Administratie via Excel met codes

[Teuntje1990]

Hey,

Ik heb een vraagje over het ontwerpen van een boekhouding in excel.

Ik wil hierbij 1 blad hebben waar ik categorieën apart gesorteerd krijgt.
Bijv Levensmiddelen, Kantoorartikellen en Onderhoud
Op dit blad wil ik enkel dat de informatie verschijnt en ik hier niks hoef in te voeren

Op blad 2 wil ik mijn gegevens invoeren
Hier zal ik bijvoorbeeld invoeren wat er is aangeschaft hoeveel het gekost heeft en onder welke categorie dit valt(dit zou ook evt met een code kunnen)

Nu is mijn vraag is het mogelijk om op blad 1 de gegevens met gesorteerd te krijgen op basis van alle ingevoerde gegevens op blad 2 en welke formule ik hiervoor moet gebruiken?

In het kort layout

Blad 1

Levensmiddelen
Code 111 Naam Bedrag BTW


Kantoor Artikellen
Code 123 Naam Bedrag BTW


Blad 2
Code Naam Bedrag BTW
123 papier 40 5
111 drinken 50 6

Dit is de opzet en op blad 1 wil ik dus dat de gegevens van blad 2 hier automatisch verschijnen.

Hopelijk kan mij iemand hiermee helpen!
Gr
Teuntje

 

[abevleeming]

Dan moet je iets met INDEX(), VERGELIJKEN(), VERSCHUIVEN(), AANTAL.ALS(), RIJ(), KOLOM() en INDIRECT() en dat in een matrixformule zetten

Als je een voorbeeld bestand geeft kunnen we ook nog eens uitleggen hoe je dat dan toepast.

En wellicht kunnen de tovenaars met draaitabellen je dan ook enorm helpen

 

[Teuntje1990]

Ik heb een voorbeeldje even in elkaar gezet hoop dat het zo duidelijk is!

Bekijk bijlage Voorbeeld boekhouding.zip

Alvast bedankt voor de hulp!

 

[JeanPaul28]

Je hebt maar 10 regels ruimte voor Levensmiddelen, wat als er 12 zijn of meer

 

[abevleeming]

Bekijk bijlage Voorbeeld boekhouding excel.xlsx

Let er bij het kopiëren van de "blokken" op dat je de gekleurde waarden aanpast in de formule en afsluit met ctrl shift enter

=ALS(RIJEN([COLOR="#FF0000"]A$6:A6[/COLOR])>AANTAL.ALS(Blad2!$A$2:$A$1000;[COLOR="#FF0000"]Blad1!C$4[/COLOR]);"";INDEX(Blad2!$B$2:$B$1000;KLEINSTE(ALS(Blad2!$A$2:$A$1000=[COLOR="#FF0000"]Blad1!C$4[/COLOR];RIJ(Blad2!$A$2:$A$1000)-RIJ(Blad2!$A$2)+1);RIJEN(Blad2!$A$2:[COLOR="#FF0000"]$A2[/COLOR]))))

Succes!

De opmerking van Jean paul kan je ondervangen door een aantal rijen invoegen en de formules "doorvoeren". Hierdoor wel wat minder geautomatiseerd. Daarnaast is een aandachtspunt dat je wanneer je twee dezelfde waarden "NAAM" nu niet ondervangt. Het is aan te raden om je facturen/uitgaven een unieke ID te geven. Op basis van dit ID kan je alles oproepen

 

[plongske]

Met een draaitabel op blad 4

 

[abevleeming]

Exact dat bedoelde ik dus met de draaitabel

 

[Teuntje1990]

Thx Abevleeming! Dat is precies wat ik zoek!
Al zou ik ook heel graag de formule nog willen snappen

als ik het gebied wil uitbreiden van bijv levensmiddelen kan ik het gebied selecteren en dan rechtsonder uitbreiden toch of veranderd de formule dan op een foute manier?

Als ik nog artikellen specificaties zou toevoegen naast bedrag - btw kan ik dit dan ook doen met alles selecteren en naar rechts uitbreiden?

Mocht ik het niet snappen mag ik dan uiteindelijk de layout van het echte document nog eens vragen voor hulp met die formule?

 

[plongske]

Nu met draaitabel op blad 4 en op blad 3 de groepen

 

[abevleeming]

Dat mag natuurlijk, maar mijn tip is om de oplossing van plongske eens goed te bekijken. Deze doet namelijk een stuk makkelijker hetzelfde (en misschien wel beter) werk

Om op je vragen in te gaan je kan de cellen van bijvoorbeeld A6:C6 selecteren en naar beneden slepen. Dat kan je voor een blok doen, mocht een nieuw blokje willen starten dan moet je die formule die ik gepost had kopiëren, de gekleurde factoren aanpassen en plakken in de betreffende cel in kolom A. De cellen in kolom B en C kan je kopiëren, die zijn wat dat betreft "makkelijk"...

Naar rechts kopiëren kan dus ook.