Factuur maken waarbij naast producten ook een wisselende omschrijving hoort

[rickje1990]

Hallo allemaal,

ben ik al weer,
Ik zou graag willen weten op welke manier ik het volgende kan maken:

Voor mijn bedrijf moet ik uiteraard facturen mee geven aan klanten. Het probleem is dat ik veel met diensten werk waarbij de "product of artikel omschrijving" dus aangepast moet kunnen worden, en het liefst op elke factuur regel apart te omschrijven. Natuurlijk ga ik ook producten verkopen, maar ik denk ( hoop ) dat me dat wel zou lukken.

Ik zelf zit te denken aan het volgende ( beetje ala excel )
Ik heb een "kolom" aantal
Ik heb een "kolom" omschrijving ( waar ik de gemaakte werkzaamheden in zet )
Ik heb een "kolom" prijs

Nu heb ik het idee dat als ik aantal met prijs vermenigvuldig ik er uit eindelijk wel kom, maar wat gebeurt er met de waarde omschrijving? Hoe wordt die bewaard ( in een tabel misschien ) of in access zelf.
Iemand een idee hoe ik dit kan oplossen. Ik ben bezig met de cursus van deze website website ( octafish ) en ben op nummer 11 deel 1.

Kan ook zijn dat het nog aan bod komt en ik te vlug wil.
Alvast bedankt!

 

[OctaFish]

Leuk te lezen dat je de cursus aan het doen bent :thumb:. Ik hoop dat je er wat aan hebt. Moet ik hier

Nu heb ik het idee dat als ik aantal met prijs vermenigvuldig ik er uit eindelijk wel kom, maar wat gebeurt er met de waarde omschrijving? Hoe wordt die bewaard ( in een tabel misschien ) of in access zelf.

uit opmaken dat je de facturen niet in Access wilt maken?
Je hebt op zich een enigszins 'lastig' product, omdat je blijkbaar wel met een vast artikel wilt werken, waar dan een prijs aan vast zit, maar dat de geleverde prestatie elke keer anders is. Ik denk dan gelijk aan een dienst als çonsultancy'o.i.d., waarvoor je een vaste prijs hebt, en waarvan je een aantal uren wilt kunnen doorbelasten. In zo'n geval is het product zelf een vast gegeven (consultancy, werkplekondersteuning etc) met een prijs, dus dat is dan je 'artikel' dat je levert. Omdat de omschrijvingen varieëren, heb je in je tabel Facturen een apart veld nodig voor de omschrijving van de werkzaamheden. Daarbij gebruik je dan je artikelentabel natuurlijk om je product of dienst te kiezen. Je slaat dus in één factuurregel vaste gegevens op (artikelID en prijs bijvoorbeeld), die je uit de tabel haalt en aparte velden voor aantal en omschrijving.
Op de factuur zou ik dan onderscheid maken tussen producten die je levert, en diensten. De diensten hebben wisselende omschrijvingen, de producten niet. Denk daarbij aan een hovenier, die verschillende diensten levert bij een tuinaanleg, en planten. De planten hebben een vaste gegevensstructuur, de diensten zijn variabel. Door in de artikeltabel een categorie op te nemen, kun je op de factuur een groep maken voor diensten, en een groep voor producten. Zo kun je bij de producten een mooie tabel maken met de prijzen, en voor de diensten meer ruimte reserveren voor de omschrijvingen.

 

[rickje1990]

ja ik wil ze het liefst in access maken, maar hoe blijft de data bewaard die ik invoer bij omschrijving, in de tabel diensten dan? En hoe moet een dergelijk tabel er uitzien. Ik snap namelijk nog steeds niet hoe je een factuur met meerdere factuur regels in één tabel krijgt :S

Of komt dat nog in de cursus aanbod?

ps. sorry voor de slechte spelling, lange dag gehad

 

[OctaFish]

Heb blijjkbaar weer teveel woorden gebruikt, waardoor de essentie is ondergesneeuwd:

Omdat de omschrijvingen varieëren, heb je in je tabel Facturen een apart veld nodig voor de omschrijving van de werkzaamheden.

De vaste gegevens haal je dus uit de tabel Diensten (blijkbaar heb je die zo genoemd), de omschrijving wisselt per keer, dus die haal je niet op uit Diensten, maar typ je per factuur opnieuw in.

 

[rickje1990]

het zal wel aan mij liggen, maar hoe zet je dan meerdere factuur regels per factuur weg?

klinkt misschien stom, maar heeft iemand een simpel voorbeeldje? meestal als ik het zie dan snap ik het wel
ik heb overigens nog geen enkele tabel met diensten of producten. ik probeer eerst de theorie erachter te snappen voordat ik die ga bouwen.

klanten tabel en werkplaats order tabel werken al goed samen. alleen die facturen maken en opslaan is lastig.
ps. als een prijs zou wijzigen in een product tabel, geld die wijziging dan voor alle eerder gemaakte facturen? dat zou namelijk erg vervelen zijn.

 

[OctaFish]

Je geeft zelf al min of meer aan wat je nodig hebt: een tabel Facturen met een unieke FactuurID, en een tabel Factuurregels met een verwijzing naar het FactuurID uit Facturen. Deze twee tabellen hebben een één-op-veel relatie. En Factuurregels sleep je naar het formulier Facturen, zodat je onbeperkt nieuwe regels kunt toevoegen. Het veld Omschrijving staat dus wellicht ook in Facturen (om de factuur zelf te beschrijven), maar de diensten en producten in Factuurregels. Ik heb dat hierboven niet expliciet beschreven, omdat ik eigenlijk al van die inrichting uitging. Als ik het over een 'factuur', dan is dat het totaalplaatje van Factuur+Factuurregels.

Overigens: waarom aparte facturentabel? Kun je de werkorder niet gebruiken voor de factuur? Daar staat toch dezelfde informatie in?

 

[rickje1990]

ik denk dat ik het snap:

Ik zal een tabel facturen moeten maken, met daarin uiteraard de factuurnummers, moet ik daarin nog meer velden maken zoals totaal of die ik dat weer ergens anders?
Verder maak ik een tabel factuurregels, waarin ik op elke regel het factuurnummer moet koppelen en dan de omschrijving opnemen, en prijs.
Dan maak ik een formulier waarmee ik de factuurregels toevoeg? Maar hoe zie je dat slepen dan, want soms heb ik één factuurregel nodig maar soms 20. Moet ik dan elke keer het formulier wijzigen? Of maak ik een formulier waarbij ik een factuurnummer selecteer, de factuurregel maak en dit record opsla, om dan een nieuw record aan te maken met eenzelfde factuurnummer, zodat ik in een rapport de complete factuur krijg?
Kijk ik vind het geen probleem om elke factuur regel handmatig te typen, op misschien wat producten na maar daar is overheen te komen. Dat komt elke klant een ander onderdeel nodig heeft en alle maatwerk is. Ook inkoopprijzen wisselen vaak ( aan de hand van het inkoop bedrag een percentage korting ) dus zal ik bijna altijd omschrijving en prijs zelf moeten invullen. ( zal de tabel leuk gaan vinden, die zit zo vol! of valt dat wel mee? ) hopelijk maak ik het niet nog moeilijker

 

[OctaFish]

Het is allemaal veel simpeler. Je tabel Factuur bevat natuurlijk niet alleen een factuurnummer, maar ook de niet-veranderende factuurgegevens zoals factuurdatum, klantgegevens etc. De factuurregels tabel kun je in de ontwerpweergave van je Factuur formulier gewoon naar het formulier slepen. Access maakt er gelijk een doorlopend formulier van in Gegevensweergave, dus dat gaat altijd werken, of het voor één regel of voor 1000 regels is.
Prijzen neem je ook mee in de tabel factuurregels, omdat die inderdaad kunnen variëren. Je wilt dus wel de actuele prijs opslaan, maar die niet laten afhangen van de prijs in de tabel Diensten (of artikelen). Het veld Prijs in Factuurregels wordt dus gevuld vanuit Artikelen. Hoe? Heb ik in de voorlaatste Access cursus uitgelegd

 

[rickje1990]

Dan ga ik eerst die cursus afmaken voordat ik weer kom zeuren. Super bedankt voor je tijd weer! echt respect dat je er zoveel energie in wil steken