Database evenement - vrijwilliger

Status
Niet open voor verdere reacties.
R

Rosita44

Nieuwe gebruiker
Lid geworden
17 jul 2014
Berichten
3
Allen,

Al jaren hebben wij jaarlijks een prachtig evenement. Hiervoor hebben we veel vrijwilligers nodig op verschillende onderdelen van het parcours. We werken nog met een excel sheet en dat voldoet niet mee.

Ik wil graag een echte database hiervoor gaan opzetten maar loop steeds vast in de eerste fase.
de volgende tabellen hebben we nodig denken we:
* Vrijwilligers
* Evenement (de verschillende jaren)
* De verschillende onderdelen (lopen-zwemen-fietsen)
* dagindeling per onderdeel met verschillende locaties

Kan iemand mij op weg helpen met het maken van een access datatbase?

Met vriendelijke groet,
Rosita
 
Je begint al met een denkfout: het vaststellen van de tabellen die je nodig hebt. Daarmee begin je echter niet; de eerste stap moet zijn het maken van een Functioneel Ontwerp, waarin je (in woorden) beschrijft wélke processen er moeten worden beheerd en uitgevoerd. Aan de hand van die processen en werkstromen ga je dan kijken hoe je de daarvoor benodigde gegevens het beste kan vastleggen. Daar rollen doorgaans wel een aantal vastomlijnde tabellen uit, zoals een tabel met Vrijwilligersgegevens, maar wellicht wil je ook de deelnemers vastleggen, en waar die aan meedoen. En daar rep je met geen woord over. Het invullen van een fysieke sheet met vrijwilligers die bij een bepaalde activiteit meehelpen, kan ook wel met een Excelletje gedaan worden, denk ik.

Kortom: beschrijf eerst eens (voor jezelf en voor ons) wat voor evenement het is, en wat er allemaal aan processen speelt.
 
Maar vooral ook waarom Excel volgens jou niet 'meer' voldoet.
 
@snb: waarom zou je in een gammele Opel Corsa blijven rijden als je ook mooie Tesla voor de deur hebt staan? :d
 
@Octa

Als mijn vraag beantwoord wordt, blijkt daaruit meteen welke verwachtingen van Access bestaan. Dan zijn jouw suggesties meteen ook beantwoord.
Meestal kunnen mensen beter formuleren wat ze niet willen of willen vermijden, dan wat ze willen bereiken. Die formulering is niettemin informatiief voor het te bereiken doel.
 
Begrijp me niet verkeerd, ik wil ook weten waarom Excel niet voldoet. Dat schreef ik ook al in mijn eerste antwoord :).
 
Dag Rosita,

hier vind je een deel van een database schema voor een evenementen/vrijwilligers(=contacten) database die ik gebruik in een cursus. Zeker niet 100% wat je nodig hebt, maar het kan een idee geven.
 

Bijlagen

  • Volunteers.jpg
    Volunteers.jpg
    172,8 KB · Weergaven: 49
OctaFish zei:
Je begint al met een denkfout: het vaststellen van de tabellen die je nodig hebt. Daarmee begin je echter niet; de eerste stap moet zijn het maken van een Functioneel Ontwerp, waarin je (in woorden) beschrijft wélke processen er moeten worden beheerd en uitgevoerd. Aan de hand van die processen en werkstromen ga je dan kijken hoe je de daarvoor benodigde gegevens het beste kan vastleggen. Daar rollen doorgaans wel een aantal vastomlijnde tabellen uit, zoals een tabel met Vrijwilligersgegevens, maar wellicht wil je ook de deelnemers vastleggen, en waar die aan meedoen. En daar rep je met geen woord over. Het invullen van een fysieke sheet met vrijwilligers die bij een bepaalde activiteit meehelpen, kan ook wel met een Excelletje gedaan worden, denk ik.

Kortom: beschrijf eerst eens (voor jezelf en voor ons) wat voor evenement het is, en wat er allemaal aan processen speelt.
Klik om te vergroten...

OctaFish,

Het is een jaarlijks terug kerende triathlon wedstrijd waarbij we ongeveer 500 triatleten hebben en ruim 200 honderd vrijwilligers.
De (Hoofd) processen zijn naast de *deelnemers, *vrijwilligers, *sponsoren, *veiligheid, *overheid (vergunning ed), *bestuur, *leveranciers en *werkinstructies.
Waarschijnlijk geeft dit wel aan dat een excel document niet meer toereikend is.
 
Twee opmerkingen: het quoten van complete berichten wordt zelden op prijs gesteld, en is al helemaal zelden nodig. Met alleen de laatste regel van mijn bericht had je meer dan genoeg in je quote gehad om je reactie op te baseren.
Ten tweede: opnoemen van een aantal groepen gegevens (deelnemers, sponsors, veiligheid, overheid etc) valt niet onder een Procesbeschrijving.

Wat ik wil weten is: welke activiteiten worden door welke personen uitgevoerd, met welk resultaat. Om maar eens wat te noemen. Tegenwoordig werken we vaak met User Stories, waarin activiteiten/handelingen beschreven die moeten worden vastgelegd in het systeem. Iets als: “Een baliemedewerker moet in staat zijn om nieuwe deelnemers in te schrijven en ze een startnummer toe te kennen”. “Een vrijwilliger moet de tussentijden van de deelnemers kunnen vastleggen.” “Medewerkers moeten in staat zijn om op basis van het aantal deelnemers artikelen te bestellen bij de diverse leveranciers.” “Een teamleider van een groep vrijwilligers moet overzichten kunnen maken van de activiteiten waarop de aangestuurde vrijwilligers op zijn ingezet.” Etc.

Zaken als “werkinstructies” lijken mij een eenmalige actie; bij ons zijn dat altijd Word documenten. Waarom zou je dat in een database opslaan? Die “User stories” gebruik je om een proces te vertalen naar acties die je in het systeem gaat vastleggen. Je zult bijvoorbeeld medewerkers/vrijwilligers hebben die wél deelnemers mogen inschrijven, maar géén bestellingen mogen doen.

Kortom: wil je een goede database, dan moet je deze processen goed in beeld hebben, zodat je op basis daarvan de juiste tabellen en formulieren/rapporten kunt maken. En uiteraard ook de rechtenstructuur.

Wellicht is het handig als je een (geanonimiseerde) versie van je huidige Excel bestand meestuurt, zodat we in ieder geval een idee hebben van de gegevens die je nu gebruikt. Dan kunnen we een beter beeld krijgen van de wensen.
 
Status
Niet open voor verdere reacties.
                    Steun ons                    

Nieuwste berichten

Terug
Bovenaan Onderaan