Access database openen met Access Runtime in Onedrive

[Drummer01]

Goedemorgen,

De Access database voor ons koor nadert zijn voltooiing. Ik wil nu dat mijn medebestuursleden de informatie in de database kunnen raadplegen.
Ik dacht een mooie oplossing te hebben door de database in de Microsoft Cloud te plaatsen en iedereen middels Access Runtime de database te kunnen openen. Helaas is deze ballon snel geklapt want ik krijg dat (nog) niet voor elkaar.

Heeft er iemand een tip zodat dit wel mogelijk is?

Ik hoor graag van jullie.

Groetjes

 

[Aar]

Op wat voor manier zou je deze informatie willen publiceren? Moet dit via een website gaan, of via een speciaal programma?
En gaat het om een deel van de database, of alles? Er kunnen namelijk ook privacy-gevoelige data in staan, en elke organisatie wordt verwacht bekend te zijn met de regels omtrent AVG/GDPR.

 

[Drummer01]

Hallo Aar,

Het idee is om bij mijn medebestuursleden Microsoft Access Runtime te installeren zodat zij de database kunnen openen in de Cloud en kunnen raadplegen. Zij mogen/kunnen dus niets wijzigen.
De Cloud is voorzien van een inlogcode alsmede de Database zelf. Dus wat de AVG betreft zit het wel snor.

Groetjes

 

[Aar]

En waar loop je precies op vast? Want je zegt dat het niet lukt.

 

[djutoch]

Van de veronderstelling dat je database in orde is en beveiligt.
Linkje sturen via office outlook.
Misschien zo?
Ga tijdens het opstellen van je e-mail naar Invoegen > Bestand bijvoegen > Bladeren door weblocaties > Onedrive.
Kies je access bestand.
Selecteer Share link in het venster dat verschijnt.

 

[OctaFish]

Het idee is om bij mijn medebestuursleden Microsoft Access Runtime te installeren zodat zij de database kunnen openen in de Cloud en kunnen raadplegen.

Voordat je jezelf enige hoop aan praat: dat kan niet. Access werkt alleen standalone.

 

[xps351]

Hebben we het hier over een persoonlijke of zakelijke Onedrive?

 

[OctaFish]

Ook dan werkt het niet . Access kun je wél als frontend gebruiken als je een connectie met een online database kan leggen. En uiteraard kun je wél met SharePoint werken. Maar ja, dat heb je thuis echt niet aangelegd .

 

[Drummer01]

Ok, dank allemaal voor jullie response.

Ik moet dus naar een andere oplossing gaan zoeken.

Groetjes

 

[NoellaG]

Gemakkelijke oplossing: hou de front-end in Access, maar upgrade je tabellen naar SQL server (express, deze versie is gratis). Dan kan je via de inbegrepen Reporting Services rapporten maken die je op het internet kan publiceren. Via de beveiliging kan je ervoor zorgen dat alleen de leden de rapporten kunnen openen.

 

[xps351]

Ik moet dus naar een andere oplossing gaan zoeken.

Dat is wat mij betreft wat kort door de bocht. Een Accessbestand kan best op Onedrive staan. Ik heb al mijn databases daar staan. Onedrive is geïntegreerd in de Verkenner. Het maakt dus niet uit of ik een bestand open dat op Onedrive staat of op mijn HD. Microsoft biedt niet voor niets Office 365 inclusief Access en Onedrive aan.

Ik het het tot nu dan wel over een persoonlijk Office-abonnement. De crux is dat voor jouw situatie Office 365 Business een optie is (vandaar ook mijn vraag waar je overigens geen antwoord op gaf ). En de gein is: voor non-profit organisaties is dat nog gratis ook. Zie: https://www.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/enterprise/nonprofit-plans-and-pricing?market=nl
Ik ben secretaris van een sportvereniging en wij hebben ook zo'n abonnement. In mijn Verkenner heb naast de eerder genoemde persoonlijke Onedrive, ook een zakelijke Onedrive staan. Voor de overige bestuursleden kan je accounts aanmaken zodat ze ook op die (gemeenschappelijke) Onedrive kunnen.
Dat de andere bestuursleden alleen gegevens zouden mogen raadplegen is nog wel een puntje, maar dat je een Accessbestand niet via Onderdrive zou kunnen delen is niet helemaal waar.

 

[OctaFish]

Een Accessbestand kan best op Onedrive staan. Ik heb al mijn databases daar staan. Onedrive is geïntegreerd in de Verkenner. Het maakt dus niet uit of ik een bestand open dat op Onedrive staat of op mijn HD.

En we blijven kort door de bocht gaan, want zo werkt het dus niet. Een OneDrive map op je lokale schijf synchroniseert met je OneDrive in de cloud, zodat je op je lokale schijf met lokale bestanden werkt. Je werkt dus nooit met de bestanden die in de Cloud staan. Sterker nog: als je bestand in de cloud nog niet gesynchroniseerd is met je lokale schijf, kun je hem niet openen.

Ik weet dat uit bittere ervaring, omdat mijn OneDrive bestanden map in de cloud ondertussen dermate groot is geworden dat er aan het synchroniseren geen eind lijkt te komen. Als ik de pc uit zet, krijg ik ook altijd de waarschuwing dat het synchroniseren wordt afgebroken. Dus als ik op de laptop een database op OneDrive zet, kan ik die niet openen op de vaste computer omdat-ie niet gesynchroniseerd is. Maar ik zie hem wél staan, dat dan weer wel.
Voor mij voldoende reden om de OneDrive map van mijn lokale pc af te gooien, met overigens hele andere problemen tot gevolg. Maar dat staat hier los van .

 

[NoellaG]

Dat de andere bestuursleden alleen gegevens zouden mogen raadplegen is nog wel een puntje,

Als je met SQL reporting services werkt is dit puntje ook opgelost

 

[OctaFish]

Mij lijkt de oplossing van noella ook de enige zinvolle aanpak; SQL Server Express is prima te gebruiken voor dit soort zaken. De Access Frontend geef je dan aan alle gebruikers zodat ze die op hun eigen pc/laptop kunnen gebruiken om de database te benaderen. En in die frontend kun je uiteraard óók de beveiliging van de data afdwingen door user groepen en rollen te gebruiken.