Automatisch briefkenmerk aanmaken

[Tijnus86]

Beste Forummers,

Ik wil een proces versnellen binnen mijn bedrijf. Nu is het nog type werk en maken wij per offerte/schrijven alles opnieuw op a.d.h.v. een vorige brief. Ik wil dit standaardiseren:

Standaard de huidige datum invoeren,
Standaard een briefkenmerk (combinatie van oploopgetal, datum en ingelogde persoon) - bijvoorbeeld zo: 04022011-01-Tijnus86.

Vervolgens nog dat ie opslaat onder het aangemaakte kenmerk, zou helemaal ideaal zijn. Nu heb ik jullie hulp voornamelijk nodig bij het oplopende nummer.
Ik weet niet hoe ik dit in Word (en dan met name de code/script) moet invoegen in een macro etc. Elke keer als de sjabloon aangepast wordt en opgeslagen wordt, moet er dus een nieuw volgnummer komen.

 

[RogerS]

Ik neem aan dat je met meerdere mensen documenten maakt. Je zult het volgnummer dus ergens centraal moeten opslaan. Dit zou je bijv. kunnen doen in een bestandje in een submap van de template map.

Vervolgens maak je van alle documenten templates die je in een alleen lezen map template map opslaat op het netwerk.

Daarna pas je Office aan zodanig dat de standaard template map in Office verwijst naar de centrale template map.

In je document maak je een macro die het laatst uitgegeven nummer uitleest. Dit met 1 verhoogt en het bestand weer opslaat. Op die manier heb je een uniek nummer voor het hele bedrijf.

 

[Tijnus86]

Dat is niet wat ik bedoel eigenlijk.
Ik wil graag weten HOE ik het in moet voeren. Misschien kun je een voorbeeld sjabloon toevoegen? Ik weet namelijk niet waar ik de code in moet zetten.

De code is deze:
<code>
Private Sub document_Open()
On Error Resume Next
c4 = ActiveDocument.Variables("nummer")
If Err.Number > 0 Then
ActiveDocument.Variables("nummer") = 1
Else
ActiveDocument.Variables("nummer") = ActiveDocument.Variables("nummer") + 1
End if
activedocument.fields.update
End Sub
</code>

Maar waar zet ik deze... Ik heb het al in de macro toegevoegd, maar ik doe iets niet goed, want hij telt niet. Er komt ook geen nummer als ik 'm ingeef zoals uitgelegd (Om het nummer zichtbaar te maken: zet een documentvariabele-veld in het document:
Menubalk/invoegen/Veld../DOCVARIABLE)

Hoe moet ik het tellend krijgen.

 

[RogerS]

Dat gaat ook niet werken. Die teller geldt alleen voor het huidige document. Open je het opnieuw dan begint je telling weer vooraan. Dat is waarschijnlijk niet wat je wilt. Komt nog bij dat je waarschijnlijk ook nog een unieke nummering voor het hele bedrijf wilt en niet alleen voor iemand persoonlijk.

Zie -> http://www.femda.com/text.aspx?A=vp0967355922 voor een werkend voorbeeld. De genoemde ZIP file staat goed verborgen linksonder onder het kopje "notities".

 

[Tijnus86]

Het lijkt erop dat ik hiermee uit de voeten kan. Weet je wel dat ik heel google binnenste buiten heb gekeerd en het nergens heb kunnen vinden? Ik heb dus de verkeerde zoektermen gebruikt want deze site heb ik niet eerder gezien deze week.

Ik laat je morgen weten of het gelukt is. Bedankt tot zover. Super.

 

[Tijnus86]

Heb het al even getest.

De macro werkt nu wel bij me en hij telt ook op, alleen ben ik nog niet tevreden: er is nog steeds "handwerk" bij:
- ik moet via alt + F8 de macro invoegen (keer op keer), doe ik dat dubbel, mis ik nummers in de reeks.

het moet zo worden: iemand wil een offerte uitbrengen bij mij op kantoor; die pakt de sjabloon. Slaat hem op. Word moet dan bijhouden dat het nr.1 was en de volgende persoon die de sjabloon opslaat moet er nr2 krijgen te zien. De volgende 3 etc etc. Got my point?

 

[RogerS]

Ik denk dat de enige oplossing om te voorkomen dat er nummers 'verdwijnen' is om een knop te maken met de tekst 'genereer offertenummer'. Hiermee voorkom je dat er iedere keer een nieuw nummer wordt gegenereerd.

Deze macro plak je bij iedereen in Word. De macro zelf voeg te toe aan Word autostart, zodat de knop altijd voor iedereen beschikbaar is.