automatisch kopie versturen naar hoofdmailadres

[CrazyC]

Hallo beste lezer

In een server-client situatie is de vraag om via de exchange server alle binnenkomende berichten op 1 hoofdadres binnen te laten komen en vervolgens een kopie automatisch te sturen naar de afzonderlijke adressen op het netwerk.
De huidige situatie is als volgt:
Berichten van klanten e.d. worden verstuur naar persoonlijke adressen

Het kan wel eens voorkomen dat er iemand ziek is of verlof heeft, toch is het van belang dat alle emails zo snel als mogelijk gelezen/behandeld worden. Daarom willen we er iets op vinden dit probleem op te lossen.

Heeft er iemand een oplossing voor en enigszins een beschrijving hoe het voor elkaar te krijgen is?

Bij voorbaat dank

 

[dnties]

Veel mogelijkheden: Bijvoorbeeld een out-of-office reply instellen, met een doorstuuractie naar een verzendlijst of mailbox. Dit wordt normaal gesproken door iedereen zelf ingesteld in Outlook, zodra de vakantie er aankomt bijv.
De verzender van de mail krijgt dan (1x) netjes een melding (door de gebruiker ingesteld) waarin bijv. staat dat de vakantie tot xxx duurt, en dat ondertussen contact kan worden opgenomen met yyy.

Daarnaast kun je ook de gebruiker openen via Active Directory Users and Computer, en op het tabblad Exchange General, knop Delivery Options, Forward To instellen dat (zolang als dat nodig is) de mail (ook) wordt afgeleverd bij een andere mailbox of verzendlijst.

Er zijn nog meer mogelijkheden, maar deze lijken me genoeg.

Tijs.

 

[CrazyC]

Dankje dnties

Als ik de eerste optie van jou gebruik dan zit ik weer met het probleem dat als men ziek wordt, er niets ingesteld wordt en de mails niet gelezen worden. Via de active directory denk ik inderdaad dat de oplossing is. Ik zal over een week of twee nogmaals reageren met hoe het ons bevalt. IIG bedankt voor je oplossingen.

 

[dnties]

Dankje dnties

Als ik de eerste optie van jou gebruik dan zit ik weer met het probleem dat als men ziek wordt, er niets ingesteld wordt en de mails niet gelezen worden. Via de active directory denk ik inderdaad dat de oplossing is. Ik zal over een week of twee nogmaals reageren met hoe het ons bevalt. IIG bedankt voor je oplossingen.

Vooropgesteld dat je voldoende rechten hebt als administrator, kun je als administrator een out-of-office reply instellen voor een gebruiker die ziek geworden is:

Ingelogd als Administrator (of met precies dezelfde rechten):
1. Maak een outlook profiel, waarbij verbinding wordt gemaakt met de Exchange server, maar waarbij de mailbox van de zieke gebruiker wordt geopend, en niet die van Administrator.
2. Kies dát profiel bij het openen van Outlook, en stel een out-of-office reply in.

Even iets wat je na moet kijken: Normaal gesproken is het niet toegestaan automatische berichten te maken naar externen, dus worden out-of-office replies uitsluitend binnen de eigen organisatie verstuurd, en krijgen externen geen out-of-office bericht.
Je moet rechtsklikken op Default in Internet Message Formats en dan Properties kiezen om dit te kunnen nakijken en, indien nodig, te veranderen. Zie bijlage: Het vinkje moet aanstaan om externen te kunnen voorzien van out-of-office replies.

Succes,

Tijs.