• Privacywetgeving
    Het is bij Helpmij.nl niet toegestaan om persoonsgegevens in een voorbeeld te plaatsen. Alle voorbeelden die persoonsgegevens bevatten zullen zonder opgaaf van reden verwijderd worden. In de vraag zal specifiek vermeld moeten worden dat het om fictieve namen gaat.

excelrapportage, verwijzingen

Status
Niet open voor verdere reacties.

abreeman

Gebruiker
Lid geworden
17 apr 2007
Berichten
57
Goedenavond,

Ik heb een vraag (of eigenlijk 2 vragen) die misschien makkelijker te beantwoorden is dan hoe ik zelf zit te denken:

Ik heb een rapportagesheet waarbij op tabblad 1 de input van de winst en verliesrekening geplakt wordt vanuit een administratiepakketje (Amerikaans). Omdat er 10 verschillende afdelingen zijn heeft iedere grootboekrekening dus 10 deelnummers, bijvoorbeeld: 4001-1 salaris management, 4001-2 salaris sales, 4001-3 salaris accountmanagement etc. etc.
Zo zijn er legio rekeningen met deze 10 uitsplitsingen (sociale lasten, bonusreservering, opleiding, etc. etc. )

In een tweede tabblad wordt dan een rapportage gemaakt waarbij alle kosten per afdeling getotaliseerd worden. Dat gaat nu met simpele formules als: =sum('tabblad W&V'!J2;'tabblad W&V'!J6 + nog 20 andere cellen).
Gigantisch onoverzichtelijk omdat ook steeds de naam van dat andere tabblad wordt genoemd. Waarschijnlijk kan dat ook al anders (vraag 1)..

Maar nu komt het grootste probleem: op het moment dat ik in de volgende maand geen mutaties op bijvoorbeeld 'opleiding sales' heb, dan is de ingeimporteerde W&V rekening iets beknopter en moeten dus alle somformules aangepast worden omdat ze niet naar de goede cellen meer verwijzen. Een maandelijks terugkerend drama..

Zelf dacht ik aan een extra tabblad waarop ik het gehele rekeningschema zet gerubriceerd naar afdeling. Dan laat ik een vergelijking doen tussen de geimporteerde W&V en de standaard..
Is dat een goede gedachte? (vraag 2)

Een goed weekend gewenst allemaal!

Groet,
Arie
 
Dag Arie
Dat is een hele boterham, maar ik kan me er geen voorstelling van maken, zonder voorbeeld bestand.
 
dat lijkt me prima werk voor een draaitabelletje.
Heb je een voorbeeld van een zo'n uitdraai zonder vertrouwelijke info ?
 
bestandje

Bijgaand een demo-bestandje. Misschien is er wel een pivot van te maken, maar grootboekrekeningen staan in 4 verschillende kolommen verspreid.
Ik ben benieuwd.

Groet en alvast dank voor alle hulp!
Arie
 

Bijlagen

ik heb het eventjes vlug gemaakt, dus het is nog niet volledig idiotproof.
ik zou veronderstellen dat je iedere maand de resultaten van de uitdraai van je boekhoudpakket onder de voorgaande maanden plakt.
Ik heb het eventjes voor okt en nov gedaan, nov is hier wel de exacte kopie van oktober.
in de A-kolom moet je wel 1 maal de maand zetten.
Dan zouden de kolommen K tot P alles moeten berekenen. (nog niet volledig werkend)
uiteindelijk moet je dan nog even de draaitabel vernieuwen en klaar is kees.
Voorlopig nog eventjes bovenin de 5000 en 6000-posten van de 4000 posten afgetrokken.
Ik kom tot een verschil, maar ik heb eventjes nog niet alles uitgezocht.
 

Bijlagen

allemensen!

Beste Cow,

Ik ben diep onder de indruk van jouw expertise. Is het hobby, of kan ik je een keer consulteren?
Ik moet nu eerst gaan kijken wat je formules precies doen en betekenen etc.

Bij de rapportage wordt eigenlijk steeds de oude worksheet hernoemd naar de nieuwe maand zodat ik altijd maar 1 maand in die map heb staan.

Tot zover mijn hartelijke dank!
 
optie 1 : hobby.

In bijlage heb ik even (denk ik) alle subtotalen, die jij handmatig toegevoegd had, verwijderd want die vertekenen het beeld.
Ik denk dat het resultaat nu juister is.
De draaitabel toont in de 1e kolom alle bedragen die niet verder uitgesplitst waren, in de volgende kolommen die die wel uitgesplitst waren en dan nog een eindttotaal.

Ik vermoed dat je dus best gewoon met de uitdraai van je pakket werkt zonder zaken eraan toe te voegen.
 

Bijlagen

De prima oplossing van cow kan als volgt nog verbeterd worden:
- in de verwerking uitgaan van het kale maandbestand zoals je dat aangeleverd krijgt, zoals cow ook suggereert. Hoe ziet dat er uit?
- je zet dat maandbestand op een vaste plaats, bijv in dezelfde map als je excel bestand
- je opent het excel bestand. Die controleert nu of er een nieuw maandbestand is, zo ja:
- leest de maandgegevens in
- voegt ze toe aan een tabel Data van drie kolommen: Maand, Rekening, Bedrag
- hernoemt het maandbestand​

Obv deze tabel kun je al la cow meerdere pivots maken. Omdat je nu de historie vastlegt kun je bijvoorbeeld ook de maandresultaten van de afgelopen maand vergelijken met dezelfde maand vorig jaar. Of per kwartaal. Of etc etc.

Zelf dacht ik aan een extra tabblad waarop ik het gehele rekeningschema zet gerubriceerd naar afdeling.
Dat is een goede gedachte. Ik zou in een aparte tabel je rekeningschema opnemen en per rekening vastleggen tot welke verdichtingsniveau's die behoort. Die kun je met formules toevoegen aan je Data tabel om zo mbv pivots elke verdichting te maken die je maar wilt.
 
Alvast erg bedankt. Ik ga/ben ermee aan de slag. Ik heb overigens even bij onze systeembeheerder navraag gedaan, maar een ODBC-koppeling op de database schijnt ook mogelijk te zijn.
Dat heeft zeker de sterke voorkeur?

Als ik dan uitga van een eigen indeling hoofdverdichting/verdichting/grootboekrekening, kan ik dan deze indeling laten vullen d.m.v. de ODBC-data?
 
Een directe verbinding heeft zeker de voorkeur. Prettig, een meedenkende beheerder. Geef aan WAT je wilt (niet hoe) en waarom, mss wil zhij ook meedenken hoe je dat het beste voor elkaar krijgt.
 
Allen,

Via de pivot gaat het heel erg goed nu. Ik heb nog wat velden toegevoegd (volgorde etc.) en nu heb ik in een handomdraai de rapportage! Super!

Groet,
Arie

P.S. ik heb nog weer een aanvullende vraag. De financiele administratie wordt in een ander pakket verwerkt als het pakket van waaruit de facturering plaatsvindt. Per maand wil het MT graag een overzicht waarbij de gerealiseerde omzet per klant (vanuit het financiele pakket) vergeleken wordt met de gerealiseerde uren per klant. Zoveel als mogelijk is heb ik de namen gesynchroniseerd.
Het bestand vanuit het financiele pakket is een export met in kolom A de klantnaam en in kolom B het omzetbedrag. De uren komen uit een pivot met in kolom A de klantnaam en in kolom B de geschreven uren op die klant (dus zonder afboekingen)...

Hoe kan ik dit makkelijk de data uit de pivot laten koppelen met de omzetgegevens?
 
een beetje moeilijk zonder voorbeeld van beiden, maar het risico bestaat dat er namen in de ene lijst staan en niet in de andere en omgekeerd.
Dus zou je een totale lijst moeten maken uit beiden en dan in de 2 kolommen ernaast de resultaten uit je draaitabel en uit je financieel pakket.
 
Status
Niet open voor verdere reacties.
Terug
Bovenaan Onderaan