Backup maken

[hfoppen]

Beste mensen,

wij hebben hier een gezamelijke mailbox. Hierin staat een map 'Historie klanten'. Hierin heb ik allemaal submappen aangemaakt met de naam van de klant. Wanneer een aanvraag/supportvraag is afgehandeld, dan wordt deze vanuit de inbox naar deze historie-box verplaatst.

Nu is deze mailbox vol en hebben we een nieuwe mailbox 'Archief' aangemaakt. Vervolgens een hoop mailtjes vanuit de 'Actuele' mailbox verplaatst naar de map 'Historie klanten/klantnaam/" in de mailbox Archief.

Om niet bezig te blijven willen we een backup gaan maken. Zelf zit ik te denken aan een pst-file. Bijv. eerst alles van 2006 (toen zijn we met die mailbox begonnen), vervolgens jan-jul 2007 en dan over een tijdje jul-dec 2007 etc.

Iemand enig idee hoe we dit het beste kunnen aanpakken?? Hoe kunnen we bijv. alle mailtjes van 2006 uit deze (sub)mappen naar een pst-file exporteren?? Graag zou ik wel die submappen etc. bewaren!

Ben benieuwd naar de suggesties...

Herbert

p.s. Zelf heb ik Outlook 2007...andere collega's hebben de 2003

 

[Ommeren]

Hoi,

Helemaal begrijpen doe ik het niet .... want hoe kan je met meerdere accounts één en dezelfde mailbox gebruiken ..... want die vormt binnen Outlook onderdeel van een pst-gegevensbestand ..... en dat is persoonlijk. Mede daarom begrijp ik ook niet zo goed waarom je de outlook-versies van jou en je collegea noemt, want dat maakt toch niks uit ....

1. Kopie/backup van de 'Historiemap'
Je kunt die map, waaronder je 'historieklanten' door erop te rechtsklikken in één keer kopiëren. Als je dat (half-)jaarlijks op de juiste datum doet, kan je de gekopieerde map vervolgens een andere naam geven, waaruit blijkt om welke periode het gaat.

Goed, dat was de 'backup' (deze map kan je uiteraard ook exporteren als pst-bestand en vervolgens verwijderen)

2. Een 'lege' historiemap met submappen voor klanten
Nu nog de 'volle' - zeg maar - 'Historie'-map, want onder je klanten zit natuurlijk ook al die mail nog .....
Tja, dat is een eenmalige klus:
Haal onder al die klanten de mails wég en maak eenmalig een kopie van die map; noem deze p.e. 'SJABBIE' . (ehh ... sjabloon voor je lege klantenmap zogezeid)
Nadat je stap 1. hebt gedaan, kopieer je deze weer terug en geeft hem eventueel een andere naam.

Wellicht zijn er ook andere oplossingen hoor, bijvoorbeeld met filters bij het exporteren of kopiëren. Maar ik heb gemerkt dat dat niet altijd even goed werkt.
Kortom: enige (half-)jaarlijkse 'discipline' dus, maar het bespaard je wel een hoop werk.