Brief schrijven in Access

[a1mat]

Geachte lezer.
Ik vraag me af of het mogelijk is om een brief te schrijven in Access.
Ik stel me het volgende voor: Bij formulieren heb ik een veld waar ik tekst kan invoeren.
Dit is dan mijn brief.
Vervolgens wil ik gaarne deze brief voorzien van “ bepaalde adressen” die ik in een tabel heb staan bij de sectie tabellen.(dus niet alle adressen)
Hiervoor moet ik dan waarschijnlijk werken met een query waar ik criteria invoer.
Via rapporten moet ik dan vervolgens brieven kunnen genereren met de tekst die ik bij het formulier heb getypt voorzien van de gewenste adressen.
Is dit mogelijk en kan mij dan iemand aangeven in grote lijnen hoe ik dan te werk moet gaan?
Ik heb wel enige kennis van Access,maar hiervoor mis ik even de aanpak.
Ik werk met Access uit office 2003 en Windows XP.
Bij voorbaat mijn dank en in afwachting van een gunstige reactie
Verblijf ik met vr.gr.
Mathieu

 

[OctaFish]

Wat u wilt is wel mogelijk, maar ik vraag me af waarom u het op deze manier zou willen doen. In Access 2003 kunt u inderdaad veel tekst kwijt in een Memo veld, al is de maximale invoer daar ook beperkt, maar wat een veel groter probleem zou kunnen zijn is het ontbreken van opmaakmogelijkheden. U kunt de brieftekst verder helemaal niet opmaken, dus geen vet en cursief gebruiken. Deze mogelijkheid heeft Access 2007 overigens wel.
Ik neem aan, dat u de adressen al heeft staan in een Access tabel; ik denk dat u veel beter uit bent met het maken van de brief in Word, en via <Afdruk samenvoegen> een koppeling te leggen met deze tabel. Ook kunt u via deze manier bepaalde adressen filteren bij het samenvoegen, dus u bent daar verder niet in beperkt.
De methode zoals u die beschrijft, houdt erg veel werk in, met als eindresultaat een brief die normaal gesproken minder fraai zal zijn dan de werkwijze via een Word document, waar u dus ook nog eens heel veel tijd mee bespaart,

Michel

 

[a1mat]

Hallo Michel,
De vraag waarom ik dit wil is, een vraag van een collega, dus de juiste reden weet ik niet.
Afdruk samenvoegen met Word document is mij bekend maar dat is dus niet de bedoeling.
Het niet kunnen opmaken van de tekst moeten we dan accepteren.
Wat verstaat u onder veel werk? Is dat eenmalig met het ontwerpen.
Als u weet hoe het zou moeten,dan zou ik het toch fijn vinden als u mij wat hints kunt geven.

Groetjes Mathieu

 

[OctaFish]

Het werk zit hem inderdaad voornamelijk in het ontwerpen van het rapport. Hier zal best veel tijd in gaan zitten.
Als het de bedoeling is om een standaardbrief te maken die is gebaseerd op een bestaande brief, waar aanvullende informatie bij moet komen, zou je ook kunnen overwegen om deze brief in te scannen en als basis te gebruiken in de ontwerplayout. Je kunt dan de tekstvelden met de extra informatie precies positioneren op de goede plek, wat weer een hoop tijd scheelt! Met afdrukopties geef je dan aan, dat alleen de formuliergegevens worden afgedrukt, wat uiteraard weer inkt en toner scheelt.
In de standaarddatabase Noordenwind die bij Access wordt geleverd, zitten gede voorbeelden van rapporten, zoals facturen etc.

Michel

 

[a1mat]

Hallo Michel
Mijn dank voor de info.
Ik zal zien of ik er uit kom.

Groetjes Mathieu.

 

[OctaFish]

Heb je specifiekere hulp nodig, dan zien we dat vanzelf wel!
Succes alvast...

Michel