Formulier exporteren van Excel naar Access

[SDESmith]

Goedemiddag,

Ik heb een formulier gemaakt in Excel welke ik wil exporteren naar Access. Is dit mogelijk?
De bedoeling is dat ik dit formulier automatisch laat invullen aan de hand van een tabel met gegevens. Ook hier kan ik wel wat hulp van jullie bij gebruiken.
In de bijlage vindt je in tabblad 1 het overzicht aan gegevens en in tabblad 2 het formulier.
Het overzicht heb ik wel al geexporteerd naar Access.

Alvast bedankt!

Met vriendelijke groet,
Samantha

 

[OctaFish]

Wat jij een 'formulier' noemt is zo te zien gewoon een werkblad met kaderlijntjes en cellen die je waarschijnlijk ingevuld wil hebben. Verder zie ik niets waarmee je de gegevens naar het Overzicht haalt. Of is het formulier alleen een voorbeeld van wat je in Access zou willen hebben?
Je kunt je tabel makkelijk importeren of koppelen in Access, en dan heb je de gegevens daar direct tot je beschikking. Dat lijkt mij de handigste oplossing. Dan maak je in Access verder een formulier en een rapport (jouw formulier zou ik in Access omzetten naar een rapport) waarin je de gegevens verder bekijkt.

Maar ik zet wel een paar vraagtekens bij de velden Geboorteplaats, Doopplaats etc, want die bevatten samengestelde gegevens, en dat is in een database een heel slecht idee. Ik zou die gegevens splitsen in aparte velden. En daarnaast zou ik aparte tabellen gebruiken voor de verschillende evenementen bij een persoon. Weliswaar worden de meeste mensen maar één keer geboren (in een aantal gevallen een goede zaak) en gaan ze ook maar één keer dood, trouwen komt nog wel eens vaker voor bij mensen. En nu heb je daar maar één plek voor.
Overigens is Access veel beter geschikt om de gegevens ook mee in te vullen, dus waarom niet gelijk alles in Access? Ik weet van Ancestry dat je daar gegevens uit kunt exporteren naar een bruikbaar formaat. Zal voor Genealogieonline.nl etc. toch ook wel gelden?

 

[SDESmith]

Goedemorgen OctaFish,

Jij stelt voor om een rapport te maken in Access van mijn 'formulier'. Goed idee, hoe doe ik dit. Want het lukte mij niet om dit te exporteren van het Excel bestand.
Het is juist de bedoeling dat het formulier/rapport de gegevens automatisch uit het overzicht haalt.

Mijn kennis met Access is helaas minimaal.

Bedankt.

 

[OctaFish]

Hoe ver ben je gekomen? Om je kennis bij te spijkeren hebben we een (ondertussen redelijk uitgebreide) cursus Access in de Handleidingen sectie staan .

Want het lukte mij niet om dit te exporteren van het Excel bestand.

De eerste stap in het proces is het koppelen van het Excelbestand in je database. Dat is simpel te doen met het tabblad <Externe gegevens> en de knop <Excel>. Let er dan wel op dat je de onderste optie (Bestand koppelen) gebruikt, anders importeer je de gegevens alleen maar, en heb je geen 'live' updates.
Daarna kun je een rapport maken op basis van de gekoppelde tabel. En dat is in essentie niet veel meer dan veldjes op de juiste plek zetten .

 

[OctaFish]

Aanvulling: het is dus wel zaak dat je de plaatsvelden voordat je hiermee begint eerst splitst, want in een database kun je eigenlijk niet goed werken als je in één veld meerdere veldsoorten (plaats, land etc) neerzet. Dat moet je echt scheiden. En denk ook aan het splitsen van de persoonsvaria, die dus ook in een aparte tabel zouden moeten. Alleen daarom al zou ik trouwens de hele mikmak in Access maken, en het hele Excel bestand vergeten
En als laatste: een database bevat (doorgaans) nuttige informatie. Een veld met een waarde heeft een andere betekenis dan een leeg veld. In jouw Excel bestand vul je zo'n beetje elke cel wel met tekst, ook als er eigenlijk geen tekst is. Daar zet jij dan 'n.v.t.' in. Dat moet je eigenlijk niet doen, want Access werkt veel beter als je de velden dan leeg laat.
Ik heb wat voorwerk voor je gedaan, en de tabel aangepast zoals ik het zou doen. In een database zou ik de tabel dan importeren, en splitsen in deeltabellen waar je dan verder mee kan werken. Overigens zou ik de kinderen dus koppelen aan de records van de ouders, zodat je echt een stamboom kunt maken. En ook dat gaat veel beter in Access dan in Excel.