Capaciteitsplanning

[JeffreyIJbema]

Beste Excel Experts,

Ik heb dit al een tijdje liggen en kom er helaas niet uit.
Ik moet namelijk dagelijks een planning maken voor de organisatie waarvoor ik werk.
Echter gebeurd dat nog steeds handmatig en dat kost veel te veel tijd.

The Case:
Ik heb digitaal in Excel een Planbord/Kleurenschema gemaakt. Het liefst zou ik alleen deze willen wijzigen/invullen. Hierin vindt je Activiteiten, Tijden, Organisaties en Medewerkers in terug.

De activiteiten en tijden staan altijd vast in het planbord en zullen nooit gewijzigd worden.
Het enige wat gewijzigd moet worden, staat in het stukje Legenda op het tabblad “Planbord”: namelijk; De organisatie namen (in het voorbeeld “Bedrijf1” en “Organisatie2”) en de Medewerkers namen (in het voorbeeld “Instructeur1” en “Instructeur2”)

Nu wil ik graag nadat het planbord ingevuld is, dat er automatisch een klaarzet- en opruimlijst en scorelijsten worden gegenereerd door Excel (zie tabblad Klaarzet- en opruimlijst, Scorelijst1 en Scorelijst2).

Opruim gedeelte onderaan in het Planbord
Het zou ook mooi zijn als het gedeelte opruimen automatisch ingevuld kan worden, onderaan in het tabblad “Planbord”. Bedrijf1 gebruikt Activiteit 5 als laatste. Aan Bedrijf1 is Instructeur1 gekoppeld. Instructeur1 dient dan ook Activiteit 5 op te ruimen.

Tabblad Klaarzet- en opruimlijst
In dit tabblad is terug te vinden hoe laat een activiteit nodig is en hoe laat activiteit opgeruimd kan worden. Daarbij wordt ook aangegeven welke instructeur de activiteit moet opruimen.

In theorie lijkt met dit mogelijk, in de praktijk weet ik niet waar ik moet beginnen…
Ik hoop dat jullie mijn vragen begrijpen, mondeling is het namelijk een stukken makkelijker uit te leggen

In de bijlage vindt je het excel document uiteraard zonder de formules.

Mijn vraag is natuurlijk kunnen jullie mij helpen met de juiste formules?

Mvg,

Jeffrey

 

[Gerard2348]

Weet niet of je dit de bedoeling is.

Bekijk bijlage Planning.xlsx

 

[JeffreyIJbema]

Bedankt voor je reactie.

Nee niet helemaal. De planning is heel wat complexer.
Ik zou eigenlijk willen dat de "klaarzet- en opruimlijst" en "scorelijsten" volledig worden ingevuld door het planbord.

Dit houdt in:
Op het planbord, zie je een aantal kleuren. Deze heb ik ingekleurd. Want bedrijf1 wilt graag de 5 Activiteiten uitvoeren, in die specifieke volgorde en met de specifieke tijden.

Voorbeeld:
Ik vul op het planbord vakje B3 (op het excel tabblad planbord) in met B1 (Bedrijf1) en/of de kleur groen.
Nu moet scorelijst1 gegeneerd worden met: De starttijd 9:00 en welke activiteit daar bij hoort, Activiteit 1 in dit geval, de instructeur en het opruimen onderaan de scorelijst.

Zoals je ziet begint Organisatie2 om 9:00 met Activiteit 4 (zie vakje E3 in excel tabblad Planbord). Scorelijst2 moet dus gegeneerd worden met starttijd 9:00 met Activiteit 4.

Het opruimen in het planbord:
Dit zou ik graag ook geautomatiseerd zien. Dit betekend als B1(Bedrijf1) van Activiteit 4 als laatste gebruikt maakt dat instructeur van de B1 (Bedrijf1), Activiteit 4 opruimt.

Je moet je indenken, dat er vandaag een klant belt en die wil ook die 5 activiteiten doen, maar dan pas om 11:00. Dan plan ik K1(Klant1) er bij in. Dit betekend dat de hele planning er totaal anders zal gaan uit zien. Dat betekend ook meteen dat de instructeur van Klant1 nu alles moet opruimen... En dan moeten de scorelijst1 en 2 bij het opruimen (onderaan) in het laatste vakje ook aangepast worden. Want die hoeven het niet meer op te ruimen. Scorelijst3 moet aangemaakt worden, of deze moet al geconfigureerd zijn om alle data over te nemen uit het planbord (ik denk het laatste).

Ik heb voor de duidelijkheid het bovenstaande verhaal erin toegevoegd (Zie nieuwe bijlage: Planning2). Zodat je de verandering kan zien. Je zal zien dat er nu best veel is aangepast (allemaal handmatig).

Ohja dit stelt trouwens nog niks voor. Ik moet dit in het hoogseizoen doen met 30 tot 40 verschillende organisaties met meer dan 100 verschillende activiteiten. Bij één aanpassing van één klant (en die bellen vaak 1 dag van te voren) ben je helaas 3 uur bezig om de planning weer op orde te krijgen.