Access contactpersonen gebruiken in Outlook

[pimrs]

Ik heb een Access 2007 database met daarin een tabel met contactpersonen. Deze gegevens wil ik gebruiken in Outlook 2003. Belangrijk is dat de gegevens actueel blijven, dus op het moment dat een gebruiker een gegeven in de database aanpast deze automatisch doorgevoerd wordt naar Outlook 2003.

Nu weet ik dat ik de contactpersonen van Outlook 2003 kan koppelen aan een nieuwe tabel in Access maar dat moet dus een bestaande zijn. Is dat uberhaupt mogelijk?

Zo niet is er een optie/functionaliteit waarmee Outlook iedere keer de gegevens uit de Access 2007 database haalt op het moment dat deze gewenst zijn. Dus dat de gegevens altijd actueel zijn en niet steeds opnieuw je contactpersonen uit de database in Outlook hoeft te importeren.

 

[OctaFish]

Ik hoop voor je dat je de versies hebt verwisseld, en dat het om Outlook 2007, en Access 2003 gaat... Anders heb je denk ik dikke pech... Access 2007 kan wel in 2003 modus werken, maar dat moet je specifiek aangeven bij het maken van de database. Je 'mist' dan een groot deel van de nieuwe functies, dus dat doe je alleen maar als je compatibel wilt blijven met een oudere versie van de rest van de Office.
Zo ik al moeite heb met het verzinnen voor redenen om de Office 2007 aan te bevelen, dan zit ik stomgeslagen in een hoekje, als iemand met Access 2007 werkt, en de rest van de Office in 200#....

 

[pimrs]

De reden dat de database in Access 2007 is gemaakt is omdat er geleidelijk aan toch wordt over gegaan op deze versie. Het betreft ook een nieuwe database en ik wil eigenlijk niet nu al beginnen met een pakket wat 7 jaar oud is en binnenkort 2 versies achter loopt.

De enige workaround die ik nu kan bedenken voor de huidige situatie is om af en toe de database te converteren naar Access 2003 en dan de gegevens te importeren in Outlook 2003. Het nadeel is dat je dit regelmatig moet doen om maar enigzins met up to date gegevens te blijven werken.

Is het met Outlook 2007 wel mogelijk om de gegevens actueel uit de database te halen? Ik heb dit zelf nog niet kunnen testen omdat ik nog niet beschik over Outlook 2007.

 

[OctaFish]

Microsof beschouwt Outlook min of meer als de spil als het gaat om Contactpersonenbeheer. Andere programma's zoals Word en Access kunnen dan ook op een heel gemakkelijke manier daar gegevens uithalen. Andersom is echter een heel ander verhaal. Je kunt well gegevens importeren in Outlook, maar dat zal voorlopig nog wel even handwerk blijven.
Wil je echt goed contactpersonen beheren, dan moet je dat dan ook in Outlook doen, en niet in Access. Althans: dat is (was) de visie van Microsof. Je ziet ook, dat een CRM pakket als Dynamics heel erg leunt op Outlook, ook wat betreft CP-beheer.
Je moet jezelf dus in eerste instantie de vraag stellen, of je het überhaupt wel in Access moet bijhouden, als je dezelfde gegevens ook in Outlook wilt gebruiken.
Overigens is de situatie in Outlook 2007 niet veel beter dan in 2003. De import van databases bijvoorbeeld wordt ondersteund tot Access versie 2003. Dat betekent dus, dat je een database in 2007-formaat niet eens in Outlook 2007 kunt importeren.
Wat zij je ook alweer over twee versies achterlopen
Nog een laatste opmerking over upgraden naar 2007: (we hebben eerder daar al een uitgebreide topic over gehad) software upgraden is niet helemaal hetzelfde als bijvoorbeeld een pc upgraden, of een auto vervangen. Hardware is aan slijtage onderhevig, en gaat na verloop van tijd kapot. Ook is een nieuwe pc of auto vaak beter en sneller dan het oudere model. Dan is het logisch, en noodzakelijk, dat je daar rekening mee houdt in de bedrijfsvoering.
Microsof wil uiteraard graag groot en rijk blijven, dus ze gooien regelmatig nieuwe versies op de markt, die wij dan met z'n allen moeten kopen. De vraag die je dan moet stellen is: wat levert het mij op als ik dat doe?
Wordt de produktiviteit verhoogd met Office 2007?
Antwoord: Nee, want de gebruiker moet een heel nieuw leertraject in, omdat de interface totaal is veranderd, en dus eerst geschoold moet worden in de nieuwe omgeving. Gebruikers zijn dus (zeker de eerste maanden) veel meer tijd kwijt voor dezelfde handelingen.
Gaat een gebruiker meer doen met het pakket?
Antwoord: Waarschijnlijk niet; teksverwerken als functie is echt niet veranderd, en een Excel spreadsheet maken ook niet.
Kan ik makkelijker communiceren met mensen met een oudere versie?
Antwoord: Nee, integendeel! Uitwisseling van bestanden wordt alleen maar lastiger.
Wat mij betreft verkoopt Microsof oude wijn in nieuwe zakken. Zou Microsof bijvoorbeeld auto's verkopen, dan zie ik ze ertoe in staat om (bijvoorbeeeld) in een nieuwe auto de besturing naar de achterbank te verplaatsen onder het motto: dat is veel veiliger, want dan sla je bij een ongeluk niet meer door de voorruit.
Hopelijk ben je weer wat wijzer...

 

[pimrs]

Bedankt voor je reactie OctaFish,

Het bijhouden van de contactpersonen binnen Outlook is helaas geen optie. De database bestaat namelijk niet alleen uit de tabel contactpersoon maar uit nog een aantal andere waar deze tabel mee gekoppeld staat. O.a. voor het bijhouden van projecten, contactmomenten en activiteiten.

Het upgrade verhaal begrijp ik, helaas kan er bij nieuwe PC's geen Office 2003 meer geleverd worden. Je wordt dus eigenlijk een beetje gedwongen om over te gaan. Dit terwijl er misschien helemaal geen noodzaak is om te upgraden.

Ik ben bang dat deze functionaliteit er dan niet in komt te zitten. Het zal dus leren leven worden met een workaround oplossing.