 
Steven196 zei:
Mij lijkt het, meerdere bestanden, WVG nummers, deelvergunningen, contractors, en veiligheids document nummers.
Klik om te vergroten...

Access werkt met tabellen (die velden bevatten) en relaties tussen die tabellen. Je begint dus met te bepalen welke tabellen, met welke velden, je nodig hebt en hoe de relaties tussen die tabellen liggen.
Als ik het verhaal zo lees kom ik op de volgende tabellen uit:
  • Werkvergunning (met als velden zo'n beetje alles m.u.v. de deelvergunninggegevens)
  • Deelvergunning + een één-op-veel relatie tussen Werkvergunning en Deelvergunning;
  • Contractor + een één-op-veel relatie tussen Contractor en Deelvergunning.

Er zullen nog wel wat details te regelen zijn. Ik zie bijvoorbeeld geldigheidsduren, startdatums en einddatums. Dat zal je niet allemaal vastleggen. Wel startdatum en geldigheidsduur, waardoor de einddatum te berekenen is.
 
Begin eens met de cursus Access in de Handleidingen sectie door te nemen; dan snap je een beetje hoe het principe werkt. En als je wilt dat we écht met je meedenken, dan is een voorbeeldbestandje met je (dummy)gegevens wel zo handig. Dan snappen we veel beter wat je wilt doen. Uiteindelijk mag het programma nooit het doel zijn, maar moet je altijd uitgaan van de processen.​ En daar volgt dan vanzelf een programma uit. Voor hetzelfde geld is dat Excel :).
 
Alhoewel het een nobele intentie is om nieuwe software te ontwikkelen in een systeem dat je niet kent, is dat zelden een efficiënte oplossing voor je werkgever. Als deze wenst dat jij deze taak opneemt kan de werkgever best beginnen om je een paar cursussen te laten volgen, tijd geven om een deftige analyse te maken en je later ook tijd geven om het systeem te beheren/optimaliseren. Blijft het risico bestaan dat je een nieuwe uitdaging vindt en de werkgever achterblijft met een stuk software waar niemand nog iets van begrijpt. En dat terwijl er al voldoende systemen bestaan die precies doen wat jij wil gaan ontwerpen. Even googelen leveren binnen de 5 minuten de volgende resultaten op: https://www.pro-sapien.com/products/permit-to-work/, https://www.toolkitx.com/campaign/permit/, https://www.ultimo.com/nl-be/module/werkvergunningen-software/
 
xps350 zei:
Access werkt met tabellen (die velden bevatten) en relaties tussen die tabellen. Je begint dus met te bepalen welke tabellen, met welke velden, je nodig hebt en hoe de relaties tussen die tabellen liggen.
Als ik het verhaal zo lees kom ik op de volgende tabellen uit:
  • Werkvergunning (met als velden zo'n beetje alles m.u.v. de deelvergunninggegevens)
  • Deelvergunning + een één-op-veel relatie tussen Werkvergunning en Deelvergunning;
  • Contractor + een één-op-veel relatie tussen Contractor en Deelvergunning.

Er zullen nog wel wat details te regelen zijn. Ik zie bijvoorbeeld geldigheidsduren, startdatums en einddatums. Dat zal je niet allemaal vastleggen. Wel startdatum en geldigheidsduur, waardoor de einddatum te berekenen is.
Klik om te vergroten...

Op dit moment ik Excel heb ik een lijst met WVG nummers, met alle deelvergunningen met bijbehorende data in 1 lijst. de contractors via een dropdown te selecteren.
in het oude (door hen al jaren opgebouwde excel document had je voor elke deel vergunning een regel, dus geen sleutel meer.
Ik kan me voorstellen hoe je een database opstelt in acces, echter, ik snap echt totaal niets van hoe ik de relaties leg tussen de diverse databases
ik zou dan als simpele ziel zeggen,
een database met WVG nummer, geldigheid van en tot, en voor welke fabriek, en eventueel of er nog een veiligheidsvergunning aan gekoppeld is
Een deelvergunning met ook als sleutel het WVG nummer en daaronder een variabel aantal deelvergunningen (genummmerd oplopend van 1 tot .....) de omschrijving en de contractors die het werk doen
een database met contractors, enkel de naam is genoeg
een database met fabrieken

Geldigheidsduur is op vergunning niveau
Fabriek is op vergunning niveau
contractors kunnen aan meerdere deelvergunningen werken binnen 1 vergunning, maar ook aan meerdere vergunningen.
 
NoellaG zei:
Alhoewel het een nobele intentie is om nieuwe software te ontwikkelen in een systeem dat je niet kent, is dat zelden een efficiënte oplossing voor je werkgever. Als deze wenst dat jij deze taak opneemt kan de werkgever best beginnen om je een paar cursussen te laten volgen, tijd geven om een deftige analyse te maken en je later ook tijd geven om het systeem te beheren/optimaliseren. Blijft het risico bestaan dat je een nieuwe uitdaging vindt en de werkgever achterblijft met een stuk software waar niemand nog iets van begrijpt. En dat terwijl er al voldoende systemen bestaan die precies doen wat jij wil gaan ontwerpen. Even googelen leveren binnen de 5 minuten de volgende resultaten op: https://www.pro-sapien.com/products/permit-to-work/, https://www.toolkitx.com/campaign/permit/, https://www.ultimo.com/nl-be/module/werkvergunningen-software/
Klik om te vergroten...


Werkvergunningen worden aangemaakt via een software pakket van een hoofd contractor, echter, op de afdeling waar ik nu ( 2 maanden) werk, hebben ze een onoverzichtelijk excel bestand met ruim 7000 regels waarin je je rot zoekt om iets terug te vinden. In eerste instantie dacht ik ik ga hem structureren, contractors in een aparte kolom, 1 regel per vergunning, en daarachter de deelvergunningen met contractors, enz, zodat je een sleutel krijgt, WVG, en kunt filteren op eventueel contractors of fabrieken. maar ik zit nu op een 1400 vergunningen, en het excel bestand is nu ongeveer 25MB groot, omdat ik schermen gebruik zoals in de afbeelding waarin je gegevens invult of opzoekt. elke vergunning krijgt dan een tabblad, dus al 1400 tabbladen. dat lijkt me dan efficienter in acces.
 
AccessGuru zei:
Begin eens met de cursus Access in de Handleidingen sectie door te nemen; dan snap je een beetje hoe het principe werkt. En als je wilt dat we écht met je meedenken, dan is een voorbeeldbestandje met je (dummy)gegevens wel zo handig. Dan snappen we veel beter wat je wilt doen. Uiteindelijk mag het programma nooit het doel zijn, maar moet je altijd uitgaan van de processen.​ En daar volgt dan vanzelf een programma uit. Voor hetzelfde geld is dat Excel :).
Klik om te vergroten...

Excel bestand wordt te vlug te lomp, nu al 25MB, en is veel bewerkelijker lijkt mij.
In acces kun je een formulier (scherm) bouwen volgens mij en daar gegevens in invoeren of bewerken, in Excel kan dat ook, maar, je hebt maar een beperkt aantal velden die je kunt gebruiken, ik zit met een 100 velden in totaal.
 
Je opmerkingen zoals "s veel bewerkelijker lijkt mij" en "je hebt maar een beperkt aantal velden die je kunt gebruiken" duiden er op dat je Excel blijkbaar niet goed genoeg kent :). Er zijn zat helpers in het Excel forum die het totaal niet met je eens zullen zijn. Dat neemt niet weg dat ik als Access fan uiteraard donders goed weet dat Access prima geschikt is om een database in te bouwen. Maar ik probeerde slechts aan te geven dat je altijd naar de processen moet (laten) kijken, van daaruit een Functioneel Ontwerp maakt en als alles (zo goed als mogelijk) in kaart is gebracht, ga je pas kijken hoe je e.e.a. gaat maken. En nogmaals: als dat met een Kladblok en een rekenmachine kan, zal niemand je een eigen datacenter laten bouwen :). Maar het is dus van groot belang dat je goed voor ogen hebt hoe de processen lopen. En wat er gevraagd wordt van het programma.

Ook een database kan behoorlijk uit de klauwen lopen qua grootte. Als je hem verkeerd bouwt. En uiteraard ben ik het met je eens dat het werken met formulieren in Access vele malen makkelijker is te maken dan in Excel. Maar formulieren zijn dan ook niet het grote probleem. Dat is het op papier zetten van de programma eisen. Want van daaruit ga je verder ontwerpen. Ik heb nog nooit een goede database gezien waarbij iemand begon met het ontwerpen van tabellen :).
 
Steven196 zei:
ik snap echt totaal niets van hoe ik de relaties leg tussen de diverse databases
Klik om te vergroten...

Zoals in een andere reactie terecht opgemerkt moet je echt eens een handleiding doornemen. Access is niet iets waar je zonder enige kennis van zaken mee kunt beginnen. Je komt dan ongetwijfeld ook tegen wat relaties eigenlijk zijn en hoe je die maakt. Als je echt niet kan wachten kan je er natuurlijk ook altijd een zoekopdracht aan wagen ('relatie maken access').

Bijkomend voordeel van het je verdiepen in Access (en relationele databases in het algemeen) is dat je je de terminologie eigen maakt. Het communiceert een stuk makkelijker als we allemaal dezelfde taal spreken. Zo zal je bijvoorbeeld werken met één database die meerdere tabellen bevat. Relaties leg je tussen tabellen.

Ten opzichte van wat ik zei over de benodigde tabellen zal er een bijkomen: Fabriek (met een één-op-veel-relatie naar Werkvergunning).

Het feit dat je alle gegevens (ook) in tabelvorm in Excel hebt biedt wellicht enig perspectief voor het overzetten van gegevens van Excel naar Access. Het zal niet eenvoudig zijn omdat werkvergunningen en deelvergunningen kennelijk bij/door elkaar staan. Meer zekerheid is alleen te geven als we weten hoe die tabel er in Excel uitziet.
 
Werkvergunningen worden aangemaakt via een software pakket van een hoofd contractor, echter, op de afdeling waar ik nu ( 2 maanden) werk, hebben ze een onoverzichtelijk excel bestand met ruim 7000 regels waarin je je rot zoekt om iets terug te vinden.
Klik om te vergroten...
Zoals in zoveel gevallen zit de oorzaak in het op twee plaatsen bijhouden van dezelfde gegevens.
Beste oplossing: eerst gaan praten met de software leverancier/beheerder voodat je alle gegevens een tweede keer gaat bijhouden. Ik ben nog nooit een software pakket tegengekomen waar je geen lijst met gegevens kan uit trekken.
Tweede beste oplossing: raadpleeg een professional om een beter pakket te ontwikkelen. Als je totaal geen ervaring hebt met ontwikkelen/databases ga je veel tijd verliezen met het ontwikkelen van iets dat waarschijnlijk amateuristisch in elkaar zit. Tenware je natuurlijk als analyst/ontwikkelaar bent aangenomen of dat je baas het ziet zitten om je een opleiding te laten volgen en je gedurende een periode (afhankelijk van de grootte van het project ben je al gauw een paar weken bezig) aan het project te laten werken.
 
xps350 zei:
Zoals in een andere reactie terecht opgemerkt moet je echt eens een handleiding doornemen. Access is niet iets waar je zonder enige kennis van zaken mee kunt beginnen. Je komt dan ongetwijfeld ook tegen wat relaties eigenlijk zijn en hoe je die maakt. Als je echt niet kan wachten kan je er natuurlijk ook altijd een zoekopdracht aan wagen ('relatie maken access').

Bijkomend voordeel van het je verdiepen in Access (en relationele databases in het algemeen) is dat je je de terminologie eigen maakt. Het communiceert een stuk makkelijker als we allemaal dezelfde taal spreken. Zo zal je bijvoorbeeld werken met één database die meerdere tabellen bevat. Relaties leg je tussen tabellen.

Ten opzichte van wat ik zei over de benodigde tabellen zal er een bijkomen: Fabriek (met een één-op-veel-relatie naar Werkvergunning).

Het feit dat je alle gegevens (ook) in tabelvorm in Excel hebt biedt wellicht enig perspectief voor het overzetten van gegevens van Excel naar Access. Het zal niet eenvoudig zijn omdat werkvergunningen en deelvergunningen kennelijk bij/door elkaar staan. Meer zekerheid is alleen te geven als we weten hoe die tabel er in Excel uitziet.
Klik om te vergroten...
Inderdaad ook voor de diverse fabrieken

Dit is hoe de tabel er in excel uitziet nu, uiteraard maar een deel. kolom 1 is het vergunningnummer, daarna de start en geldigheidsduur. vervolgens de deel-vergunningen met de daarbij behorende contractors. hieronder een deel van hoe de tabel is opgebouwd, het zijn wat meer kolommen, maar voegt niets toe om de niet gebruikte cellen van de niet bestaande deelvergunningen erbij te zetten

acces groep.png
 
Steven196 zei:
Dit is hoe de tabel er in excel uitziet nu, uiteraard maar een deel.
Klik om te vergroten...
Dat kan toch nooit één tabel zijn? Ik tel er minstens drie! En daarnaast zijn dit (zeker de bovenste twee) die in Excel nog wel werken, maar in Access zo niet gebruikt zouden mogen/moeten worden: ze zijn namelijk niet genormaliseerd. En dat is één van die aspecten in een database die je geregeld moet hebben, wil de database goed werken en op de toekomst zijn ingericht. Sowieso is elke tabel waarin je velden herhaalt (zoals Uitvoerder1, Uitvoerder2 etc) niet goed opgebouwd.

Het is eerder gezegd: op basis van plaatjes kunnen we sowieso niks. Wil je écht geholpen worden, als je het zelf wil maken (of dat een goed plan is, is een andere vraag gezien je kennis) dan zul je op zijn minst het huidige Excel bestand (met dummy gegevens) mee moeten sturen, maar het liefst uiteraard de database. Maar denk vooral eerst goed na over de opzet. Dus de workflow, wat er uit moet kunnen worden gehaald etc. Dus maak eerst een Functioneel Ontwerp voordat je gaat klooien.
 
Steven196 zei:
Dit is hoe de tabel er in excel uitziet nu
Klik om te vergroten...

Dit zou met enige moeite naar Access om te zetten moeten zijn. Daarvoor moet wel in VBA geprogrammeerd worden.
Een punt is wel dat er per deel vergunning vier kolommen uitvoerder (= contractor?) zijn. Eerder leek het erop dat het er altijd één is. Voor het ontwerp van je database is het van belang te weten of het er inderdaad meerdere kunnen zijn.
 
Status
Niet open voor verdere reacties.
Steun Ons

Nieuwste berichten

Terug
Bovenaan Onderaan