Agenda delen met Outlook\Exchange 2007

[StyLez]

Is het mogelijk om je agenda te delen zonder iets te configureren in Outlook. Dus dat iedereen van elkaar agenda's kan inzien. Op dit moment krijgen de mensen een melding te zien wanneer je een agenda wilt bekijken van een ander persoon (dat ze niet bemachtigd zijn).
Nu wil ik dat iedereens agenda vrij voor iedereen beschikbaar is.
Is er iets hiervoor te configureren in Exchange 2007?

 

[RogerS]

Waarom zou je dat willen? Is nog maar de vraag of dat binnen de privacy wetgeving valt, als het technisch mogelijk zou zijn.

De free/busy informatie is namelijk voor anderen wel gewoon in te zien bij het plannen van een afspraak. Hiervoor is toegang tot de agenda zelf niet noodzakelijk.

Alle agenda's open zetten blijft handwerk, en zul je bij iedere agenda apart moeten regelen.

 

[StyLez]

Dat wil ik omdat iedereen elkaars agenda moet inzien, maar niet wijzigen.
Dit is voor elkaar te krijgen in Outlook zelf, maar is er een omweg om dit via Exchange in te stellen..

 

[RogerS]

Er is geen omweg via Exchange. Helaas. Er zijn slechts enkele beheertools die dit makkelijk voor je kunnen, maar deze zijn nogal prijzig.

Om mee te denken in oplossingen. Kun je duidelijker maken waarom men de inhoud van de afspraken moet kunnen zien, en de informatie voor aan-/afwezig niet afdoende is?

 

[StyLez]

Het aan-/afwezig is al in te zien via de Interaction client. Dit programma heeft iedereen open staan. Iedereen krijgt veel met elkaar te maken, daarom ook om alle agenda's openbaar te maken.

 

[RogerS]

Niet dat ik het er altijd mee eens ben, maar ik ben er redelijk sterk van overtuigd dat aan een persoonlijke agenda dezelfde waarde wordt gehecht als aan persoonlijke email. Dit komt er op neer dat je dit, ongeacht welke afspraak je ook maakt, te maken krijgt met de privacy wetgeving. Deze verbied dit wat jij wilt. Hou hier rekening mee bij het implementeren van een werkwijze.

Daarnaast heb je mij nog niet overtuigd van de praktische noodzaak. In mijn rol als medewerker is het voor mij alleen interessant om te weten of een bepaalde collega gestoord kan worden of niet. Eventueel nog of iemand binnen of buiten de deur is. In specifieke situaties kan het wel anders zijn. Bijv. een secretaresse die afspraken plant, etc.

 

[ahuibers]

Veel bedrijven gebruiken een openbare agenda. Dit is eenvoudig in te stellen in Exchange. (openbare mappen)

Mensen kunnen dan dingen die voor iedereen van belang zijn in de openbare agenda zetten.
Via outlook kan je deze toevoegen aan de favorieten, en is het een kwestie van in het agenda gedeelte een vinkje aan te zetten zodat je eigen en de openbare agenda naast elkaar getoond worden.

Je kunt ook voor elke medewerker een openbare agenda aanmaken.

 

[RogerS]

Is wel een oplossing, maar je krijgt dan bijv. een uitdaging met het synchroniseren met smartphones e.d..

Doordat de agenda vrijwillig is omzeil je wel het privacy aspect.

 

[WvOostrum]

Ik snap een aantal van de reacties niet. Volgens mij is het gevraagde de functionaliteit die in Outlook 2003 nog bij de optie "Standaard" ingesteld kon worden bij de Machtigingen. Sinds kort heb ik ook Outlook 2007 en ik kom erachter dat ik alleen maar gebruikers uit het adresboek kan toevoegen en dat er geen 'Standaard'-machtiging meer bestaat.
Daar gewoon leestoegang op de agenda zetten en echte privé-afspraken gewoon als zodanig markeren levert geen problemen op met privacy en wél veel voordelen voor collega's die wat willen plannen (want de free/busy laat niet zien wáár je een afspraak hebt en of je nog reistijd nodig hebt bijv.).
Nog geen goede oplossing voor gevonden onder Outlook 2007, want een groepsmachtiging werkt bij mij ook niet (leden van de groep hebben niet automatisch de rechten die ik aan de groep heb toegekend.

 

[puppie]

Vraag is van 2010 dus opgelost.
ouder dan drie maanden mag je met rust laten.
Daarom een slot.