Communicatie Excel <-> Access

[pjschiks]

Hallo,

Ik heb een vrij uitgebreidde vraag, ik probeer hem zo duidelijk te stellen.

Eerst zal ik een situatie schets geven met mijn doel;
Voor mijn werk ben ik met een project bezig, waarin dezelfde data in meerdere excel files met elkaar moeten synchroniseren. Ik gebruik meerdere excel files omdat data "live" moet worden uitgewisseld.
Deze files staan op een netwerk, en dan loop ik tegen het probleem op dat één file niet door meerdere personen tegelijk kan worden bewerkt. Totaal zal ik vijf excel files krijgen waarvan er twee 24/7 zullen open staan.

Ik zat zelf te denken om hiervoor de hulp van Access te gebruiken, waarin de data moet worden weggeschreven, en door de excel files worden uitgelezen. In feite wil ik dus (schematisch gezien) een koppeling op de volgende manier:

Excel file 1 <-> Access database <-> Excel file 2

In totaal moet ik maximaal vijf excel bestanden met elkaar verbinden. De data is inprinciepe overal het zelfde, alleen de "gebruikers interface" zal afwijken. Mijn doel is om in Excel file 1 iets te bewerken, dat dit word gesynchroniseerd met de database, vervolgens moet Excel file 2 kunnen zien wat ik bewerkt heb. Maar dit moet ook andersom werken, in Excel file 2 wil ik kunnen bewerken om vervolgens ook te synchroniseren.

Mijn vraag;
Hoe kan ik deze live synchronisatie tot stand brengen, en is dit de beste methode om dit te bewerk stellen?

Ik weet hoe ik gegevens van excel kan synchroniseren met Access en andersom, maar hoe kan ik meerdere excel files met elkaar laten synchroniseren?

Al vast bedankt voor de moeite!

Groet,
Peter

 

[MauriceSmit]

De meest 'autonome' oplossing, gebruik makend van de standaard functies:
Access --> Excel is het makkelijkste, want je kunt simpelweg via het tabje 'data' access gegevens ophalen.
Excel --> Access ligt er aan. Als de bestanden statisch zijn, en je werkt in Excel b.v. met tabellen (listobjects) dan kun je natuurlijk vanuit Access een 5tal tabellen maken welke met de verschillende ExcelFiles zijn gekoppeld (tabel aanmaken obv externe data - en er b.v. voor zorgen dat ze 'gelinkt' zijn).

Daarnaast kun je natuurlijk altijd nog (iig voor Excel --> Access) d.m.v. VBA (ADO of OLE) een koppeling maken en records wegschrijven / updaten.

Wat helpt, geef even wat voorbeeld bestanden

 

[pjschiks]

Uitwisselen van gegevens tussen excel en access had ik indd op deze manier in gedachten, alleen weet ik niet zo goed hoe ik deze tot stand moet brengen.

Ik heb even een voorbeeld bestand gemaakt.

Ik heb Excel File1 en File2 (heb alleen File1 bijgevoegd, de data is exact het zelfde namelijk, alleen de verwerking ervan zal gaan verschillen).
In het tabblad "Verzenden" staat een tabel met data die ik wil delen met alle andere excel files, maar ook wil kunnen wijzigen in de andere excelfiles.
Deze data laat ik live synchroniseren met Access. Echter krijg ik op deze manier natuurlijk verschillende excel tabellen in access. Deze tabellen zijn identiek en moeten identiek blijven, inclusief de waarde.

Als ik dan in File1 van de letter "L" bij status verander in letter "A", wil ik dat alle excel files dit aanpassen. Vervolgens wil ik die "A" in excel File2 aanpassen naar "Q", welke ook in de andere excel files moet worden aangepast.

Ik hoop dat het zo wat duidelijker is. Alvast bedankt!

Bekijk bijlage File1.xlsx

 

[Elsendoorn2134]

Peter,

Ik vrees dat dit niet gaat werken, aan Access gekoppelde tabellen in Excel kunnen niet zonder VBA in Access worden bijgewerkt.
En waarschijnlijk is bijwerken met Excel via VBA een probleem omdat Access al geopend is en de update dan moet plaatsvinden
in een al geopend Access bestand.
Verder zullen de andere Excel bestanden pas worden bijgewerkt als de gegevens in deze gekoppelde tabellen worden bijgewerkt.
Dit kun je niet vanuit Access regelen.
Misschien is het handiger om dit binnen Access te regelen. Maak een database met de tabel die je wil beheren en maak andere
access werk bestanden die een koppeling hebben naar deze database en de tabel met daarin een formulier om gegevens in te kunnen
voeren/te wijzigen.
Het beheer van de tabel vind dan een keer plaats en de gegevens worden bijgewerkt naar alle andere access werk bestanden als
er naar een ander record wordt gegaan.
Een ander mogelijkheid is misschien om een Excel bestand te maken en toestaan dat meerdere medewerkers deze gebruiken
(werkmap delen).

Veel Succes.

 

[pjschiks]

Die laatste mogelijkheid vind ik wel velen malen beter!

Ik heb het inmiddels gevonden.

Hartelijk bedankt voor alle hulp !

 

[W Bloemendal]

als 2 gebruikers gelijktijdig in een excel file werken en wijzigingen maken zal alleen wat het laatste gesaved wordt bewaard worden.