'Automatisering' van een document

[robbymontana]

Hoi,

Dit is mijn eerste vraag op dit forum, hopelijk kunnen jullie me wat verder helpen.
Ik moet beginnen aan een opdracht. Heb zelf al heel wat opzoekwerk verricht maar misschien hebben jullie wat tips.

De opdracht: een bedrijf wil dat hun vertegenwoordigers voortaan een mooie offerte kunnen opmaken die er altijd hetzelfde uitziet. De offerte is eigenlijk een mini-boekje met verschillende onderdelen zoals inhoudsopgave, voorstelling van het bedrijf, productbespreking, verkoopsvoorwaarden etc etc. De vertegenwoordigers hebben beperkte kennis van Word dus het mag allemaal niet TE moeilijk zijn.

Wat ik dus wou doen is:
- een titelbalk ontwerpen in jpg voor ieder onderdeel
- deze te laten invoegen met Autotekst
- teksten die altijd terugkomen voordefiniëren en ook laten invoegen via Autotekst
- titels, subtitels en tekst voordefiniëren met Opmaak en Stijlen

Hebben jullie hierover nog tips, trukjes, ... ?
Alvast bedankt!

 

[Fantjedus]

En een template?

 

[arafy]

En een template?

sjabloon in het nederlands. hierin kan je werken met het veld invullen.
je kan ook een brief maken en de gegevens uit excel halen met afdruk samenvoegen.
een voorbeeldje kan soms ook wonderen doen.

steven

ps welkom trouwens. doorzoek het forum eens. misschien is access een beter programma omdat je dan met een invulformulier kan werken en een rapport kan genereren. access is wel niet gemakkelijk (voor de programmeur), maar wel voor de gebruiker.

 

[robbymontana]

Bedankt alvast voor de reacties.

Eens sjabloon maken doe ik sowiso. Met daarin de functies die ik hierboven heb beschreven. Het geheel MOET opgemaakt worden in Word, dus geen Acces.
Wat bedoel je met het 'veld invullen'? Zoals ik al zei gaan het hele reeksen tekst worden die moeten ingepast worden en niet zomaar één of twee regeltjes tekst, daarom ging ik er al vanuit niet met velden te werken...(?)

Oh ja voor ik het vergeet: ik maak het document op op PC, maar gaat ook gebruikt worden op MAC. Welke problemen kan ik verwachten?

Zijn er nog andere zaken waar ik op moet letten, tips, ...? Hopelijk kunnen jullie me hiermee verder helpen!

 

[Fantjedus]

Wat is de software wat de vertegenwoordigers gaan gebruiken om je offerte sjabloon in te vullen?

En je schrijft:

"De offerte is eigenlijk een mini-boekje met verschillende onderdelen zoals inhoudsopgave, voorstelling van het bedrijf, productbespreking, verkoopsvoorwaarden etc etc."

Zijn dit alleen verschillende paragrafen waar de vertegenwoordigers vervolgens hun eigen verhalen onder gaan schrijven of zijn dit vaste verhalen?

• 'Voorstellen bedrijf' zou je als vast onderwerp kunnen invoegen? Net als 'verkoop voorwaarden'. Als je op die manier een beetje schift hou je een beperkt aantal opties over voor de vertegenwoordigers om nog in te vullen. En ze zouden bij speciaal gemaakte afspraken zelf nog opties kunnen toevoegen. (desnoods met pen op locatie d.m.v. een ruimte voor opmerkingen.) Alleen de 'inhouds opgave' en 'product bespreking' en misschien etc. etc. zouden opties hoeven worden voor de vertegenwoordigers.

• Of je kunt per pagina een onderwerp nemen en ze leren hoe je pagina's weghaalt bij het printen. Dus jou kopje/jpeg aan de top van de pagina's met daaronder enkele een opmaak verzinnen. Briefpapier met huisstijl gebruiken. Een paar vaste pagina's standaard bij uitprinten. (Nietje in de linker zijkant of mapje eromheen en je hebt een pracht offerte.)

 

[pingopuck]

Oh ja voor ik het vergeet: ik maak het document op op PC, maar gaat ook gebruikt worden op MAC. Welke problemen kan ik verwachten?

In principe is MSWord 'cross-platform', al blijft het mogelijk dat bepaalde macro's (zo je die in je document inbouwt) niet of niet zoals gepland werken. Houd ook rekening met lettertypes: kies een lettertype dat zowel op PC als Mac bestaat, en geen exotische dingen.