Afdruksamenvoegen met excelbestand

[tkint]

Beste,

Ik werk vrij regelmatig met de afdruksamenvoegen-tool om gepersonaliseerde documenten op te maken. De leden van onze vereniging zijn niet allemaal aangesloten bij dezelfde mutualiteit. Ik zou graag per mutualiteit een andere layout willen koppelen. Nu werk ik met afzonderlijke word-bestanden per mutualiteit die allemaal gekoppeld zijn aan hetzelfde excel-bestand. Is dit de enige oplossing?

 

[OctaFish]

A.d.h.v. je documenten is weinig te zeggen; dan zouden we op zijn minst moeten weten/zien waar die veranderingen uit bestaan.

 

[tkint]

Beste,

Ik heb een word-document gemaakt met 3 pagina's, 1 pagina per mutualiteit. Misschien had ik per mutualiteit een document moeten maken. Mijn vraag is : is het mogelijk naargelang de mutualiteit (CM voor Christelijke Mutualiteit, BM voor Bond Moyson, NZL voor Neutraal Ziekenfonds Vlaanderen) de betreffende pagina af te drukken?

 

[OctaFish]

is het mogelijk naargelang de mutualiteit (CM voor Christelijke Mutualiteit, BM voor Bond Moyson, NZL voor Neutraal Ziekenfonds Vlaanderen) de betreffende pagina af te drukken?

Nee, dat is niet mogelijk. Wél kun je, op basis van je veld Mutualiteit, Documenten opbouwen met de gewenste tekstblokken en delen. En het juiste logo. Dat logo zit dan niet in je document, maar koppel je bij het samenvoegen.

 

[tkint]

Beste,

Bedankt voor het heldere antwoord. Ik vermoedde dat het niet kon maar de experten op dit forum weet je nooit.

 

[OctaFish]

Ik zal kijken of ik vandaag tijd heb om een voorbeeldje te maken.

 

[tkint]

Beste,

Dat zou fijn zijn. Bedankt.

 

[OctaFish]

Overigens mag ik je aanbevelen om in je gegevensbestand iets te doen aan je veld Geboortedatum, dat ziet er heel slecht uit zo. Met die punten er in is het namelijk geen datumveld, en daarmee kun je het ook niet samenvoegen als een datumveld. Nog veel erger: doordat je met een niet-datum-scheidingsteken werkt (zal wel geen bestaand woord zijn ) kom je ook rariteiten als komma's tegen in dat veld! Er zitten minstens 2 datums in die met een komma zijn samengesteld en niet een punt. Daar zou ik echt wat aan doen!

 

[OctaFish]

Ik heb een oplossing waarbij je relatief weinig hoeft te doen; kijk maar of je er wat mee kunt.

 

[tkint]

Beste,

Dat is top !!!
Jouw opmerking over het datumveld is terecht. Een lid van onze fietsclub heeft de ledenadministratie in de voorbije jaren zo opgebouwd. Dus werk aan de winkel om het bestand aan te passen. En jouw oplossing is wat ik zocht. Ik wil achterhalen hoe je dit voor elkaar hebt gekregen maar wanneer ik in het tabblad Verzendlijsten (word 2007) klik op "voorbeeld resultaat" zie ik geen veldnamen verschijnen en toch gebruik je de samenvoegvelden.
Mijn voorbeelden van layout van de attesten waren een test, op de "echte" attesten staat nog meer informatie. Daarom mijn nieuwsgierigheid naar de oplossingsmethode.

 

[OctaFish]

Je moet op <Alt>+<F9> drukken . Dan zie je de veldcodes. Om het simpel te houden: het is een geneste IF..THEN..ELSE constructie.

 

[tkint]

Beste,

Bedankt voor de tip. Maar hoe breng ik een wijziging aan? Ik heb in mijn bestand via alt+f9 ook de mergecode zichtbaar gemaakt maar hoe voeg ik de if then instructie in?

 

[OctaFish]

Dat is een beetje ingewikkeld, vrees ik. Een Als ... Dan ... Anders veld in Word invoegen is niet zo lastig, en de vergelijking maken waarschijnlijk ook niet. Maar dan.... Ik zal even uitleggen wat ik precies gedaan heb.

1. Om te beginnen voeg je een Als..Dan..Anders veld in (Via het submenu <Regels>)
2. Dan maak je een vergelijking op het veld <Mutatie>. Als je klaar bent, druk je op <Alt>+<F9> om de code te zien. Je ziet iets als:
{ IF { MERGEFIELD Mutualiteit } = "CM" "CM" "Anders" }
Ik heb hier in het tekstveld <Deze tekst invoegen> dus het woord CM getypt, en in het veld <Anders deze tekst> de tekst Anders
Hier heb je niet zo veel aan natuurlijk, want je wilt je brief zien.
3. Vervolgens heb ik de complete tekst van de eerste brief geselecteerd (inclusief de harde pagina-einde) en die geknipt.
4. In het stuk code heb ik nu het woord CM geselecteerd en verwijderd, en de geknipte brief geplakt.

Nu krijg je voor elk record waarvan de waarde Mutatie gelijk is aan CM de brieftekst te zien. Dit lost nog niks op voor de overige twee brieven. Had je nog één brief gehad, dan was het simpel geweest: alle overige tekst selecteren en plakken op de plek van het woord Anders. Maar dat werkt nu niet, want je hebt nog 2 brieven. Je hebt dus nóg een ALS..DAN..ANDERS veld nodig.

5. Selecteer het woord Anders en herhaal stap 1 en stap 2. Gebruik nu uiteraard een andere waarde als vergelijking voor het veld Mutatie.
6. Selecteer de tekst van de tweede brief en plak die op de plek van het eerste woord in de vergelijking.
7. Selecteer de tekst van de derde brief en plak die op de plek van het tweede woord in de vergelijking.

En dat was het. Nu zie je ook waarom het zo lastig is om achteraf nog een vierde brief toe te voegen; je hebt niet meer één woord dat je kunt vervangen door een nieuwe vergelijking. Ik zou dus overnieuw beginnen als je meerdere documenten hebt die je wilt verwerken, en elke keer één vergelijking maken, één brief in de WAAR zetten en een nieuwe vergelijking in het ONWaar woord. Waarschijnlijk zit er wel een eindigheid aan het aantal vergelijkingen dat je kunt nesten, dat heb ik nog niet uitgetest .

 

[tkint]

Beste,

Ik probeer jouw uitleg toe te passen. Lukt het niet, dan heb ik opnieuw iets bijgeleerd. Bedankt.
Ik sla de conversaties over dit onderwerp op en plaats dan het onderwerp als opgelost.

 

[OctaFish]

Lukt het niet, dan heb ik opnieuw iets bijgeleerd.

Dan heb je toch niks geleerd? . Zonder gekheid: ik ben nog één ding vergeten: de harde pagina-eindes moet je ook nog verwijderen, want anders zit je na het samenvoegen met een dubbel zo groot document; Word zet zelf al elke brief op een nieuwe pagina.

 

[tkint]

Beste,

In eerste instantie dacht ik onderstaande niet te vinden omdat het mij niet bekend voorkwam :
1. Om te beginnen voeg je een Als..Dan..Anders veld in (Via het submenu <Regels>)
2. Dan maak je een vergelijking op het veld <Mutatie>. Als je klaar bent, druk je op <Alt>+<F9> om de code te zien. Je ziet iets als:
{ IF { MERGEFIELD Mutualiteit } = "CM" "CM" "Anders" }
Maar ik heb het wel gevonden en doe deze avond een poging want het is een perfecte oplossing op mijn vraag.

 

[OctaFish]

Mooi . Ik had anders wel een plaatje kunnen maken van het Als..Dan..Anders scherm. Wat het hele proces vervelend maakt, is dat het veld geen duidelijke scheidingstekens heeft. Een ALS |(IF) veld in Access of Excel gebruikt de puntkomma als scheidingsteken zodat je precies ziet wat waar staat en doet.
Excel:

=ALS(B2="De heer";"Geachte heer";"Geachte mevrouw")

Access:

Briefaanhef: ALS([Aanhef]="De heer";"Geachte heer";"Geachte mevrouw")

Word:

{ IF { Aanhef } ="De heer" "Geachte heer" "Geachte mevrouw" }

Je ziet dat de constructie in Word nog het meest op die in Access lijkt. De vergelijking is in beide gevallen op een veldnaam. Maar Access zet de WAAR en ONWAAR waarden nog tussen puntkomma's en Word gebruikt alleen spaties. Daarom zet ik zelf altijd een dummywoord in zowel het vak <Deze tekst invoegen> en <Anders deze tekst invoegen> zodat ik precies weet waar ik de vervangende tekst of code moet zetten.
Dat is ook handig als je een extra veld in de uitkomst wilt hebben, of een IF wilt nesten, want in Word kun je geen veld toevoegen terwijl je de code aan het maken bent. Dat kan pas naderhand, als je met <Alt>+<F9> de veldweergave hebt omgezet, en je de feitenlijke code ziet.
Wat je dus in ieder geval moet onthouden, is dat je altijd de vervangende teksten en velden tussen de dubbele quotes moet zetten, anders werkt het veld niet.

 

[tkint]

Beste,

Indien je nog een plaatje kan maken van een schermafdruk, zou dit mij een stuk vooruit helpen. Nogmaals bedankt voor de hulp en gedetailleerde uitleg.
Ik heb nog niets kunnen uitproberen, maar ik zal "er mijn gedachten moeten bijhouden".
Nog een (misschien domme) vraag : wat zijn dubbele quotes?

 

[OctaFish]

Een dubbele quoot wordt ook wel een dubbel aanhalingsteken genoemd. Dus dit: ' is een enkele quoot, en dit: " een dubbele. Niet te verwarren met: '' wat dan weer twee enkele zijn .