een leek die een database wil maken

Beste Allen,

Sorry dat ik jullie iets wil vragen maar we zijn een kleine organisatie en willen zien hoe we het beste enkele actieve zaken goed kunnen neerzetten.

Even voor jullie, ik ben bestuurder van een kleien organisatie die achter de schermen help met uitzoek werk en dit te delen met het bestuur.
Om dit een in een handige structuur te krijgen dacht ik om alle uitzoek werk op papier te zetten kan ik het ook in een database doen (access in dit geval)

Is er iemand die mij een beetje op weg kan helpen om dit samen te kunnen maken?
Ik snap dit kost tijd en geduld (wil ik nog wel een kleine vergoeding tegenoverzetten).

als er iemand zich geroepen voelt kan me benaderen mag een een persoonlijk bericht (om geen hinder te geven aan het goede werken wat jullie maken)

Al vast bedankt.

gr
Hans Peters

Misschien is het handig om eerst een klein opzetje te maken met informatie die je wilt opslaan.
Gewoon puur op schrift. Dat weten de anderen wat ze kunnen verwachten.

Hoi Aar en allen,

Wat wil ik genoteerd/archiveerd hebben:
- Onderwerp,
- datum gestart,
- omschrijving van idee/uitzoek werk,
- wie heb ik benaderd (naam & telefoon nummer & mail adres en gespreksverslag, misschien van meerdere toe te voegen) misschien dat mogelijk is de mails toe te voegen?,
- welke actie moeten ondernomen worden door mij of andere leden van het bestuur.
- onderwerp / uitzoek werk klaar, datum besproken met bestuur.
- eventueel nog aanvullende info en achteraf toe te voegen.

Wat ook van belang is dat er via Dropbox op gewerkt kan worden (weet niet of dit mogelijk is).

misschien is dit wat je bedoelt Aar?

gr
Hans

Dat klinkt duidelijk voor iemand die zou willen helpen.

Dit lijkt op projectbeheer. Kijk eens even naar de mogelijkheden van MS Project. https://www.microsoft.com/nl-be/microsoft-365/project/project-management-software

Je kan Project Online toevoegen aan je 365 abonnement voor +/- 50 EUR/maand en licentie, dan kan je webbased samenwerken. En natuurlijk werkt het naadloos samen met andere 365 producten zoals Excel, Outlook, Word, ...

Als je zelf iets wil maken, dat is natuurlijk een leuke hobby, maar als je alleen maar een handige tool wil: bekijk even MS Project of andere gelijkaardige bestaande tools.
Als je voor een nonprofit werkt kan je de Microsoft producten aan hoge korting kopen via Techsoup https: https://www.techsoup.nl/help-microsoft-office-365

MS Project lijkt me niet zo'n handige oplossing voor dit. Dat is meer voor het maken van planningen.
Op basis van de info die je gaf heb ik even snel een datamodel in elkaar gezet. Volgens mij zou je met zoiets een heel eind moeten komen:

Ik denk wel dat ik zo iets bedoel,
Zouden we met een PB verder kunnen brainstormen?

gr
Hans

Nu al uit het openbare debat gehaald? Dan hoef ik verder niet mee te denken .

HansP3 zei:

Zouden we met een PB verder kunnen brainstormen?

Klik om te vergroten...

Dan kan, maar wat mij betreft is het "hoe meer zielen, hoe meer vreugd".
Hierbij wel het opzetje dat ik maakte.

HansP3 zei:

Wat ook van belang is dat er via Dropbox op gewerkt kan worden (weet niet of dit mogelijk is).

Klik om te vergroten...

Deze hete aardappel wordt nog even doorgeschoven door helpers, maar die hoop kan je begraven: dat kan niet. Tenzij je dus een internet geörienteerde database maakt, maar of je dat moet willen: alleen al de beveiligings aspecten zullen je snel boven het hoofd groeien. En de vraag is ook: waarom zou je dat willen, en wat denk je er mee te bereiken?

Ik kan mij nog niet echt vinden overigens in de opzet van Peter, maar dat komt omdat je nog veel te weinig informatie hebt gegeven. Op die aangeleverde basis bllijf ik nog op mijn handen zitten . Zo is mij het doel van de database nog volledig onduidelijk. Wat wil je uiteindelijk kunnen doen met de ingevoerde informatie? Ik ga pas nadenken over een opzetje als ik weet wat je er uit wilt halen. Dat vind ik veel belangrijker (en bepalender) dan van wat je nu aangeeft wat je er in wilt stoppen. Overigens een veel gemaakte denkfout :d.

xps351 zei:

Dan kan, maar wat mij betreft is het "hoe meer zielen, hoe meer vreugd".
Hierbij wel het opzetje dat ik maakte.

Klik om te vergroten...

Wauw, das wat ik bedoelde.
Bedankt hiervoor.
Ik zal hem verders inkleuren en logos toevoegen die nodig zijn.
Tevens ga ik formulieren van maken en printbare versies (pdf) indien dit nodig mocht zijn.
gr
Hans

Nog even wat tips: gebruik geen formulieren om af te drukken, maar ontwerp rapporten. Kleuren en logo's zijn leuk, maar richt je eerst op het ontwerp van met name de tabellen. Verfraaien kan altijd nog.

HansP3 zei:

... en printbare versies (pdf) indien dit nodig mocht zijn.

Klik om te vergroten...

Dat is dus totaal onnodig, want voor afdrukken kun je prachtige rapporten maken. Formulieren zijn alleen bedoeld om gegevens te bekijken en in te voeren. En het opzetje van Peter is, met alle respect, niet meer dan dat: een opzetje. Kan me niet voorstellen dat je dit voor ogen had toen je met het project begon . Of Peter is helderziende, dat kan ook :d.

OctaFish,
Het opzetje is aardig mijn bedoeling geweest (tot nu toe).
Heb nog niet verders kunnen proberen hoe alles werkt en hoe ik het zou hebben, zijn ook mensen die moeten werken
Zo gauw ik me hierin verdiept heb laat ik wat van me horen.
Sorry hoor maar moest even.

Ondertussen heb ik nog steeds het idee dat je, excusez les mots, maar wat aan het aan-rusten bent zonder echt uitgewerkt plan. En dat lijkt mij een slecht idee. Zo lijk je nu volledig voorbij te stappen over het feit dat je niet via Dropbox kan werken met Access. Terwijl je daar dus een (groot?) belang aan hecht. Zelf zou ik dan naar alternatieven zoeken, en niet in de eerste de beste database duiken.

Databases ontwerpen (of, in algemenere zin: applicaties) begint eerst met duidelijk omschrijven wat je precies wilt, en wat je wilt doen met de applicatie. Op basis van dat functioneel ontwerp zoek je dan een programma waarin dat ontwerp het beste uitgevoerd kan worden. Kan bijvoorbeeld ook Excel zijn. Of Access. Tot nu toe heb je een redelijk vage omschrijving gegeven, met een paar ‘eisen’ waarvan je de eerste al hebt laten varen.

Als je wilt dat mensen goed met je mee kunnen denken, is het handiger dat je ons goede informatie aanlevert, en dus ook antwoorden geeft op vragen die gesteld worden. Tot nu toe doe je dat niet. Dat maakt de animo van mijn kant om je te helpen er niet groter op…

Maar goed, je bent al blij met wat je nu hebt. Waar maak ik me nog druk over? :d.