Aanpassen startpath bij het aanmaken van bijvoorbeeld een hyperlink

[X070]

Beste formleden,

Allereerst wil ik aan geven dat ik handig ben met excel (simple doorrekenformules en tabellen), maar zeer zeker niet gevorderd.

Ik denk dat ik bijna het gehele internet heb afgestruimd om antwoord te krijgen op deze vraag, maar helaas heb ik dit niet kunnen vinden. Waarschijnlijk zal het niet moeilijk zijn, maar ik kan het simpelweg niet voor elkaar krijgen.

Voor het gestructureerd ordenenen van documenten ben ik een "database" aan het maken (in de vorm van een simpele tabel). Hierin staat per rij informatie welke uiteindelijk d.m.v. een hyperlink refereert naar een document (PDF).
Nu wil ik zeker 300+ hyperlinks gaan toevoegen in deze file (In de toekomst gaat de database verder aangevult worden). Ook andere mensen gaan hyperlinks in de toekomst toevoegen, dus de oplossing moet praktisch zijn.

Dit is mogelijk en dit kan ik ook, enkel ontbreekt de handigheid. Elke keer wanneer ik een link wil maken (Insert->hyperlink) start ik niet in de relevante map, maar in my "documents". Dit betekend dat ik elke keer door 10 mappen moet klikken voor dat ik uiteindelijk op de goede locatie zit waar mijn files staan gestored. Om dit 300+ te doen kost onnodig veel tijd.

Mijn vraag: Hoe kan ik mijn default path aanpassen, zodat ik bij het invoegen van een hyperlink (insert -> hyperlink) direct de juiste map open heb staan.

Note: De map waarin de documenten staan heeft een vaste welke niet kan worden gewijzigd.

Alvast bedankt voor het meedenken,

Tony van Boxtel

 

[OctaFish]

Een 'Quick-and-Dirty' methode is natuurlijk: kopieer het pad waar je wilt beginnen, en plak dat als eerste in het vak waarin het pad staat. Dan begin je gelijk op de goede plek. Gebruikers die dat niet kunnen onthouden, scrollen maar naar de juiste plek, handige Windows gebruikers verzinnen die truc zelf al wel.

 

[X070]

Beste Ocatfish,

Allereerst dank voor de snelle reactie. Dit is inderdaad een goede optie en ook de manier waarop ik het tot nu toe zelf heb gedaan.

Enkel weet ik, of neem ik in dit geval aan, dat wat ik hierboven beschrijf (definitief aanpassen van mijn path) mogelijk is. In een ander workbook is mijn "startpath" namelijk wel verandert (helaas wel naar de verkeerde map). Wanneer het aanpassen van het pad mogelijk is, kan ook de gebruiker die niet handig is met windows makkelijk hyperlinks verwerken.

Zie in de afbeelding het pad dat direct open staat wanneer ik een hyperlink wil toevoegen in een ander boek (Insert -> hyperlink). Ik begrijp simpelweg niet waar dit op gebaseerd wordt.

Met vriendelijke groet,

Tony van Boxtel

 

[KristiaanL]

Vraag een beetje off topic, maar zit er een logica in de hyperlinks (inclusief naam PDF) zodat de hyperlinks automatisch toegevoegd kunnen worden?

 

[X070]

Beste Kristiaan,

Bedankt voor beide reacties.

Ik denk dat ik je vraag begrijp en dat ik deze kan beantwoorden met ja.

De files hebben een logische volgorde, waarin het Rij No. gelijk is aan het naam van de PDF. (zie afbeelding)

Enkel is het niet altijd zo dat elke rij met een hyperlink refereert naar een document. (zie afbeelding)

Met vriendelijke groet,

Tony

 

[edmoor]

Zet in je documentenmap een snelkoppeling naar de map waar je direct naar toe wil.
Dan is het 1 dubbelklik om er te komen.

 

[KristiaanL]

Ik krijg dit werkend, dus misschien is dat voor jou ook een optie:

=HYPERLINK("Pad naar map"&RIJ()-1&".pdf";RIJ()-1)

Dan zou je een kolom toe kunnen voegen waar een gebruiker (met gegevensvalidatie) aan kan geven of er wel of geen document beschikbaar is --> als functie om de Hyperlink functie

 

[X070]

Beste,

Dank voor de reacties. Ik dacht net gereageerd te hebben, alleen zie ik mijn bericht er niet tussen staan. Ik typ het opnieuw.

@Edmoor. In principe een prima oplossing, enkel in mijn situatie niet heel praktisch. De file staat namelijk op een shared network, waarbij verschillende users gebruik kunnen maken van de locaties. Dit betkend ook dat elke user een prive "my documents" heeft en jou oplossing dus alleen relevant kan zijn voor mij.

@Kristiaan. Zoals ik zij ben ik geen expert in Excel, maar wel handig. Ik snap het idee van de forumule (hyperlink naar de file (rijnummer -1 om zo het pdf nummer en rijnummer gelijk te krijgen) met die betreffende naam. Dit is mijn logica in jip en janneke taal. Ik heb de formule proberen toe te passen in mijn file, maar dan krijg ik "#name?", ook niet wetende waar nu de fout zit. Ik heb mijn pad 1:1 gekopieerd vanuit de header van mijn verkenner

Verder heb ik zelf ook goed nieuws. Ik heb mijn eigen probleem opgelost, enkel geen idee hoe ik dat heb gedaan.
Van het een op het andere moment is mijn startpath verandert naar de juiste locatie. Enkel ben ik nog steeds zeer nieuwsgierig hoe dit komt. Ik snap niet waarop dit gebaseerd wordt.

@Kristiaan Ik ben steeds erg benieuwd hoe de door jou geformuleerde formule toe te passen is in de database. Dit zou betekenen dat ik kolom voor hyperlinks gewoon uit zou kunnen rollen? En het dus eigenlijk automatisch gaat?

Hoor graag van je,

Tony

 

[KristiaanL]

Het pad moet nog tussen aanhalingstekens dus voor de S een " en voor de eerste & een".

Het zou kunnen dat omdat de map op een shared network staat dat je een ander pad naam moet gebruiken, zodat andere het ook kunnen gebruiken. Ik kan (als niemand mij voor is) je hier morgen wel mee verder helpen!

 

[X070]

Beste Kristiaan,

Ik ben zelf ook benieuwd hoe dit in zijn werking zou moeten gaan. Ik heb mijn laatste foto in de laatste post nog aangepast. Ik zag namelijk dat ik niet de juiste afbeelding had geselecteerd. Dit laat zien dat het me wel degelijk gelukt is. Vraag niet beantwoord, probleem voor zover wel opgelost. Enkel ben ik nog erg benieuwd naar jou alternatief Kristiaan.

Wanneer ik de formule invul zoals je boven aangeeft, krijg ik nog steeds de zelfde foutmelding

+ Wat bedoel je precies met de met "(gegevensvalidatie) zodat de gebruiker aan kan geven of er wel of geen document beschikbaar is"? Bijvoorbeeld een extra kolom met "Attachement available Yes/No" en dan een soort van IF functie zodat de hyperlink bij Yes automatisch wordt weergeven?

Tony

 

[KristiaanL]

Hoi X070,

Aan jouw foutmelding te zien werk je met een engelse excel, dus rij= row. Werkt het dan?

En ja, je beschrijft precies wat ik bedoel. Extra kolom met de keuze voor een gebruiker (Yes/No) en dan om de hyperlink functie een If-statement

EDIT: Vergeet de ; niet te veranderen in een ,

 

[X070]

Klopt Kristiaan. Classic beginnersfoutje

Ik heb de formule als het goed is nu op de juiste manier toegepast. Enkel krijg ik de volgende melding

Ik moet aangeven dat dit voor mij wel een niveautje te hoog is. Ik weet niet waar de fout zit en hoe ik dit zelf eventueel op kan lossen. Ideeen?

Als ik nu een eigen IF functie zou maken (concept) zal het zoiets worden:

=IF(OR(G8="Yes";G8="X";G8="Ja");=HYPERLINK("S:\PTS Remarks\Gescande Hardcopy Database"&ROW()-1&".pdf";ROW()-1);"X")

Enkel dan krijg ik de melding dat de functie niet klopt (in principe deze functie pas relevant wanneer de bovenstaande functie werkend is. Stap voor stap.)

Tony

 

[edmoor]

Wijzig =HYPERLINK in HYPERLINK

 

[X070]

@Edmoor part 2 opgelost. Opnieuw beginnersfoutje aan mijn kant. Dank voor het meedenken.

Nu enkel nog de Functie werkend krijgen. "Cannot open the specified file". Met andere woorden, de locatie van het bestand kan niet worden gevonden? hoe moet ik dit interpreteren + oplossen?

Ben zelf wat aan het oefen met de hyperlinkfunctie, mogelijk dat ik het zelf voor elkaar krijg. Maar tot nu krijg ik het niet helemaal onder de knie. Als ik het heb gevonden breng ik jullie natuurlijk op de hoogte.

Tony

 

[VenA]

Achter Database hoort een \ te staan.

 

[KristiaanL]

gelukt?

 

[X070]

Hallo iedereen,

Sorry voor de wat vertraagde reactie. Ik dacht opnieuw een bericht verstuurd te hebben, maar vreemd genoeg is deze er weer niet doorheen gekomen. Ik typ het opnieuw.

Het is dus gelukt! Bedankt iedereen voor het meedenken. Ik was inderdaad de schuine streep vergeten in de forumule. Dank Vena.

Zie hier een afbeelding, met daarin de formule

In prinipe heb ik nog steeds geen antwoord op mijn hoofdvraag. Het is me nog steeds niet duidelijk wat bepaald welke locatie er weergeven wordt bij de "startpath". De oplossing die ik nu heb is vele malen beter. Iedereen dus nogmaal bedankt.


Ik heb nog een extra vraag met betrekking tot het automatisch tonen van de datum van die dag. Als ik daar een nieuw topic voor moet starten, dan hoor ik dat wel. in dat geval kopie paste ik het onderstaande verhaal naar een nieuw topic.

Ik heb dus onlangs ondekt hoe ik doormiddel van een doorrekencel de datum van die dag kan tonen op het moment dat een persoon informatie typt in een bepaalde cel.

De formule werkte prima op de dag dat ik deze toepaste. Enkel een dag later wilde ik een nieuwe rij toevoegen, maar toen waren de cellen versprongen naar deze dag (een dag later dus). Het idee is dat de cell de dag aantoont waarop de persoon zijn naam heeft in gevult, en dat deze niet uitmatisch meeverspringt wanneer het een dag later is.

Het is misschien wat omslachtig geformuleerd, maar ik denk dat het wel begrepen wordt als je ook een kijkje neemt naar de afbeeldingen.

Tony

 

[KristiaanL]

Om gebruik te maken van een timestamp, die niet wijzigt bij het openen van het document heb je drie opties:

1. Laat de collega's deze datum zelf hard invullen (eventueel CTRL +; ), dit zou iedereen moeten kunnen.

2. Sta iteratieve berekeningen toe: . Deze instelling wilt zeggen dat Excel (bij een kringverwijzing) maximaal 100 keer de berekening uitvoert, dit aantal kan je natuurlijk zelf bepalen.
Als je dit hebt veranderd gebruik dan de onderstaande formule:

=ALS(A1<>"";ALS(B1="";VANDAAG();B1);"")

Met in B1 de datum en A1 de cel die de trigger veroorzaakt. Deze formule moet je zelf even vertalen.
Dit is een beetje een omslachtige manier, dus de vraag is of je dit moet willen omdat het de instellingen veranderd.

3. Gebruik maken van VBA. Hier kan ik je niet mee verder helpen, maar als je daar behoefte aan hebt dan zijn hier genoeg helpers die dat wel kunnen. Misschien is het dan wel handiger om een voorbeeldbestand te plaatsen ipv een plaatje.

 

[loek010]

Met VBA

Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Target.Column = 1 Then
        If Range("B" & Target.Row) = "" Then
            Range("B" & Target.Row) = Format(Date, "dd-mm-yyyy")
        End If
    End If
End Sub

Loek :thumb:

 

[edmoor]

Hetzelfde maar iets anders geschreven:

Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Target.Column = 1 And Target.Offset(, 1) = "" Then Target.Offset(, 1) = Date
End Sub