Beginner zoekt antwoord op vraag .

[Oroir]

Ik zou graag al mijn betalingen digitaliseren wat op zich niet moeilijk is .
Alleen zou ik graag een eenvoudige zoekfunctie hebben om een gescande betaling in pdf op te roepen.
Iemand zij dat acces daar eenvoudig kan voor ingezet worden .
Ik heb online al heel wat gelezen maar als leek vraag ik mij af of dit voor mij mogelijk is .

De bedoeling is eenvoudig .

Ik wil gewoon dat ik de leveranciers , zoals proximus , water , electriciteit enz kan ingeven .
Iedere keer dat ik een betaling krijg zou ik deze inscannen en bij de juiste leverancier kunnen ingeven .
Dit dan met een koppeling naar de betreffende factuur .
Bij dit alles vooraan een keuze menu om te starten waar ik de leverancier en de maand kan selecteren .

Dit is het zo wat , gewoon de betalingen ordenen en makkelijk toegankelijk maken met een menu die doorzoekt op leverancier of datum .

Is dit voor een beginner te doen ?
Wie weet of dit haalbaar is of kan een duwtje in de rug geven .
Ik ben alvast blij te horen of iemand kan helpen via dit forum of email .
Ik heb office 2010 .

Alvast bedankt

 

[eml313]

Antwoord op vraag

Misschien kan ik je helpen.Heb je al iets gemaakt?
Misschien is e-mailen makkelijker.
Gr. Egbert

 

[Oroir]

Hey Eml 313 .

Ik ben makkelijk berijkbaar via - oke@belgacom.net. -

Dit zou inderdaad makkelijker zijn via email .

Alvast dank , ik wacht u reactie via email af om een beknopte beschrijving door te mailen .

Met vriendelijke groeten , Oroir -Derijcke

 

[OctaFish]

Er zit een verschil tussen 'helpen' en 'een compleet systeem bouwen'. Als je iemand zoekt voor het laatste, dan denk ik dat je beter contact kunt hebben met iemand die bereid is om iets voor je te bouwen. Als ik dit lees:

Iedere keer dat ik een betaling krijg zou ik deze inscannen en bij de juiste leverancier kunnen ingeven .

Dat ene zinnetje maakt het een beetje lastig, omdat je vanuit Access de scanner moet aansturen. Is wel te doen overigens, maar dat is toch erg maatwerk. Het concept zelf dat je denkt nodig te hebben is redelijk simpel te maken, dus dat is het probleem niet. Hier zet ik dan wel weer wat vraagtekens bij:

Ik heb online al heel wat gelezen maar als leek vraag ik mij af of dit voor mij mogelijk is. ... Is dit voor een beginner te doen ?

Een database bouwen vereist een zekere mate van toewijding van de persoon die de db gaat bouwen. Je moet er tijd in steken om a) het programma te leren kennen en b) (veel belangrijker) het concept van een goede database bouwen te leren. Dat kost tijd, en je moet bereid zijn om die er in te investeren. Microsoft vindt het belangrijk dat een gebruiker snel met een pakket uit de voeten kan, en voor Excel en Word gaat dat in zekere mate ook zeker op, maar databases ontwerpen is een vak. En het maakt niet uit welk pakket je daarvoor in de strijd gooit: als je de basiskennis niet hebt, wordt het helemaal niks. Ik weet niet wat jij doet in het dagelijks leven, maar ik vermoed dat je je eigen boterhammen snijdt. Die vaardigheid (met een mes een brood of vlees snijden) maakt je niet automatisch een open hart chirurg. Op de een of andere manier is daar ook andere kennis bij nodig.

Er is dus m.i. snelle database te maken, en al helemaal niet als er maatwerk in het geding is. Natuurlijk kun je een voorbeeld db van Microsoft gebruiken als leerstof/basis, maar wil je een eigen toepassing, die helemaal op je eigen situatie is gemaakt, en je hebt de kennis niet zelf, dan moet je daar iemand voor inhuren.

 

[Oroir]

Hey OctaFisch

Het wordt inderdaad een begi-einde project '

Maar om geen vergissingen te hebben , de scanner moet niet aangestuurd worden van Excel !
De locatie van de door mij gescande documenten zou moeten beschikbaar zijn .
Op de foto is mischien iets meer duidelijk .

 

[OctaFish]

Maar om geen vergissingen te hebben , de scanner moet niet aangestuurd worden van Excel !

Volgens mij heb ik het nergens over Excel gehad. Anders dan dat ik zei dat werken met Excel en Word een stuk makkelijker is aan te leren . Maakt niet uit, je vraag staat in het goede (Access) forum, dus daar zijn denk ik weinig misverstanden over.

Wel denk ik dat je de verkeerde werkwijze volgt. Een fout die meer (zo niet alle) beginnende gebruikers maken. En die fout is: beginnen met het tekenen van de formulieren . Moet je nooit doen in dit stadium, want je hebtj volgens mij nog helemaal geen tabellen. Begin eerst eens met in tekst voor jezelf te beschrijven wat het systeem allemaal zou moeten kunnen. En dan gaat het vooral om de vraag: wat wil je er uiteindelijk uit kunnen halen. Dát bepaalt namelijk wat je er in gaat stoppen. En dat is dan weer bepalend voor de inrichting van de tabellen etc. En als je dat eenmaal hebt, dan kun je gaan kijken hoe je dat kunt visualiseren en omzetten naar een workflow. Kortom: werk vanuit de grote lijnen, en pel jezelf een weg naar binnen, alsof je een ui pelt. Voor de meeste mensen levert dat proces ook ongeveer dezelfde hoeveelheid tranen op .

Het aansturen van de scanner is dus een klein probleem dat je ook in die workflow moet oplossen. Bekijk bijvoorbeeld eens deze 2 vraagstukken:
1. Het moet mogelijk zijn om vanuit de Access applicatie een document te scannen. Dit document moet automatisch opgeslagen worden in een aan het dossier gekoppelde map. De scan moet vanuit het formulier kunnen worden geopend.
2. Document worden vanuit de scanner gescand en opgeslagen in een door de procedure vastgelegde map. Vanuit de Access applicatie moet de scan worden gekoppeld aan het dossier. De scan moet vanuit het formulier kunnen worden geopend.

Dit zijn twee oplossingen voor hetzelfde probleem: je hebt een document dat je moet scannen, opslaan in de database en moet kunnen openen vanuit de database.
Oplossing 1 is technisch heel lastig, en sterk afhankelijk van je hardware. Dat betekent: als je een nieuwe scanner installeert, of een ander scanproces, dan moet je database worden aangepast. Meestal houdt dat in: een programmeur inhuren. Tenzij je het zelf kunt uiteraard. Oplossing 2 daarentegen is heel makkelijk in te bouwen. Je hebt een scanprocedure die bekend is bij de medewerkers, en die procedure zorgt er dan voor dat de mensen de gescande documenten op de correcte plaats opslaan. Vanuit de database kun je dan simpel met een dialoogvenster de scan opzoeken zodat het document wordt gekoppeld aan het dossier.

Oplossing 1 heeft een iets grotere veiligheidsmarge, omdat je niet afhankelijk bent van medewerkers die de procedure correct uitvoeren. Het scannen en opslaan gebeurt immers gestandaardiseerd vanuit de applicatie.
Oplossing 2 heeft een mindere veiligheidsmarge, omdat je voor het opslaan van de documenten afhankelijk bent van medewerkers die de procedure correct uitvoeren. Doet zo'n medewerker dat niet, en wordt de scan op een verkeerde plek opgeslagen, dan bestaat de kans (als ook het koppelen verkeerd of niet wordt gedaan) dat de scan lastig is terug te vinden. De kans daarop zou onderwerp moeten zijn van het voortraject dat leidt tot de uiteindelijke oplossingskeuze. Als je vermoed dat de medewerkers niet in staat zijn om op een gestandaardiseerde wijze documenten te scannen en op te slaan, dan zou je voor optie 1 kunnen kiezen.

Nogmaals: je moet voor jezelf dus eerst heel goed bepalen wat je precies nodig hebt, voordat je überhaupt aan een oplossing begint. Het opslaan en openen van gescande documenten in een database is heel simpel te maken. Het scannen van die documenten is an sich ook niet zo'n lastige handeling voor de meeste bedrijven. Het opslaan van die scans lukt doorgaans ook nog wel. Het wordt pas lastig op het moment dat je dat vanuit de database wilt aansturen. De vraag is dus: is het je die investering en moeite (om over het onderhoud ervan maar te zwijgen) waard? De tijdwinst die je boekt als je alles vanuit de applicatie doet is verwaarloosbaar, want de handelingen worden er niet minder door. Het document moet immers toch in de scanner worden gelegd en worden gescand. Dus daar hoef je het niet voor te doen.

En dat is, in een notedop, één van de vragen die je in je Functioneel Ontwerp zou moeten beantwoorden, want dit soort vragen en antwoorden bepaalt uiteindelijk de oplossing die je gaat bouwen. En dat hoeft overigens niet eens een database te zijn . Het is (nog zo'n beginnersfout) namelijk geen goed idee om al van te voren te bepalen waarin de oplossing gebouwd moet worden! Voor hetzelfde geld kom je tot de conclusie dat alles wat jij wilt makkelijk te doen is in Word. Of Excel. Of misschien heb je wel een SQL server database nodig...

 

[Oroir]

Hey
Inderdaad moest het acces zijn in plaats,van excel betreft scanner .
Ik wil duidelijk maken dat het hier om een prive persoon gaat .
Dus ook prive uitgaven , zoals telefoon enz .... Maximum 10 tot 12 leveranciers .
Scannen gebeurd allemaal manueel door mij en zijn per jaartal en leverancier in map ondergebracht .
De documenten die reeds zijn gescand oproepen in acces zou puur ter controle zijn .
Dit blijkt eenvoudig maar blijkbaar ga ik mijn mening herzien en de vraag afsluiten .

Toch bedankt voor,alle hulp

 

[OctaFish]

Het helpt altijd als je de vraag op de juiste manier stelt . Als het puur voor jezelf is, dan bouw je het natuurlijk anders als dat je voor een bedrijf bouwt.
Zoals je het nu beschrijft, kun je inderdaad volstaan met het vastleggen van de gescande documenten binnen de tabel. En daar heb ik genoeg voorbeelden van liggen.