Automatische herrinering taken acces

[LD2]

Hoi allemaal!

ik heb voor mijn stageplaats een access bestand gemaakt voor projecten. Nu heb ik alle lopende projecten ingevuld en hierbij taken toegevoegd die toegewezen zijn aan personen. Nu zou ik graag willen dat er een herrinering naar hun mail gaat bv. een week voor de vervaldatum.
Ik heb al op dit forum gezocht, maar kon niet echt iets vinden!

Ik ben nog niet heel bekend met Access en ik gebruik Access 2010

Graag reacties!

 

[OctaFish]

Wat je wilt, is niet echt een standaard functie in Access, dus je zult zelf iets moeten maken, vrees ik. En dat betekent doorgaans: programmeren. Met die wetenschap in het achterhoofd, ziet een proces er dan ongeveer zo uit:

1. Je zult een procedure moten maken die met een automatische procedure wordt gestart, of een formulier dat bij het openen van de database wordt geopend.
2. In die procedure leg je dan de mailactie vast die moet worden uitgevoerd op de records waarvan de herinneringsperiode een week is. Daarvoor heb je dus een query nodig die de selectie maakt.
3. Die procedure zou ik laten kijken naar alle records die binnen die week vallen. Je kunt wel exact op 7 dagen testen, maar als je de db een dag niet opent, vallen er misschien personen uit de boot die dan geen mail krijgen.
4. Ik zou ergens vastleggen of een persoon een herinnering heeft gehad of niet, want anders krijgt een persoon elke dag dat je de db opent een nieuwe mail voor dezelfde activiteit. De bedoeling is, lijkt mij, dat een medewerker maar één mail krijgt.
Het formulier of de procedure hoeft natuurlijk niet te worden uitgevoerd als er geen mails te versturen zijn,dus de procedure moet daar ook rekening mee houden.

Dit soort acties is verder versie-onafhankelijk, want de procedure doet verder alleen maar standaardhandelingen, zoals een query openen om te controleren wie er een mail krijgen, en een tabel bijwerken als de mail is verstuurd.