Access 2007 als losse rapporten exporteren ipv 1 rapport

[mariasteen]

Ik heb een tabel met meerdere organisaties (veld 'organisatie') en meerdere regels informatie per organisatie.
Ik zou graag elke organisatie in een apart bestand de gegevens willen weergeven.
Ik ken wel de functie in Access dat je bv op het veld 'organisatie', elke keer een nieuwe pagina kan beginnen binnen hetzelfde rapport, maar ik zou niet weten hoe ik het per organisatie in elke een apart bestand kan exporteren.

Kan iemand mij adviseren of het mogelijk is en welke aanpak ik dan nodig heb?

 

[OctaFish]

Ik snap je insteek niet helemaal; je hebt het over

... een tabel met meerdere organisaties (veld 'organisatie') en meerdere regels informatie per organisatie.

Heb je nu één tabel waar alles in staat, met dus herhalende gegevens voor de organisatie, of heb je een tabel met Organisatiegegevens en een tabel met detailrecords per organisatie die je hebt gekoppeld aan de tabel Organisaties? Of bedoel je dat je in de tabel organisaties een memoveld hebt met meerdere regels?
En wat bedoel je met

Ik zou graag elke organisatie in een apart bestand de gegevens willen weergeven.

Een database is één bestand. Ik neem niet aan dat je voor elke organisatie een eigen database wilt. Lijkt mij nogal onhandig. Een exportje misschien?

 

[mariasteen]

Dank voor je reactie. Ik hoop dat ik het met een fictief voorbeeld duidelijker kan maken.

Het is een tabel met de volgende inhoud als voorbeeld:
Organisatienaam - Gegeven
OrganisatienaamA - Gegeven1
OrganisatienaamA - Gegeven2
OrganisatienaamB - Gegeven1
OrganisatienaamB - Gegeven2
OrganisatienaamC - Gegeven1
OrganisatienaamC - Gegeven2
OrganisatienaamC - Gegeven3
etc

Per organisatie zou ik een query en rapportage kunnen maken, maar het zijn enkele honderden organisaties in het bestand waar ik liever niet aparte queries voor maak.

Ik zou hier dan aparte export bestanden van willen hebben in Excel.
Bestandsnaam: OrganisatienaamA.xlsx met de volgende inhoud:
Organisatienaam - Gegeven
OrganisatienaamA - Gegeven1
OrganisatienaamA - Gegeven2


Bestandsnaam: OrganisatienaamB.xlsx met de volgende inhoud:
Organisatienaam - Gegeven
OrganisatienaamB - Gegeven1
OrganisatienaamB - Gegeven2

Bestandsnaam: OrganisatienaamC.xlsx met de volgende inhoud:
Organisatienaam - Gegeven
OrganisatienaamC - Gegeven1
OrganisatienaamC - Gegeven2
OrganisatienaamC - Gegeven3

etc

 

[OctaFish]

Je bent verkeerd bezig. In je tabel kun je al zien dat Organisatienaam# meerdere keren terugkomt, en Gegeven# niet. Daaarmee zit er in de tabel dataredundantie. Tenzij je maar één veld gebruikt voor de organisatie. Maar zelfs dan nog: je databron moet uit unieke gegevens bestaan, dus een Organisatienaam in een aparte tabel met een uniek nummer. In de vervolgtabel sla je dan dat unieke nummer op, en vul je het veld gegeven in, elk gegeven in een nieuw record. Doe je dat op een formulier, dan kun je een mooie keuzelijst (met invoervak) maken die de organisatie opzoekt. Op die manier kun je nooit fouten maken. In je huidige situatie kun je de organisatie 'Kinderen zijn Hinderen' gebruiken, en 'Kinderen sijn Hinderen'. Hebben we het hier over één organisatie, of over twee? Door te verwijzen naar unieke ID's kan dat nooit voorkomen, omdat de organisatie maar één keer wordt ingevoerd. Ik zou zeggen: maak dus eerst een goede structuur, dan kijken we daarna verder

 

[mariasteen]

Het gaat me erom hoe ik uberhaupt die export kan doen, ik vraag nu even niet om naar mijn data structuur te kijken, vlgs mij is dat niet relevant voor mijn export probleem.
Jammer dat ik daar geen antwoord op krijg. Het is maar een voorbeeld om het even overzichtelijk te houden. Maar dank voor de moeite.
Ik zal mijn vraag sluiten.

 

[OctaFish]

Voordat je überhaupt een fatsoenlijk antwoord op een vraag kan krijgen, moeten wij op zijn minst voldoende inzicht hebben in je probleem. Dat is nu niet het geval; zo heb je het in je laatste bericht nog steeds over een export. Ik weet niet wat je wilt, en kan je zo dus niet helpen. Bovendien constateer ik (met dus de beperkte gegevens die je ons gegeven hebt) dat je structuur vermoedelijk niet deugt. En aangezien ik denk dat het antwoord gebaseerd moet zijn op een correcte invulling van de database, lijkt het mij relevant dat je er in ieder geval voor zorgt dat die structuur goed is. Anders zit je hier volgende week weer met een vraag omdat het toch niet zo goed blijkt te werken. Want jouw vraag is volgens mij met een correcte tabellenstructuur zo opgelost. En dat scheelt jouw een hoop tijd, en mij ook.
Maar als je niet geholpen wilt worden: your loss, not mine!