Samenvoegen van brieven en databases
In OpenOffice.org is het ook mogelijk om brieven en databases samen te voegen voor bijvoorbeeld een mailing naar klanten. De nu volgende handleiding beschrijft de werkwijze.
Je Calc-document (werkblad) dient van tevoren als een database te zijn opgezet, dus met kolomkoppen! De kolomkoppen moeten straks als record in je tekstdocument gaan dienen.
Ga naar menu Extra - Gegevensbronnen. Kies 'Nieuwe gegevensbron', geef er een naam aan, klik op Databasetype en selecteer Werkblad. Klik op de knop naast Gegevensbron URL en kies hier uw werkblad-document. Klik nu op de knop Toepassen en uw werkblad is geregistreerd als gegevensbron
Open je Writer-document. Druk op F4 om je gegevensbronnen zichtbaar te maken. Klik links op het +teken voor de gegevensbron die je wilt gebruiken, vervolgens op het +teken voor Tabellen, en tenslotte op de tabel (dit is een werkblad) die je nodig hebt. Rechts zal dan dit werkblad worden geladen
Plaats de cursor in je tekstdocument op de plaats waar je een veld wilt invoegen. Klik in je tabel op de kolomhoofding die je als veld in je tekstdocument wilt gebruiken en sleep deze naar de plaats in je tekstdocument. Herhaal dit voor alle gewenste velden
Selecteer eventueel de rijen die je wilt gebruiken en maak de samenvoeging door op de knop Mailmerge (Standaardbrief) in de werkbalk van je gegevensbron te klikken (tweede vanaf rechts). Kies in het afdrukvenster of je de samenvoeging weg wilt schrijven naar een bestand of dat je de samenvoeging wilt afdrukken. Als je kiest voor Opslaan zal er voor elke samenvoeging een bestand worden aangemaakt die zal worden opgeslagen in bijvoorbeeld 'Mijn documenten' (in de nieuwe OpenOffice.org-versie die in september 2007 uitkomt zal de samenvoeging uit één bestand bestaan). Gebruik deze bestanden niet om ze uit te draaien, maar gebruik het originele samenvoegbestand om de samenvoeging daadwerkelijk uit te draaien. Om de samenvoeging te controleren kun je er eerst voor kiezen om één of twee pagina's uit te printen
